Nasz pracownik kupił materiały biurowe dla firmy. Jednak przez roztargnienie podał swoje dane, zamiast firmowych. Za fakturę zapłaciliśmy z firmowego konta. Czy możemy w takiej sytuacji dokonać odliczenia VAT z takiej faktury? Czy możemy wystawić notę korygującą?
Ekspert radzi
ikona lupy />
Rafał Styczyński, doradca podatkowy / Dziennik Gazeta Prawna
W sytuacji gdy nabywca jest określony jako państwa pracownik, firmie nie przysługuje prawo do odliczenia VAT. Korekty należy dokonać poprzez fakturę korygującą.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikom w zakresie, w jakim nabywane przez nich towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego nie jest przy tym konieczny bezpośrednio związek między zakupami a wykonywanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi. Może to być również związek pośredni, o ile dokonywane zakupy są związane bezpośrednio z działalnością opodatkowaną podatnika.
Należy jednak pamiętać, aby wydatki takie prawidłowo udokumentować, czyli fakturą wystawioną na państwa firmę. Faktury są dokumentami o charakterze sformalizowanym. Co do zasady muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym względzie. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze.
Faktura wystawiona na pracownika pozbawia państwa możliwości odliczenia wynikającego z niej podatku, pomimo że wydatek udokumentowany nią będzie wykorzystywany do wykonywania czynności opodatkowanych.
Stanowisko takie potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w piśmie nr IPTPP1/443-3/12-4/MW z 28 marca 2013 r., w którym możemy przeczytać:
„(...) Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników, wystawionych na wnioskodawcę w takiej wysokości, w jakiej wnioskodawca faktycznie pokrył ww. wydatki, pod warunkiem, że są związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Natomiast w sytuacji gdy zakup okularów udokumentowany jest fakturą wystawioną na pracownika, wnioskodawca nie ma możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury (...)”.
Podobne stanowisko zaprezentował dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 28 marca 2012 r., nr IPTPP1/443-3/12-4/MW.
Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że z faktury wystawionej na pracownika nie można dokonać odliczenia.
W takiej sytuacji powinni państwo zwrócić się do kontrahenta o wystawienia faktury korygującej.
Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą.
Nota korygująca jest dokumentem, którego podstawą wystawienia są pomyłki w jakiejkolwiek informacji dotyczącej głównie sprzedawcy albo nabywcy lub oznaczenia towaru czy usługi. W szczególności są to: błędnie wpisany adres, numer NIP, nazwa którejś ze stron, pomyłka w określeniu daty sprzedaży, daty wystawienia i numeru kolejnego faktury albo numeru z klasyfikacji statystycznej. Notą korygującą poprawia się zatem jedynie treści formalne faktury, czyli te, które nie wiążą się z prawem do rozliczenia podatku od towarów i usług.
Nie można natomiast poprzez wystawienie noty korygującej zmienić podmiotu umowy sprzedaży. W przypadku gdy błędne są wszystkie dane nabywcy towaru lub usługi wskazane na fakturach, nie jest dopuszczalne korygowanie ich przez nabywcę notą korygującą. Faktury wystawione na inny podmiot niż nabywca nie dokumentują rzeczywistej transakcji.
Stanowisko takie potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w piśmie z 30 grudnia 2013 r., nr IPTPP4/443-694/13-6/JM, w którym możemy przeczytać:
„(...) należy stwierdzić, że błędnego określenia nabywcy towaru lub usługi w wystawionej przez sprzedawcę fakturze korygującej wnioskodawczyni nie może poprawić poprzez wystawienie noty korygującej, o której mowa w par. 15 ust. 1 ww. rozporządzenia, gdyż – jak wskazano wyżej – w przedstawionych przez wnioskodawczynię okolicznościach notą korygującą nie można zmieniać tych danych (...)”.
Podstawa prawna
Art. 86 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).