Jednostka budżetowa w wyniku udzielenia zamówienia publicznego zawarła umowę na kwotę 1 000 000 zł, z okresem realizacji w latach 2014–2015. W umowie ustalono, że zamawiający (jednostka budżetowa) stawia do dyspozycji wykonawcy środki w kwocie po 500 000 zł w każdym roku. Według stanu na 31 grudnia 2014 r., biorąc pod uwagę zakres rzeczowy wykonany przez wykonawcę, jednostka wydatkowała na podstawie otrzymanej faktury środki w kwocie 420 000 zł. Kwota 80 000 zł pozostała do wydatkowania w 2015 r. Jak opisane wyżej operacje powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych jednostki? W jaki sposób jednostka ma ująć zaangażowanie i jakie konta stosować?
Jednostki sektora finansów publicznych zgodnie z postanowieniami art. 40 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych są zobowiązane do prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami o rachunkowości z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie o finansach publicznych. Jedną z takich zasad obowiązującą w jednostkach budżetowych jest ujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność wydatków, w tym także zaangażowania środków. W tym celu w załączniku nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. przewidziano w grupie kont pozabilansowych dwa konta: konto 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego i konto 999 – Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat, na których obowiązuje zasada jednostronnego zapisu. Niestety zdarza się, że oprogramowania finansowo-księgowe nie pozwalają na stosowanie jednostronnych zapisów na kontach pozabilansowych. Co wówczas zrobić? W takim przypadku zapisy na tych kontach należy przeprowadzić w drodze dwustronnego zapisu w korespondencji z kontem technicznym pozabilansowym. Stosowanie zapisu dwustronnego należy opisać w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, do której opracowania i aktualizowania, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zobowiązany jest kierownik jednostki.
Stosowane konta
Wracając do ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych, należy wskazać, że konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:
1) równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym;
2) równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego.
Z kolei na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Ewidencja szczegółowa do konta 998 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.
Natomiast konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych. Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej lub plan finansowy niewygasających wydatków przeznaczony do realizacji w roku bieżącym. Z kolei na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych. Ewidencja szczegółowa do konta 999 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków. Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.
Kiedy dokonywać zapisów
Obowiązujące przepisy prawa, w tym ani ustawa o finansach publicznych, ani cytowane powyżej rozporządzenie, nie określają terminów, w jakich należy dokonywać zapisów w księgach rachunkowych zaangażowania wydatków, jak i ich realizacji. Aby ustalić właściwy termin ewidencjonowania zaangażowania wydatków, należy więc wziąć pod uwagę ustalenia wynikające z rozporządzenia ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, a zwłaszcza z jego załączników nr 37 i 39, które określają sposób i termin wykazywania zaangażowania wydatków w sprawozdaniach Rb-28 i Rb-28s. I tak w przypadku państwowych jednostek budżetowych, zgodnie z postanowieniami par. 13 ust. 2 pkt 1 i 2 załącznika 37 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w sprawozdaniu Rb-28 jednostki są zobowiązane do wykazywania zaangażowania w okresach miesięcznych, co oznacza, że ich ewidencja powinna się odbywać najpóźniej na koniec każdego miesiąca. Natomiast w przypadku samorządowych jednostek budżetowych jednostki te stosownie do postanowień par. 9 ust. 5 załącznika 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej są zobowiązane do wykazywania zaangażowania wydatków w sprawozdaniach budżetowych Rb-28s za marzec, czerwiec, wrzesień oraz w sprawozdaniu rocznym. Oznacza to, że w samorządowych jednostkach budżetowych zaangażowanie musi zostać ujęte w księgach rachunkowych najpóźniej na koniec okresów wskazanych powyżej.
W odniesieniu do dokonywania zapisów księgowych dotyczących realizacji zaangażowanych wydatków wskazać należy, że zapisy te mogą być dokonywane bądź w momencie poniesienia wydatku, na podstawie wyciągu bankowego, bądź w okresach miesięcznych, kwartalnych czy rocznych, na podstawie dokumentu PK.
Definicja
Zaangażowanie wydatków to nic innego jak kwoty wynikające z umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie powoduje konieczność dokonania wydatku odpowiednio w bieżącym roku budżetowym lub w latach przyszłych, przy czym należy pamiętać, że w sprawozdaniach odpowiednio RB-28 i Rb-28s państwowe czy samorządowe jednostki budżetowe wykazują jedynie zaangażowanie roku bieżącego.
Jednostka, angażując środki na wydatki, powinna jednocześnie pamiętać, że środki na wydatki ujęte w planie finansowym czy wieloletniej prognozie finansowej stanowią nieprzekraczalny limit, co oznacza, że zaangażowania wydatków na dany rok budżetowy można dokonywać jedynie do wysokości środków określonych planem finansowym na dany rok lub określonych w wieloletniej prognozie finansowej.
W celu ułatwienia służbom finansowo-księgowym ewidencji zaangażowania wydatków, na wniosek tych służb, kierownik jednostki może wydać odpowiednie zarządzenie, wprowadzając przygotowywanie przez służby merytoryczne jednostki stosownych wykazów, które będą określały zaangażowanie wydatków budżetowych wynikające z zawartych umów, decyzji czy innych postanowień w tej sprawie. [wzór]
Udzielenie zamówienia
Jednostka budżetowa w wyniku udzielenia zamówienia publicznego zawarła umowę na kwotę 1 000 000 zł z okresem realizacji w latach 2014–2015. W umowie ustalono, że zamawiający (jednostka budżetowa) stawia do dyspozycji wykonawcy środki w kwocie po 500 000 zł w każdym roku. Według stanu na 31 grudnia 2014 r., biorąc pod uwagę zakres rzeczowy wykonany przez wykonawcę, jednostka wydatkowała na podstawie otrzymanej faktury środki w kwocie 420 000 zł. Kwota 80 000 zł pozostała do wydatkowania w 2015 r. Jak opisane wyżej operacje powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych jednostki?
Schemat
Ewidencja zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i lat przyszłych
Księgowania w roku 2014
Konta analityczne
Konta syntetyczne
Objaśnienia:
1. PK – zaksięgowanie na podstawie zawartej umowy zaangażowania wydatków roku bieżącego – 500 000 zł: strona Ma konta 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego;
2. PK – zaksięgowanie na podstawie zawartej umowy zaangażowania wydatków przyszłych lat – 500 000 zł: strona Ma konta 999 – Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat;
3. WB – zapłata na rzecz wykonawcy zobowiązania wynikającego z faktury – 420 000 zł: strona Wn konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawca mi, strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki;
4. PK – zaksięgowanie wydatków zrealizowanych na koncie zaangażowania wydatków – księgowanie równoległe do operacji z pkt 3 – 420 000 zł: strona Wn konta 998 – Zaangażowanie wydatków roku bieżącego;
5. PK – wyksięgowanie pod datą 31.12.2014 r. zaangażowania przewyższającego wielkość zrealizowanych wydatków – 80 000 zł: strona Wn konta 998 – Zaangażowanie wydatków roku bieżącego;
6. PK – ujęcie w księgach rachunkowych pod datą 31.12.2014 r. salda konta 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego – 80 000 zł: strona Ma konta 999 – Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat.
Księgowania w roku 2015
Konta analityczne
Konta syntetyczne
Objaśnienia:
1. PK – wyksięgowanie zaangażowania roku 2015 zaksięgowanego w poprzednim roku na koncie 999 do zaangażowania roku bieżącego – 580 000 zł: strona Wn konta 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat;
2. PK – zaksięgowanie zaangażowania wydatków zaksięgowanych w poprzednim roku na koncie 999 do zaangażowania roku bieżącego – 580 000 zł: strona Ma konta 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego;
3. WB – zapłata na rzecz wykonawcy zobowiązania wynikającego z faktury – 580 000 zł: strona Wn konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki;
4. PK – zaksięgowanie wydatków zrealizowanych na koncie zaangażowania wydatków – księgowanie równoległe do operacji z pkt 3 – 580 000 zł: strona Wn konta 998 Zaangażowanie wydatków roku bieżącego.
PRZYKŁAD
Wzór
Załącznik do zarządzenia nr ....../20..
z dnia ........... 20.... r. dyrektora ......................
.....................................................................
ZESTAWIENIE ZAANGAŻOWANIA WYDATKÓW BUDŻETOWYCH ZA OKRES ............... 20....r.

* pełne wartości – należy podawać pełne kwoty angażowanych wydatków łącznie z groszami
Uwaga: – kolumny 1–14 wypełniają odpowiednio zespoły (wpisać nazwy zespołów zobowiązanych do przygotowywania wykazów) i inne niewymienione zespoły w przypadku angażowania przez nich wydatków budżetowych,
– kolumny 8–10 podlegają dodatkowej weryfikacji przez zespół ds. księgowości.
Warszawa, dnia .....................20..... r.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289). Rozporządzenie ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. poz. 119 ze zm.).