KSeF: Spółki wodociągowe, energetyczne i telekomunikacyjne mogą mieć problem

Wystawiając faktury, trzeba będzie weryfikować, która jest dla przedsiębiorcy, a która dla konsumenta, bo temu ostatniemu nie powinno się wystawiać dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur. To skomplikuje życie wielu firmom, a problem może być w szczególności z najmem prywatnym.

Wprowadzane od 1 lipca 2024 r. zasady dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych na pierwszy rzut oka mogą się wydawać przyjazne podatnikom, ale w rzeczywistości wiążą się z koniecznością wykonania potężnej pracy, której można by było uniknąć, gdyby prawodawca nieco inaczej skonstruował nowe przepisy. A wszystko przez to, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczyć dokumentów:

• wystawianych przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• wystawianych przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• dokumentujących czynności rozliczane w procedurach szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: ustawa o VAT) – wystawianych przez podatnika korzystającego z tych procedur;
• wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
• wystawianych w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT (np. bilety za przejazd autostradą płatną, bilety PKP itd.).

Co ważne, ustawodawca wskazuje, że tylko w dwóch pierwszych przypadkach (czyli w zakresie, w jakim będą fakturować podmioty zagraniczne niemające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności bądź mające takie miejsce, lecz dokonujące sprzedaży z jego pominięciem) podatnicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane. Oznacza to, ni mniej, ni więcej, że w pozostałych punktach tego katalogu stosowanie fakturowania z KSeF będzie prawnie niedopuszczalne. Tym samym – wbrew pierwotnym założeniom – za pomocą KSeF nie będą wystawiane faktury na rzecz konsumentów. I nie chodzi tylko o to, że podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz konsumenta nie będzie miał obowiązku przesyłać i doręczać faktury przez system KSeF. Podatnik nie będzie mógł opcjonalnie, na podstawie własnego wyboru, wystawiać w KSeF faktur dla konsumentów.

Konsekwencje postąpienia wbrew przepisom

I tu pojawia się pytanie o to, jakie będą skutki, gdy podatnik jednak się na to zdecyduje. Jaki będzie status takiej faktury? Przy założeniu, że dokument ten przejdzie proces walidacji i zostanie mu nadany numer identyfikujący go w systemie, to czy będzie to faktura ustrukturyzowana (na co wskazywałaby definicja takiej faktury przy jej literalnym zastosowaniu), czy jednak nie będzie za taką uznawana? Pytania te są o tyle zasadne, że pomimo braku legalności takiego działania w istocie przepisy nie przewidują sankcji za nadużycie wykorzystania KSeF. I może się okazać, że wielu podatników, świadcząc usługi dla konsumentów, skorzysta z tej opcji. A w głównej grupie zainteresowanych mogą być firmy świadczące usługi masowe, powtarzalne, dla których prawodawca przewidział szczególny moment powstania obowiązku podatkowego VAT. Chodzi tutaj w szczególności o spółki wodociągowe, energetyczne, telekomunikacyjne, które w praktyce identyfikują moment powstania obowiązku podatkowego w VAT w dacie wystawienia faktury, a ich klientami są rzesze konsumentów. Czy wobec takich faktur znajdzie zastosowanie zasada normatywnego sposobu identyfikowania daty wystawienia i doręczenia faktury?

Przykład 1

Nawet gdyby przyjąć, że chociaż fakturowanie sprzedaży konsumenckiej z wykorzystaniem KSeF będzie prawnie niedopuszczalne, lecz skuteczne podatkowo (czyli tego rodzaju faktury będą wywoływały skutki przewidziane dla faktur ustrukturyzowanych), to racjonalnie działający podatnik musi odczuwać dyskomfort, mając świadomość, że tworzy system (informatyczny, obiegu danych itp.), opierając się na naruszeniu prawa. Dlatego należy się spodziewać, że jednak sprzedawcy, którzy pośród swoich klientów mają zarówno konsumentów, jak i inne podmioty, będą dążyć do ich rozdzielenia i wprowadzenia prawidłowo działających narzędzi i procesów.

Jak rozdzielić klientów

W tym momencie pojawia się pytanie, jak dokonać prawidłowego podziału klientów. Można by było wyjść z klucza NIP. Taki podział może się w pewnym zakresie sprawdzić, ale dopiero od 2025 r., gdyż wtedy nawet podatnicy zwolnieni, o ile fakturują inne podmioty krajowe niebędące konsumentami, będą zmuszeni do uzyskania NIP będącego numerem VAT.

Z uwagi bowiem na konstrukcję struktury faktury w KSeF brak polskiego NIP uniemożliwi wystawianie obligatoryjnych faktury ustrukturyzowanych. Podatnicy zwolnieni będą musieli stosować KSeF od stycznia 2025 r. i od tej daty będą musieli się posługiwać NIP.

Przykład 2

Powyższy przykład pokazuje nie tylko, że od 2025 r. duża część podatników zwolnionych będzie musiała pozyskać NIP, lecz także, jak trudne będzie wysortowanie podmiotów, dla których faktury nie powinny być wystawiane przez KSeF.

Należy bowiem podkreślić, że prawodawca wskazuje, iż faktury ustrukturyzowane nie będą wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Trzeba tutaj przypomnieć, że działalność gospodarcza według VAT ma swoją normatywną definicję i obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Oznacza to, że działalnością gospodarczą są również wszelkie najmy – w tym te, które na płaszczyźnie podatków dochodowych są uznawane za najem prywatny, a które z VAT są zwolnione. W dodatku w praktyce niejednokrotnie sami wynajmujący nie do końca zdają sobie sprawę ze swojego statusu podatnika VAT wykonującego działalność gospodarczą.

To oznacza, że klucz NIP (czy raczej braku NIP) nie sprawdzi się nie tylko w drugim półroczu 2024 r., lecz także później – jeżeli taki podatnik będzie świadczył usługę na rzecz konsumenta, a co za tym idzie, sam nie będzie zobligowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Czy zamiast tego rozwiązaniem pozwalającym na rozdzielenie klientów mogłoby być więc zebranie od nich oświadczeń? Każdy praktyk, który miał do czynienia z usługami i dostawami masowymi (wodno-kanalizacyjne, energia, media itp.), może potwierdzić, że pozyskanie kompletnych informacji na ten temat jest niemożliwe.

W czasie burzy mózgów prowadzonej przez dostawców mediów może się pojawić też taki pomysł: jeśli klient ma więcej niż jeden adres dostawy świadczenia, to można przyjąć, iż wykonuje działalność, np. wynajmując lokal. To się nie sprawdzi, bo, po pierwsze, to wcale nie musi być zgodne z prawdą (można mieć kilka lokali, nie wynajmując ich), a nawet gdyby tak było, to konieczne byłoby ustalenie, które świadczenie jest wykonywane na rzecz konsumenta, a które na rzecz tej samej osoby, lecz działającej jako podatnik. Bo przecież nie od dziś nie budzi wątpliwości to, że ta sama osoba fizyczna w jednej umowie może występować jako konsument, a w drugiej jako podatnik VAT wykonujący działalność gospodarczą – i sprzedawcy będą musieli dokonać takiego podziału. Praca godna bajkowego Kopciuszka. Przy czym jemu nie groziła sankcja podatkowa do 100 proc. VAT...

Jak zatem dokonać podziału? W wielu branżach będzie to niemal niewykonalne. Dlatego zasadny wydaje się postulat de lege ferenda zmiany w art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT i wskazania w nim na możliwość fakturowania przez KSeF nie tylko w przypadkach z pkt 1 i 2, lecz także z pkt 4, czyli sprzedaży konsumenckiej.

Przykład 3