Chociaż 10-letni okres przechowywania dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur jest dłuższy niż podstawowy termin przedawnienia zobowiązań podatkowych, to w wielu przypadkach i tak może się okazać niewystarczający, np. gdy chodzi o dowody zakupu budynków niemieszkalnych będących środkami trwałymi.
Jedną z funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur jest przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Niewątpliwie w największym stopniu okaże się ona przydatna dla niewielkich podmiotów, które bądź to nie korzystają z oprogramowania komercyjnego, bądź nabyły stosowne usługi, lecz mają one na tyle ograniczone funkcjonalności, że np. po zakończeniu korzystania z takiego narzędzia podatnik utraciłby dostęp do bazy usługodawcy lub miałby utrudniony dostęp (np. musiałby wykupić dodatkową usługę). Oczywiście w takiej sytuacji (tj. przy rezygnacji z korzystania z usługi) należałoby zadbać o pozyskanie danych z systemu, jednak w praktyce nie zawsze działania w tym zakresie są wystarczające. Tymczasem nawet po zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej organ jeszcze przez kilka lat (do przedawnienia ostatniego zobowiązania podatkowego – czyli nawet sześć lat) może interesować się wcześniejszymi rozliczeniami podatkowymi, nawet byłego przedsiębiorcy.
Przykład 1
Zakończenie działalności gospodarczej
Pan Jacek wykonywał działalność gospodarczą. Dla jej potrzeb przedsiębiorca korzystał z prostego narzędzia informatycznego do wystawiania faktur i obsługi księgowości. Było to oprogramowanie na serwerach świadczącego usługę. Kończąc działalność gospodarczą, pan Jacek rozwiązał umowę o świadczenie usługi. Przed rozwiązaniem umowy przedsiębiorca pobrał pliki zawierające wszystkie wystawione przez siebie faktury i zarchiwizował lokalnie na twardym dysku swojego komputera. Trzy lata po tym, jak pan Jacek zakończył wykonywanie działalności gospodarczej, organ podatkowy zwrócił się do niego z zapytaniem, czy kilka lat wcześniej wystawił fakturę dla swojego byłego kontrahenta i jeżeli tak było, to zażądał jej przedstawienia. Pan Jacek zaczął szukać dokumentu na twardym dysku, ale okazało się, że przy zmianie komputera nie wszystkie pliki zostały przegrane i tego akurat nie może odnaleźć. W związku z tym pojawił się problem z udzieleniem odpowiedzi na żądanie organu. Gdyby już wtedy podatnik korzystał z KSeF, wówczas nie dość, że zapewne nie byłoby takiego pytania ze strony organu, to nawet gdyby zostało zadane, podatnik – po uwierzytelnieniu się do systemu – zyskałby dostęp do swoich faktur.
Jakie dokumenty będą w systemie
Co ważne, w KSeF będą archiwizowane wszystkie faktury ustrukturyzowane (tj. takie, którym został nadany numer systemowy) – również doręczane do nabywcy w inny sposób niż za pośrednictwem KSeF (np. faktury wystawiane dla podmiotów zagranicznych niemających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, dla którego byłaby wykonywana sprzedaż). Bez znaczenia jest również to, czy wystawca korzysta z oprogramowania komercyjnego, przekazując przygotowane faktury poprzez API, czy jest to niewielki podmiot korzystający z narzędzi informatycznych udostępnionych przez resort finansów.
Zaznaczyć trzeba, że w KSeF znajdą się nie tylko faktury sprzedażowe podatnika, lecz również uzyskiwane przez niego faktury zakupowe. Zakładając kompletność fakturowania poprzez KSeF w transakcjach krajowych w relacji B2B od 2025 r. (wcześniej, w drugiej połowie 2024 r. będą funkcjonować jeszcze faktury pozasystemowe wystawiane przez podatników zwolnionych, emitowane z kas rejestrujących i jako tzw. paragonofaktury), można przyjąć, że podatnik również jako nabywca świadczeń od innych polskich podatników będzie korzystać z funkcjonalności archiwizacyjnej KSeF. Chodzi przy tym o gromadzenie nie tylko krajowych faktur zakupowych wyłącznie na potrzeby VAT, lecz także podatków dochodowych. A przypomnieć trzeba, że nawet osoby fizyczne oraz spółki, których wspólnicy opłacają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, są zobowiązane posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów.
Oczywiście trudno sobie wyobrazić sytuację, w której podmioty wykonujące działalność gospodarczą w szerszym zakresie, korzystające z komercyjnego oprogramowania, opierałyby się wyłącznie na archiwizacji w KSeF. W awaryjnych sytuacjach być może także one nieraz skorzystają z archiwum tego systemu. Jeżeli chodzi o mniejsze podmioty, zwłaszcza osoby prowadzące działalność gospodarczą samodzielnie czy wykonujące taką działalność wyłącznie z perspektywy VAT (np. świadczące usługi najmu w ramach najmu prywatnego), to one niejednokrotnie skorzystają wyłącznie z tej metody archiwizacji dokumentów zakupowych dotyczących innych świadczeń niż służące ustaleniu wartości początkowej środki trwałych podlegających wieloletniej amortyzacji.
Jednak w takim przypadku w szczególny sposób należy uwzględnić to, że w KSeF archiwizowane są wyłącznie faktury ustrukturyzowane. To oznacza, że jeżeli świadczący sklasyfikuje nabywcę jako osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (zob. „KSeF: Spółki wodociągowe, energetyczne i telekomunikacyjne mogą mieć problem”, dodatek Podatki i Księgowość z 18 września 2023 r., DGP nr 180) i zafakturuje – zgodnie z przepisami ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598) – świadczenie poza KSeF, to nabywca nie odnajdzie takiego dokumentu zakupowego w archiwum systemu.
Przykład 2
Najem prywatny
Pani Ewa wykonuje działalność gospodarczą w zakresie usług doradczych i jest z tego tytułu czynnym podatnikiem VAT. Oprócz tego podatniczka wynajmuje lokal mieszkalny na cele mieszkaniowe osoby fizycznej. Usługa korzysta ze zwolnienia z VAT, a w podatku dochodowym przychód z tego tytułu jest opodatkowany ryczałtem w ramach najmu prywatnego. Przez niedopatrzenie (podatniczka nie zwróciła uwagi na to, że przecież najem jest też działalnością gospodarczą w znaczeniu VAT) podatniczka nie prezentuje najmu w składanym JPK_V7M. Po pewnym czasie, w 2025 r., okazuje się, że podatniczka nie mogła klasyfikować najmu jako usługi zwolnionej (zmienił się sposób wykorzystania lokalu, na co podatniczka nie zwróciła uwagi). W związku z tym podatniczka musiała złożyć korekty JPK_V7M, wykazując w nich zaległy VAT od usługi najmu. W związku z tym podatniczka postanowiła odliczyć VAT z faktur za media i inne świadczenia nabywane dla potrzeb korzystania z lokalu. Niestety, nabywając te świadczenia, podatniczka niezasadnie prezentowała się jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. W konsekwencji tego sprzedawcy nie wystawiali dla niej faktur ustrukturyzowanych i dokumenty potwierdzające wykonanie na jej rzecz sprzedaży nie były archiwizowane w KSeF. Podatniczka musiała pozyskiwać faktury bezpośrednio od sprzedawców (i było to możliwe wyłącznie tam, gdzie sprzedawca w ogóle wystawił fakturę, gdyż przy sprzedaży konsumenckiej nie tylko nie stosował KSeF, ale w ogóle mógł nie fakturować transakcji).
Co z terminami
System KSeF archiwizuje faktury ustrukturyzowane przez okres dziesięciu lat, licząc od końca roku wystawienia dokumentu. Nawet biorąc pod uwagę rzeczywisty sześcioletni okres przedawnienia w podatkach dochodowych (pięć lat, ale z uwzględnieniem tego, że zobowiązanie za dany rok powstaje w roku następnym), z perspektywy sprzedawcy jest to w zupełności wystarczający czas. Oczywiście w przypadku sporów taki okres może się jeszcze bardziej wydłużyć, jednak zakładam, że w takich przypadkach dokument faktury jest dodatkowo zapisany, wydrukowany itp.
W jakim więc celu system archiwizuje dane przez tyle lat? Niektórzy podatnicy stają się wręcz podejrzliwi i szukają jakichś ukrytych intencji prawodawcy, a w efekcie funkcjonalności dla organów.
Moim zdaniem wytłumaczenie jest znacznie bardziej prozaiczne. Otóż, należy pamiętać o tym, że faktura ustrukturyzowana jest dowodem zakupu dla nabywcy. To z niej nabywca odlicza VAT naliczony, a także – uznając za dowód księgowy – rozlicza za jego pomocą koszty podatkowe, w tym poprzez odpisy amortyzacyjne.
O ile dla „zwykłych” kosztów, rozliczanych jednorazowo, co do zasady wystarczyłaby już tylko sześcioletnia archiwizacja (przy zachowaniu zasady liczenia od końca roku), o tyle są przecież jeszcze koszty rozliczane w czasie. Dotyczy to zarówno tych przypadków, w których koszt bezpośredni związany jest z przychodem wygenerowanym w kolejnym roku, jeszcze następnym albo i później, jak również kosztów pośrednich aktywowanych w kolejnych, nawet wielu, latach czy amortyzacji, dla której czas trwania, nawet przy odpisach dokonywanych według tabeli, może wynosić 40 lat, co oznacza 46-letni okres sprawdzalności! W tych przypadkach dziesięcioletni okres archiwizacji w KSeF jest zdecydowanie zbyt krótki.
Zatem w kwestii okresu archiwizacji faktury ustrukturyzowanych w KSeF podatnicy nie powinni szukać ukrytych intencji i poddawać się różnym teoriom spiskowym, lecz zweryfikować, w jakim zakresie mogą się opierać na archiwach KSeF, a w jakich muszą samodzielnie, niezależnie od systemu resortu finansów, zarchiwizować dokumenty zakupowe. Niewątpliwie dla wielu podatników, również tych najmniejszych, dokonujących zakupów dokumentowanych fakturą ustrukturyzowaną taka funkcjonalność KSeF może się okazać niewystarczająca. Czasami jednak skorzystanie z takiego archiwum może być ostatnią deską ratunku.
Przykład 3
Leasing samochodu osobowego
Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Ze względu na to, że dla jej potrzeb nie nabywa środków trwałych, które podlegałyby amortyzacji w okresie dłuższym niż pięcioletni, podatnik postanowił korzystać z archiwum KSeF.
W ramach działalności podatnik korzystał z leasingu samochodu osobowego. Po zakończeniu leasingu samochód został zakupiony do majątku prywatnego. Cena wykupu była dość wysoka, żeby podatnik przy sprzedaży pojazdu mógł rozliczyć koszty podatkowe (VAT nie był odliczany ze względu na wykup prywatny, natomiast w PIT obowiązują szczególne przepisy dotyczące poleasingowych składników majątku). Po kilku latach – przed upływem sześciu lat – podatnik postanowił sprzedać samochód. Okazało się, że nie może odnaleźć w swoich dokumentach i plikach faktury zakupu. Podatnik chciał się zwrócić do leasingodawcy z prośbą o duplikat, lecz firma zakończyła swoją działalność w Polsce i pozyskanie duplikatu byłoby trudne. Na szczęście podatnik przypomniał sobie, że leasingodawca wystawił fakturę sprzedaży na niego jako na przedsiębiorcę, a był to dokument faktury ustrukturyzowanej. Dzięki temu nawet po kilku latach podatnik mógł pobrać fakturę zakupu z KSeF i rozliczyć na jej podstawie koszt. ©℗
