Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek e-fakturowania co do zasady wejdzie w życie 1 lipca 2024 r., przy czym dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r. Już teraz warto poznać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF.

rozwiń ›

1. Jak nadawane jest uprawnienie w KSeF dla osób fizycznych?

Podatnikom będącym osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim w KSeF przypisane jest automatycznie. Podatnik nie musi zatem dokonywać żadnych zgłoszeń, może korzystać z systemu autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Przy zmianie czy odnowieniu podpisu, na kolejny podpis niezawierający NIP i PESEL konieczne będzie kolejne zawiadomienie.2.

2. Jak nadawane jest uprawnienie w KSeF dla osób prawnych?

Podatnicy będący osobami prawnymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez konieczności dokonania zgłoszenia w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

3. Czy przepisy wprowadzające KSeF przewidują zmiany w zakresie treści faktury?

Przepisy wprowadzające KSeF, czyli ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2076; dalej: KSeFu) nie nakładają nowych obowiązków co do zawartości faktury. Struktura logiczna e-Faktury zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne.

Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku, w tym na skutek uwag zgłaszanych w trakcie konsultacji społecznych struktury. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają zatem nowych obowiązków co do zawartości faktury.

4. Jaką datę uznaje się za dzień wystawienia faktury?

Faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, powyższe należy uwzględnić.

Wskazanie na fakturze jako data wystawienia (w polu P_1) konkretnej daty nie oznacza, że podatnik ma obowiązek wystawić w tym dniu fakturę do KSeF. Faktura może zostać wysłana kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur.

5. Czy można upoważnić inną osobę do wystawienia faktury w imieniu podatnika?

Przepisy dopuszczają możliwość upoważnienia innej osoby do wystawiania faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.

Aby uprawniona przez podatnika osoba fizyczna mogła w imieniu podatnika wystawiać faktury ustrukturyzowane nie jest konieczne założenie przez nią konta w KSeF. Wyznaczona osoba uprawniona będzie mogła wystawiać faktury w imieniu podatnika, po uwierzytelnieniu się w systemie jedną z metod przewidzianych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

W ramach KSeF podatnik ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

6. Czy konieczne jest przechowywanie numeru KSeF?

Obowiązek przechowywania numeru KSeF zależy od tego, czy podatnik jest sprzedawcą czy nabywcą. W przypadku podatnika będącego sprzedawcą istnieje obowiązek przechowywania numeru KSeF. Wynika to z tego, że sprzedawca musi podać ten numer w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących.

Natomiast jeśli chodzi o nabywców, to przepisy nie zakładają obowiązku przechowywania numeru KSeF. Warto jednak przechowywać ten numer, gdyż może się on okazać przydatny w celach dowodowych - fakt nadania numeru KSeF przesądza bowiem o tym, że faktura została wystawiona.7

7.W jakich przypadkach konieczne jest zgłaszanie tzw. odcisku palca podpisu kwalifikowanego? W jaki sposób następuje takie zgłoszenie?

Konieczność zgłaszania tzw. odcisku palca podpisu kwalifikowanego dotyczy trzech przypadków, które łączy wspólna cecha, czyli jednoczesny brak w elektronicznym podpisie kwalifikowanym atrybutów w postaci NIP i PESEL:

1) zgłoszenie podpisu kwalifikowanego, którego właścicielem jest sam podatnik będący osobą fizyczną. Dokonywane wyłącznie za pośrednictwem ZAW-FA;

2) zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, posiadającej PESEL i/lub NIP ale posługującej się podpisem niezawierającym tych atrybutów. Dokonywane za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o najszerszych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób;

3) zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, nieposiadającej NIP i PESEL. Dokonywane za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o najszerszych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób. Procedura ta nie jest konieczna gdy podpis kwalifikowany zawiera jeden z tych atrybutów.

8. Co to jest uniwersalny unikalny numer wiersza faktury (UU_ID)?

Wykorzystanie pola UU_ID lub UU_IDZ jest dobrowolne i umożliwia nadawanie wierszom faktury unikalnych numerów, które może ułatwiać ich identyfikację w wykorzystywanych systemach księgowych oraz pozwala na jednoznaczne wiązanie numerów wierszy faktury pierwotnej z numerami wierszy w fakturach korygujących. Pola przyjmują do 50 znaków.
Pożądaną unikalnością jest unikalność w skali danego podatnika lub danego systemu wykorzystywanego przez danego podatnika.

9. Jakich sytuacji dotyczą pola KursUmowny i WalutaUmowna?

Pola KursUmowny i WalutaUmowna dotyczą przypadków gdy faktura wystawiona jest w złotówkach, co oznacza, że określone w art. 106e ust. 1 – 10 ustawy o VAT kwoty w fakturze wyrażone są w złotych, względnie faktura jest tzw. fakturą dwuwalutową, gdzie wszystkie te kwoty są wyrażone jednocześnie w złotówkach i walucie obcej, a strony transakcji chcą w fakturze zawrzeć informację o kursie waluty w oparciu, o który dokonano takiego umownego przeliczenia.

Jest to sytuacja odmienna od przypadku gdy kwoty w fakturze określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas wypełniane są pola KodWaluty i KursWaluty.

10. Co robić w przypadku odrzucenia faktury?

Faktura, która została odrzucona jest uznawana za niewystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system podatnik może zdecydować, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.

Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie w dwóch przypadkach, tj. z powodu:

  • niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub
  • wprowadzania faktury do systemu przez osobę nieuprawnioną.

Zachęcamy do implementacji w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce wyeliminuje opisaną w pytaniu sytuację.