KSeF: Przy automatycznym doręczeniu e-faktur uwaga na terminy

Na znaczeniu zyska zasada normatywnej daty wystawienia oraz doręczenia faktury ustrukturyzowanej. W praktyce przełoży się to na terminy odliczania VAT naliczonego, na korygowanie rozliczeń podatkowych zarówno w VAT, jak i w podatkach dochodowych oraz będzie oddziaływać na relacje cywilnoprawne.

Według ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598) czynni podatnicy VAT mający w Polsce siedzibę działalności gospodarczej, jak również zagraniczni wykonujący w Polsce sprzedaż poprzez znajdujące się tutaj stałe miejsce prowadzenia działalności (co już dzisiaj budzi kontrowersje) co do zasady będą zobligowani do stosowania faktur ustrukturyzowanych. I choć już dzisiaj fakturę ustrukturyzowaną (tj. za zgodą odbiorcy doręczaną za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur) uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu, a doręczoną w dniu przyznania jej numeru KSeF, to obecnie taki mechanizm stosuje bardzo wąska grupa podmiotów, bo korzystanie z systemu jest dobrowolne. Jednak od lipca 2024 r. uwzględnienie tak zidentyfikowanych dat dla potrzeb rozliczeń podatkowych, a niekiedy także cywilnoprawnych, stanie się już normą.

Który dzień będzie się liczyć

Nic więc dziwnego, że część podatników zadaje sobie pytanie, jak to będzie z tą datą wystawienia faktury – zwłaszcza gdy w wewnętrznym systemie fakturowania dokument zostanie wyemitowany w jednym dniu i taka data znajdzie się w treści samego dokumentu, a jego wysyłka do KSeF nastąpi w następnym dniu (przecież czasami może to być już kolejny miesiąc). Innymi słowy, chodzi o sytuację, gdy w następnym dniu, a może nawet później, zostanie zainicjowana sesja, w ramach której zostanie dokonywana wysyłka do KSeF. Otóż poza przypadkami awarii systemu KSeF w takiej sytuacji o dacie wystawienia faktury zadecyduje data określona w przepisach ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: ustawa o VAT), tj. data przesłania – przy czym tak się stanie, jeżeli dokument przejdzie pozytywnie proces walidacji i finalnie fakturze zostanie nadany numer KSeF. Data fakturowania jest szczególnie ważna, gdy podatnik wystawia dokument w ostatnim dniu terminu, jak również wówczas, gdy to data jego wystawienia identyfikuje moment powstania obowiązku podatkowego.

Przykład 1

Przykład 2

Uwaga! Gdyby wysłany dokument został odrzucony, to wówczas w ogóle nie nastąpi fakturowanie i będzie konieczne zainicjowanie nowej wysyłki.

Skoro prawodawca definiuje w przepisach ustawy o VAT datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej, to należy przyjąć, że data ta jest stosowana nie tylko na gruncie VAT, lecz także w innych podatkach oraz w innych obszarach. Powszechną praktyką (nawet jeżeli niekiedy piętnowaną przez sądy cywilne) jest określanie terminu płatności w powiązaniu z datą wystawienia faktury – chodzi o określoną liczbę dni od dnia wystawienia faktury. Tym samym należy przyjąć, że jeżeli data wskazana w treści faktury ustrukturyzowanej będzie się różnić od daty określonej w KSeF (również w urzędowym potwierdzeniu odbioru i numerze KSeF nadanym fakturze), to o terminie płatności zadecyduje ta data, która została wyznaczona na podstawie przepisów ustawy o VAT. Niewątpliwie będą o tym musiały pamiętać osoby zajmujące się w firmach windykacją, a także księgowi, np. gdy będą stosować ulgę na złe długi i obliczać, kiedy mija 90. dzień od upływu terminu płatności.

Fakturami ustrukturyzowanymi będą również faktury korygujące, a to oznacza, że i do nich znajdzie zastosowanie zasada normatywnej identyfikacji daty wystawienia. Przypomnijmy, że ta data jest ważna przy korekcie in minus VAT należnego, jak również wtedy, gdy podatnik koryguje przychód podatkowy (zarówno na plus, jak i na minus) z innych powodów niż ze względu na wystąpienie błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki.

Uwaga! Rozbieżność między datą wskazaną w treści faktury a datą normatywną nie będzie odczytywana przez system KSeF jako błąd i nie będzie wymagać korekty faktury.

Moment otrzymania dokumentu

Ustawodawca wskazuje w przepisach ustawy o VAT także datę otrzymania faktury. Otóż za dzień doręczenia faktury ustrukturyzowanej należy uznać dzień przyznania dokumentowi numeru KSeF. Jest to bezpośrednio powiązane z jedną z istotniejszych funkcjonalności systemu, jaką jest dostarczanie faktur do adresatów.

Należy podkreślić, że jest to data pewna (podobnie jak data wystawienia), zatem nie będzie można jej w żaden sposób przesunąć, np. nie logując się do systemu i nie odbierając faktury. To, kiedy i czy w ogóle odbiorca ściągnie fakturę, nie ma żadnego znaczenia. Wszystkie terminy – zarówno podatkowe, jak i cywilnoprawne związane z doręczeniem faktury – biegną od dnia, w którym nadano fakturze numer KSeF.

A może chodzić chociażby o termin do odliczenia VAT, jak również np. o termin płatności, o ile ten został uzależniony od daty doręczenia faktury. Swoją drogą należy przypomnieć, że chodzi o termin płatności liczony od dnia doręczenia, a nie samą datę doręczenia określoną w umowie, bo już wcześniej strony transakcji handlowych B2B nie mogły ustalać daty doręczenia faktury – patrz art. 8a ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1790). Przy czym należy wziąć pod uwagę to, że termin płatności to nie tylko kwestia rozliczeń finansowych między stronami umowy, ponieważ wpływa on także np. na stosowanie podatkowej ulgi na złe długi.

Przykład 3

Przykład 4

Data doręczenia określana jest również w przypadku ustrukturyzowanych faktur korygujących i jest istotna zarówno w VAT, jak i w podatkach dochodowych. W przypadku bowiem korekty in minus VAT naliczonego w okresie otrzymania takiej faktury podatnik zmniejszy odliczony podatek (już dzisiaj tak jest przy korygujących fakturach ustrukturyzowanych, a od lipca 2024 r. będzie to standardowe rozwiązanie), a także odliczy VAT naliczony, jeżeli w wyniku korekty podwyższana jest kwota podatku. Również dla korekt podatku dochodowego, powodowanych czym innym niż błąd rachunkowy czy inna oczywista omyłka, istotna jest data otrzymania kosztowej faktury korygującej.

Przykład 5