Nie może być to zrobione pozabilansowo. Jedyne rozwiązanie to rozbudowana analityka. Wcześniej takiego obowiązku nie było. Dzięki tej zmianie wydatki będą pod większą kontrolą.
Organizacje pozarządowe oraz inne podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego mogą uzyskiwać szczególny status organizacji pożytku publicznego (dalej: OPP). Mają one wtedy m.in. prawo do uzyskiwania środków pochodzących z części podatku dochodowego od osób fizycznych, tzw. 1 proc. Obecnie obowiązujące przepisy nie określają formy posiadania informacji na temat źródeł i celów wydatkowania tych środków. Sytuacja ta jednak się zmieni na mocy ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o fundacjach (Dz.U. z 2015 r. poz. 1339), która zacznie obowiązywać od 9 listopada 2015 r.
Tylko z ksiąg
Wprowadzone zmiany zmierzają m.in. do skuteczniejszej kontroli sposobu wydatkowania środków pochodzących z 1 proc. Dlatego wprowadzono zasadę, że jeśli OPP wyda środki finansowe pochodzące z 1 proc. PIT w sposób niezgodny z przeznaczeniem, tj. nie na cele statutowe, i zostanie to stwierdzone w wyniku kontroli, to organizacja ta będzie zobowiązana na podstawie decyzji ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego do zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków. Aby jednak taka kontrola mogła być efektywnie przeprowadzona, dodano ust. 2c w art. 27 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. Wskazano w nim, że OPP wyodrębnia w ewidencji księgowej środki pochodzące z 1 proc., w tym wysokość środków wydatkowanych na promocję 1 proc. PIT.
Skoro więc w przepisie mowa o ewidencji księgowej, to informacja ta musi być włączona do ksiąg rachunkowych Nie można tak, jak to bywało dotychczas, opierać się wyłącznie na adnotacjach na fakturach i innych dokumentach źródłowych. Z ksiąg rachunkowych będzie musiało jednoznacznie wynikać:
- jaki był cel wydatku,
- czy został on poniesiony zgodnie z przepisami i wewnętrznymi regulacjami,
- jakie było źródło finansowania tego wydatku.
Obecnie nawet jeśli stosowano księgi, to jak wynika z raportu Najwyższej Izby Kontroli, często systemy finansowo-księgowe umożliwiały wyodrębnienie przychodów z odpisu, natomiast nie przewidywały wyodrębnienia wydatków (kosztów) finansowanych z tego źródła. Nie pozwalało to na ustalenie wielkości i zgodności wydatkowania tych środków z obowiązującymi przepisami prawa i celami statutowymi. Od 9 listopada br. ma się to zmienić.
Jak spełnić wymogi
Najwygodniej OPP będzie gromadzić te dane w ewidencji analitycznej w systemie FK. Poprzez wyodrębnione konta najprościej będzie można wychwycić moment poniesienia nakładu i jego rodzaj oraz zidentyfikować dokumenty i daty zdarzeń gospodarczych z nim związanych. [przykład 1]
Jeśli jednak stosowany system księgowy nie pozwala na rozbudowywanie kont, to możliwe będzie prowadzenie ewidencji analitycznej w postaci dodatkowych zestawień. Będą one traktowane jako księgi pomocnicze, ale muszą spełniać wymogi wynikające z ksiąg rachunkowych. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Musi być zatem zgodność kwot zapisanych w zestawieniach i rejestrach z kwotami ujętymi na koncie głównym.
Pamiętać też należy, że sposób prowadzenia ewidencji analitycznej powinien być ujęty w dokumentacji polityki rachunkowości. Powinna ona określać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości).
Rozwiązanie niewłaściwe
Informacje dotyczące wydatkowania środków z 1 proc. nie mogą mieć formy ewidencji pozabilansowej. Wynika to z tego, że konta pozabilansowe nie wchodzą w zakres ksiąg rachunkowych, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Operacje ujmowane w ewidencji pozabilansowej mają charakter informacyjny i nie są wykazywane w bilansie ani w rachunku zysków i strat. Niektóre z nich podlegają wykazaniu w informacji dodatkowej. Operacji objętych ewidencją pozabilansową nie należy ujmować w dzienniku.
Dotychczasowa praktyka
Przepisy obowiązujące do 8 listopada 2015 r. nie wskazują sposobu gromadzenia informacji na temat źródeł i celów wydatkowania środków pochodzących z 1 proc. Jedynie art. 27 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego wskazuje, że otrzymane przez OPP środki finansowe pochodzące z 1 proc. PIT mogą być wykorzystane wyłącznie na prowadzenie działalności pożytku publicznego. Oznacza to, że jednostka powinna mieć możliwość wykazania w sposób księgowy albo pozaksięgowy, iż dokonała wydatkowania tych środków w sposób zgodny z przepisami. Najczęściej jednostki wprowadzały w ramach ksiąg rachunkowych dodatkowe konta analityczne. [przykład 2]
System podatkowy: Nielekka naprawa istniejącego prawa

Zobacz również
Nie było też dotychczas przeszkód, aby informacje na temat wydatkowania były gromadzone w sposób pozaksięgowy. Jak wskazał NIK w wystąpieniu pokontrolnym „Sprawowanie przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego nadzoru nad korzystaniem przez organizacje pożytku publicznego z jednoprocentowego odpisu od podatku dochodowego od osób fizycznych” (nr ewid.168/2014/I/13/002/KPS): „W skontrolowanych przez NIK organizacjach pożytku publicznego z reguły w ewidencji nie wydzielono przychodów i kosztów dotyczących środków pozyskiwanych z odpisu”. [przykład 3]
Sprawozdanie
Należy też podkreślić, że jednostki te na podstawie art. 23 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie są zobowiązane do sporządzania sprawozdania merytorycznego bądź uproszczonego sprawozdania merytorycznego. Na potrzeby tej sprawozdawczości konieczna jest wiedza, jakie konkretnie wydatki zostały sfinansowane z 1 proc. W sprawozdaniach tych wskazuje się, jaka część środków z 1 proc. została wydatkowana na:
- konkretne działania wraz z szacunkowymi kwotami przeznaczonymi na te działania,
- cele szczegółowe w rozumieniu przepisów o PIT wskazane przez podatników PIT, na które organizacja pożytku publicznego wydatkowała najwięcej środków pochodzących z 1 proc. podatku dochodowego w okresie sprawozdawczym wraz z kwotą,
- koszty z tytułu prowadzenia nieodpłatnej działalności pożytku publicznego,
- koszty z tytułu prowadzenia odpłatnej działalności pożytku publicznego,
- koszty kampanii informacyjnej lub reklamowej związanej z pozyskiwaniem 1 proc. PIT,
- pozostałe koszty ogółem.
Warto zwrócić uwagę, że wskazania zawarte w zeznaniach podatkowych osób przekazujących 1 proc., dotyczące wsparcia konkretnego celu, nie mają charakteru wiążącego, lecz są traktowane jedynie jako pewnego rodzaju wytyczne, instrukcja, wskazówka dla organizacji będącej beneficjentem tych środków. Z przepisów prawa nie wynika obowiązek przekazywania środków z 1 proc. na konkretny wskazany przez podatnika cel. Nie jest to prawnym obowiązkiem organizacji.
Nadal wyodrębnienie
Warto też przypomnieć, że na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie istnieje obowiązek rachunkowego wyodrębnienia form działalności, tj. nieodpłatnej działalności pożytku publicznego, odpłatnej działalności pożytku publicznego lub działalności gospodarczej. Wyodrębnienie takie powinno nastąpić w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników każdej z tych działalności, z zastrzeżeniem przepisów o rachunkowości. Przepis ten stosuje się odpowiednio też w przypadku organizacyjnego wyodrębnienia działalności pożytku publicznego.
Przypomnieć należy, że zakres prowadzonej działalności nieodpłatnej lub odpłatnej pożytku publicznego organizacje pozarządowe określają w statucie lub w innym akcie wewnętrznym. Najczęściej organizacje wprowadzają takie wyodrębnienie w postaci kont syntetycznych lub kont analitycznych uszczegółowiających zapisy na kontach syntetycznych.
PRZYKŁAD 1
Zespół 4...
Stowarzyszenie W wyodrębniło w systemie FK konta analityczne kosztów działalności statutowej w ramach zespołu nr 4, na których będą ujmowane zdarzenia finansowane ze środków 1 proc. według schematu:
401 Zużycie materiałów,
401-01 – Zużycie materiałów – finansowane ze środków 1 proc.,
401-02 – Zużycie materiałów – finansowane z pozostałych środków.
PRZYKŁAD 2
...i 5 kosztów
Fundacja X zgodnie z wewnętrznym regulaminem przeznacza środki pochodzące z 1 proc. na cele wskazane w zeznaniach PIT albo w przypadku środków, gdzie takiej informacji brak, na główne działania realizowane w III i IV kwartale roku, w którym otrzymano środki. Fundacja nie finansuje kampanii informacyjnej ze środków z 1 proc. zgodnie z decyzją zarządu fundacji.
W związku z tym zarząd fundacji podjął decyzję o wprowadzeniu dodatkowych kont analitycznych w ramach zespołu 5 kosztów:
501 – koszty nieodpłatnej działalności pożytku publicznego,
501-12 – koszty działań wskazanych przez donatorów 1 proc.,
501-13 – koszty działań pozostałych współfinansowane z 1 proc.
PRZYKŁAD 3
Zestawienie
Księgowa w stowarzyszeniu AWAL sporządzała na koniec roku zestawienie faktur i rachunków dotyczące wydatkowania środków pochodzących z 1 proc. w następujący sposób:
Kwoty wydatkowane
Data faktury Nr faktury rachunku Data zapłaty Wydatki na promocję Cele szczegółowe wskazane przez beneficjentów Cele inne opisane na fakturze
Razem
WZÓR
Ewidencja kosztów operacji w ujęciu analitycznym ze względu na źródło finansowania – konto syntetyczne nr...
Lp. Nr dziennika Data dokumentu Data operacji gospodarczej Numer dokumentu Nazwa i nr NIP kontrahenta Treść operacji gospodarczej Kwota finansowana z 1 proc. Kwota finansowana z pozostałych środków Konto syntetyczne przeciwstawne
Razem od początku strony
z przeniesienia
Razem od początku strony
Podstawa prawna
Art. 2 ust. 1, art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Art. 10, art. 27 ust. 1, art. 27 ust. 2c ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1118 ze zm.).