Czy przy sprzedaży internetowej można nie wydać paragonów fiskalnych?

Spółka (podatnik VAT czynny) prowadzi m.in. sprzedaż detaliczną towarów w sklepie internetowym na rzecz konsumentów, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (sprzedaż internetowa B2C). Każdą taką transakcję spółka ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej online.

W rezultacie każda sprzedaż jest potwierdzana paragonem fiskalnym, który jest zarówno drukowany, jak i automatycznie zapisywany w pamięci chronionej kasy rejestrującej. Co więcej, wartość sprzedaży i wartość VAT wykazane na paragonie fiskalnym są uwzględnione we właściwych raportach fiskalnych, które są przechowywane w formie elektronicznej. Na żądanie klienta spółka wystawia fakturę w formie elektronicznej, która – po wyrażeniu przez klienta zgody na otrzymanie jej drogą elektroniczną – jest mu dostarczana uzgodnionymi przez strony środkami komunikacji elektronicznej. Pojedyncza faktura może się odnosić do kilku transakcji odrębnie zaewidencjonowanych na kasie rejestrującej i udokumentowanych odrębnymi paragonami fiskalnymi. Spółka jest w stanie powiązać daną fakturę z paragonem fiskalnym, dokumentującym sprzedaż internetową B2C, do którego dana faktura została wystawiona. Wewnętrzne procedury spółki w zakresie archiwizacji dokumentów dotyczących sprzedaży internetowej B2C zapewniają ich przechowywanie przez okres wymagany przepisami prawa, tj. do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W tym celu faktury dotyczące sprzedaży internetowej B2C są przechowywane w formie elektronicznej. Z kolei kopie paragonów fiskalnych są zapisywane w pamięci chronionej kasy rejestrującej i w ten sposób również są przechowywane w formie elektronicznej. Czy spółka nie ma obowiązku wydawania klientom paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż internetową B2C, pod warunkiem że żądają oni wystawienia faktury i wyrażają zgodę na otrzymanie jej drogą elektroniczną?

Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi mieć unikatowy numer nadany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra finansów (art. 111 ust. 6a ustawy o VAT) – jest to tzw. kasa online (par. 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Dokumenty wystawiane nabywcom

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

• w postaci papierowej lub
• za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Na marginesie warto zasygnalizować, że na mocy postanowień SLIM VAT 3, od 15 września 2023 r. art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT będzie miał nowe brzmienie, zgodnie z którym podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących będą obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży, za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dowód dokonania sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru. Przez paragon fiskalny albo fakturę rozumie się dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży (par. 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Podatnicy, prowadząc ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących:

• wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem par. 12 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy (par. 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących);
• przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie o VAT oraz w ordynacji podatkowej, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości, i zapewniają do nich dostęp (par. 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Stosownie do par. 19 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają:

1) paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem par. 12 i 19a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących,

2) faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem par. 12 i 19a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących,

– zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych dla kas.

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas online, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, to podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej (par. 19a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 ustawy o VAT). Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT). Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, z wyjątkiem:

a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT,

b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4 ustawy o VAT,

– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT).

Zatem podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Natomiast na żądanie nabywcy, niebędącego podatnikiem podatku VAT, wyrażone w odpowiednim czasie, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży (art. 106g ust. 1 ustawy o VAT). W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT).

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2023 r. (nadanym przez SLIM VAT 3), w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

• do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
• pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Z kolei w myśl art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2023 r. (nadanym przez SLIM VAT 3), w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji:

• paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo
• numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Uwaga! W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, dokonanej przed 1 lipca 2023 r., stosuje się art. 106h ust. 1 i 3 ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2023 r. (art. 23 SLIM VAT 3).

Należy dodać, że art. 106h ust. 1 ustawy o VAT:

• nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (art. 106h ust. 2 ustawy o VAT);
• nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, tj. fakturę uproszczoną (art. 106h ust. 4 ustawy o VAT).

Najogólniej mówiąc, za fakturę uproszczoną może być uznany paragon z numerem NIP nabywcy do 450 zł brutto (por. interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 lipca 2022 r., nr 0112-KDIL3.4012.231.2022.1.LS, i z 14 lipca 2022 r., nr 0112-KDIL3.4012.229.2022.1.MS).

Sposób postępowania spółki

W analizowanym przypadku istota problemu sprowadza się do ustalenia, czy spółka nie ma obowiązku wydawania klientom paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż internetową B2C, pod warunkiem że żądają oni wystawienia faktury i wyrażają zgodę na otrzymanie jej drogą elektroniczną.

Należy wskazać, że przepisy o VAT nie precyzują pojęcia „wydać”. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej, zgodnie z którą „wydać ‒ wydawać” oznacza m.in. dać, przydzielić coś komuś (https://sjp.pwn.pl/).

Spółka na żądanie klienta dokumentuje każdą sprzedaż internetową B2C poprzez wydanie faktury w formie elektronicznej, która po wyrażeniu przez klienta zgody na otrzymanie jej drogą elektroniczną, jest mu dostarczana uzgodnionymi wcześniej przez strony środkami komunikacji elektronicznej. Wysłanie faktury środkami komunikacji elektronicznej zgodnie z żądaniem klienta oznacza, że dokument został klientowi – osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – udostępniony (wydany) i w odniesieniu do faktury elektronicznej świadczy o tym, że wypełniony został warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT. W konsekwencji należy stwierdzić, że spółka nie ma obowiązku wydawania klientom paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż internetową B2C, jeżeli żądają oni wystawienia faktury i wyrażają zgodę na otrzymanie jej drogą elektroniczną. Paragon (oryginał) powinien pozostać w dokumentacji spółki. Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 20 marca 2023 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.18.2023.3.JG). ©℗