W jaki sposób skorygować błędną datę na fakturze

Spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) sprzedaje maszyny, co dokumentuje fakturami. Zdarza się, że w wystawionych fakturach spółka odkrywa błędy dotyczące daty sprzedaży. W takiej sytuacji spółka wystawia fakturę korygującą, poprzez którą koryguje błędną datę sprzedaży. Czy takie działanie spółki jest prawidłowe?

Faktura to dokument potwierdzający rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika, dokumentujący nabycie określonych towarów i usług lub też otrzymanie zaliczki. Pełni ona szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury. Jej wystawienie należy rozumieć jako sporządzenie oraz przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy) ww. dokumentu, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. W praktyce zdarza się jednak, że po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy. W takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na obowiązek skorygowania takiej faktury przez wystawienie faktury korygującej.

Zasady dotyczące wystawiania faktur oraz faktur korygujących zostały określone w przepisach o VAT (art. 106e ust. 1 i art. 106j ustawy o VAT). I tak faktura powinna zawierać m.in.:

• datę wystawienia (art. 106e ust. 1 ustawy o VAT),
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury (art. 106e ust. 1 ustawy o VAT) – jest to tzw. data sprzedaży.

Uprawnienia sprzedawcy i nabywcy

Z przepisów ustawy o VAT wynika, że zarówno sprzedawca, jak i nabywca towarów i usług mają możliwość poprawienia błędów w wystawionej uprzednio fakturze, w zależności od rodzaju pomyłki. I tak sprzedawca może sprostować błędne dane w fakturze, wystawiając fakturę korygującą. Z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT wynika bowiem, że w przypadku gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą. Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT faktura korygująca powinna zawierać:

1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

2) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej;

3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5 ustawy o VAT (datę wystawienia; kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku; numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej),

b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, które zostały objęte korektą.

4) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

5) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 4 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Natomiast w myśl art. 106j ust. 2a ustawy o VAT faktura korygująca może zawierać:

1) wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”;

2) przyczynę korekty.

Z kolei nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą błędy – z wyjątkiem błędów w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 – może wystawić fakturę nazywaną „notą korygującą” (art. 106k ust. 1 ustawy o VAT). W myśl art. 106k ust. 3 ustawy o VAT nota korygująca powinna zawierać:

1) wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;

2) numer kolejny i datę jej wystawienia;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy o VAT;

5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Wadliwości mniejszej wagi

O prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur wyłącznie z powodu braków mających taki charakter. Są to tego rodzaju wadliwości, które co prawda powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania. Niemniej jednak ww. błędy powinny być skorygowane w ten sposób, aby faktura odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję pomiędzy prawidłowo oznaczonymi podmiotami gospodarczymi. Skorygowanie błędu polegającego na nieprawidłowym wskazaniu np. daty sprzedaży może być więc dokonane poprzez wystawienie faktury korygującej przez podatnika (sprzedawcę), ale również nabywca towaru, który otrzymał fakturę zawierającą błędy (za wyjątkiem błędów w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy o VAT), może wystawić fakturę nazywaną „notą korygującą” i skorygować nią m.in. takie dane, jak data sprzedaży.

Co powinna zrobić spółka

W analizowanym przypadku spółka (podatnik VAT czynny) dokumentuje swoją sprzedaż fakturami. Zdarza się, że w wystawionych fakturach spółka odkrywa błędy dotyczące daty sprzedaży. W takiej sytuacji spółka wystawia fakturę korygującą, poprzez którą koryguje błędną datę sprzedaży. Istota problemu sprowadza się do ustalenia, czy dokonując korekty daty sprzedaży, spółka działa prawidłowo, wystawiając fakturę korygującą.

Jak zostało wcześniej wyjaśnione, w sytuacji gdy faktura zawiera błędną datę sprzedaży, korekta tej daty odbywa się poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej lub poprzez wystawienie przez nabywcę noty korygującej. W związku z tym skorygowanie błędu polegającego na nieprawidłowym wskazaniu daty sprzedaży może nastąpić – zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT – poprzez wystawienie przez spółkę jako sprzedawcę towaru faktury korygującej, zawierającej dane określone w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, w szczególności wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie daty oraz prawidłową treść korygowanej pozycji, czyli prawidłową datę sprzedaży, która jest zgodna z rzeczywistym przebiegiem transakcji.

Jednocześnie spółka – stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT – jest zobowiązana przesłać nabywcy towarów wszystkie wystawione faktury i faktury korygujące w formie, w jakiej zostały wystawione.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 marca 2023 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.86.2023.1.JG). ©℗