W jaki sposób ująć korektę odpisu na ZFŚS?

Jakie księgowania przeprowadzić w związku z aktualizacją wysokości odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych u naszych klientów?

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych – wynika to z art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS. W 2023 r. odpis pierwotnie ustalano w odniesieniu do przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. ogłoszonego przez prezesa GUS. Jednak ustawa o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw, która weszła w życie 11 sierpnia 2023 r., nadała nowe brzmienie art. 5l ustawy o ZFŚS. Dlatego za przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. należy przyjąć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. ogłoszone przez prezesa GUS, a od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r. ogłoszone przez prezesa GUS. Równowartość dokonanych odpisów naliczonych na rok 2023, z uwzględnieniem zwiększenia po nowelizacji przepisów, pracodawca musi przekazać na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września 2023 r.

W księgach należy zatem skorygować kwotę odpisu przypadającą na miesiące lipiec–grudzień 2023 r. Sposób dokonania tej korekty zależy od przyjętego u klienta sposobu ogólnego ewidencji odpisu na ZFŚS w księgach pracodawcy. Wartość odpisu księguje się w koszty działalności operacyjnej, a drugostronnie na koncie „Fundusze specjalne – ZFŚS”. Gdy kwota odpisu jest istotna, jednostki rozliczają ją w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (co wynika z art. 39 ust. 1 u.r.), a gdy nie jest – stanowi koszt jednorazowo w momencie naliczenia odpisu.

Jeśli jednostka prowadzi pełny rachunek kosztów i rozlicza odpis na ZFŚS w czasie, zwiększenie odpisu na ZFŚS w księgach lipca 2023 r. przed rozliczeniem z konta „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” kosztu odpisu przypadającego na lipiec 2023 r. można było ująć: Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, Ma „Fundusze specjalne – ZFŚS”.

Następnie trzeba wprowadzić równoległy zapis dotyczący RMK: Wn „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”, Ma „Rozliczenie kosztów”.

Z kolei w sytuacji gdy jednostka stosuje uproszczenie w ewidencji rozliczeń międzyokresowych kosztów, polegające na pominięciu księgowań na kontach kosztów rodzajowych równolegle w zespole kosztów kalkulacyjnych, to koszt pojawia się wówczas dopiero w momencie rozliczenia z konta RMK. Wtedy zapis dokonany w lipcu 2023 r. na okoliczność zwiększenia odpisu na ZFŚS będzie przebiegać: Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, Ma „Fundusze specjalne – ZFŚS”.

Jeśli jednostka zamknęła księgi lipca i nie zdążyła wprowadzić do ksiąg lipca 2023 r. wskazanej wyżej korekty, powinna dokonać tych zapisów w księgach sierpnia 2023 r. Oczywiście, rozliczając konto RMK w sierpniu, należy wówczas odnieść do kosztów kwotę odpisu przypadającą na sierpień i różnicę wynikającą ze zwiększenia odpisu przypadającą na lipiec.

Z innym księgowaniem będziemy mieli do czynienia w przypadku, gdy ze względu na małą istotność kwota odpisu na ZFŚS jest księgowana z pominięciem rozliczeń międzyokresowych kosztów. Wtedy ujęcie omawianej korekty może nastąpić w księgach lipca 2023 r. zapisem: Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, Ma „Fundusze specjalne – ZFŚS”. A także równolegle: Wn konto zespołu kalkulacyjnego (tzw. 5), Ma „Rozliczenie kosztów”.

Jeżeli jednostka nie wprowadziła do ksiąg lipca 2023 r. takiej korekty, ujmie wskazanym zapisem łączną kwotę zwiększenia odpisu na ZFŚS za 2023 r. w księgach sierpnia 2023 r. ©℗