Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur – wyzwania

Rozmowa z Agnieszką Gajewską, członkiem Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, członkiem Zarządu Oddziału Okręgowego w Warszawie, oraz Piotrem Świergoniem, konsultantem projektu enova365 Handel w firmie Soneta.

Agnieszka Gajewska: Najczęściej zgłaszany problem to opisanie od nowa procesów. Największym wyzwaniem nie będzie z pewnością wystawianie faktur w systemie – już dzisiaj w bardzo wielu przedsiębiorstwach są one (w dużej części) wystawiane w sposób zautomatyzowany. Natomiast będzie nim pobór tych dokumentów z KSeF, ich weryfikacja – czy faktycznie powinny być wystawione dla naszej firmy, czy zostały wystawione we właściwej wartości i na właściwy towar/usługę – a następnie akceptacja merytoryczna, z czym wiąże się identyfikacja, kto w firmie dokonał zakupu. Ułatwieniem w tym zakresie jest dodanie przez ministerstwo do schematu ustrukturyzowanej faktury dodatkowych pól, które przedsiębiorcy mogą wykorzystać na podanie informacji mających pomóc w „rozszyfrowaniu” danych na otrzymywanej fakturze, np. numeru zlecenia, numeru zamówienia czy innych elementów identyfikujących zakup.

Problemem jest też w tym momencie niepewność co do ostatecznego kształtu proponowanych rozwiązań w zakresie KSeF i terminu ich wejścia w życie, czyli kiedy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich, czy zostaną przewidziane wydłużone terminy dla niektórych dokumentów, np. faktur uproszczonych, czy system będzie obejmował faktury konsumenckie. Być może wyjaśni się to na przełomie lipca i sierpnia, z chwilą publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw.

Wtedy dopiero księgowi będą mogli zakomunikować w przedsiębiorstwach konkretną datę, najprawdopodobniej 1 lipca 2024 r., a właściciele jednostek – podjąć decyzję o wydatkowaniu środków pieniężnych na wdrożenie KSeF. Trzeba na to znaleźć czas, pieniądze i odpowiednich specjalistów, którzy wesprą cały proces. Nie zawsze bowiem wystarczy niewielka modyfikacja posiadanego systemu informatycznego, jak w przypadku popularnych systemów, takich jak enova365, czy innych tzw. systemów półkowych, gotowych do wykorzystania. Przedsiębiorcy korzystający z rozbudowanych systemów ERP, jak chociażby SAP czy Axapta, będą zmuszeni wdrożyć indywidualne rozwiązania.

Piotr Świergoń: Jednym z problemów jest – jak już wspomniano – niepewność co do ostatecznego kształtu rozwiązania, jakim jest KSeF, a dokładniej mówiąc: struktury plików XML. Obecnie integracja z KSeF ma charakter nieobowiązkowy (system będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r.) i na tym etapie wprowadzane są jeszcze modyfikacje w strukturze pliku faktury. Jako producent oprogramowania enova365 śledzimy wszelkie komunikaty dotyczące zmian w KSeF i na bieżąco dostosowujemy system do tych wymogów.

Największym wyzwaniem przy tworzeniu narzędzi do integracji z KSeF w systemie enova365 było zaprojektowanie ich w taki sposób, aby nie wymagały one od użytkowników wykonywania dużej liczby dodatkowych czynności. Przy projektowaniu tego rozwiązania mieliśmy na uwadze wygodę pracy użytkowników, a także możliwość zautomatyzowania procesów związanych z wysyłką i pobieraniem faktur z KSeF.

Ważnym elementem integracji z KSeF jest mechanizm pobierania faktur z tego systemu. Jednym z wyzwań było zaprojektowanie takiego rozwiązania, które z jednej strony pozwoli na automatyzację, ale z drugiej strony zapewni możliwość weryfikacji i odpowiedniego zakwalifikowania pobranych dokumentów przed ostatecznym wprowadzeniem ich do systemu. Finalnie w systemie enova365 proces ten został podzielony na dwa etapy. Pierwszy z nich to zapytanie o dostępne faktury i pobranie ich do systemu. Na tym etapie nie są one jeszcze rejestrowane w systemie jako faktury zakupu. Drugi etap to możliwość podglądu oraz weryfikacji i odpowiedniego zakwalifikowania tych dokumentów (podział na dokumenty kosztowe oraz magazynowo-handlowe), a następnie przetworzenie ich na odpowiednie dokumenty w systemie enova365.

A.G.: Najważniejsze to umożliwić księgowym współpracę z całym przedsiębiorstwem. Wdrożenie KSeF nie jest sprawą tylko działu księgowości. Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że system będzie dotyczył każdego pracownika w firmie. W związku z tym w każdej organizacji powinien powstać projekt wdrożenia tego systemu. Wszyscy pracownicy powinni być o tym projekcie poinformowani – i w każdym dziale powinien być stworzony zespół współpracujący z księgowością w celu skutecznego wdrożenia KSeF. Należałoby też ustanowić kierownika, który będzie zarządzał projektem, i przeznaczyć środki pieniężne na jego wdrożenie. Sądzę, że księgowi w firmach taką pomoc otrzymają.

P.Ś.: Działania edukacyjne, takie jak organizacja webinarów, publikacja artykułów w internecie i prasie, w których producenci oprogramowania przybliżają ideę systemu KSeF, stanowią niewątpliwie ważny element przygotowania do wdrożenia tego rozwiązania. Oprócz prezentacji narzędzi do integracji, które zastosowano w systemach informatycznych, takich jak enova365, w materiałach edukacyjnych poruszane są często tematy, które nurtują użytkowników systemu. Pozwala to z jednej strony zapoznać się producentom oprogramowania z potencjalnymi problemami i zapobiec im odpowiednio wcześnie, a z drugiej strony – na rozwianie wątpliwości użytkowników, którzy z tych rozwiązań będą korzystali. Wszelkie działania edukacyjne od strony dostawców oprogramowania niewątpliwie pozwalają na poszerzenie wiedzy na temat tego, jakie działania należy podjąć jeszcze przed przystąpieniem do samego wdrożenia rozwiązań integracji z KSeF. Pozwala to na uniknięcie wielu problemów podczas samego wdrażania, jak i początkowego etapu korzystania z tych narzędzi.

A.G.: Wdrożenie KSeF na pewno będzie dla biura rachunkowego i jego klientów sporą rewolucją. Klienci są przyzwyczajeni do tego, że przynoszą albo – coraz częściej – wysyłają w formie elektronicznej bądź zamieszczają w chmurze skany dokumentów, które wymagają ujęcia w księgach rachunkowych i podatkowych. Po wdrożeniu KSeF sposób obiegu dokumentów z pewnością ulegnie zmianie. Można tu rozważać kilka scenariuszy.

Może być tak, że to biuro zostanie upoważnione do pobierania faktur przedsiębiorcy z systemu. Po pobraniu zostaną one umieszczone w programie zarządzającym obiegiem dokumentów, do którego przedsiębiorca będzie miał dostęp. Będzie mógł tam zwizualizować dokument, zaakceptować wynikające z niego koszty itp. Dotychczasowy proces niejako się więc odwróci.

Inne możliwe rozwiązanie jest takie, że przedsiębiorca sam będzie pobierał faktury z systemu i po akceptacji wysyłał do biura rachunkowego (z tą różnicą, że zamiast skanów będą to pliki XML), a po zamieszczeniu tych dokumentów na platformie czy w chmurze biura rachunkowego będzie ono uznawało, że są gotowe do zaksięgowania.

Sporym wyzwaniem dla biur rachunkowych będzie z pewnością poinformowanie klientów o sposobie wdrożenia KSeF i ich wyedukowanie tak, by obieg dokumentów przebiegał bez zakłóceń. Akcja informacyjna może się jednak zacząć dopiero wtedy, gdy już na 100 proc. będzie wiadomo, kiedy i w jakim kształcie nowe prawo zacznie obowiązywać, a także jakie konkretnie rozwiązania w zakresie obiegu dokumentów zostaną wdrożone przez biuro.

Biurom rachunkowym, które już dziś pracują bez papieru i wykorzystują do obiegu dokumentów wewnętrzne lub zewnętrzne systemy informatyczne, będzie zdecydowanie łatwiej przejść przez ten proces.

P.Ś.: System enova365 już dziś jest w pełni gotowy na integrację z KSeF, to znaczy zarówno na wysyłanie faktur sprzedaży, jak i pobieranie z niego faktur od dostawców. Pomimo że obecnie wysyłka dokumentów do KSeF nie jest obowiązkowa, zdecydowaliśmy się na wprowadzenie pełnego rozwiązania. Pozwala to przedsiębiorcom na poznanie tej funkcjonalności odpowiednio wcześnie. Dzięki temu możliwe jest podjęcie odpowiednich działań, mających na celu przygotowanie się do wdrożenia tego rozwiązania i osiągnięcia pełnej gotowości do jego wykorzystywania przed momentem, w którym wysyłanie faktur do KSeF będzie obowiązkowe.

Jako dostawca oprogramowania zachęcamy przedsiębiorców do integracji z KSeF już dziś, na etapie, gdy nie jest to jeszcze obowiązkowe. Umożliwi to osiągnięcie pełnej gotowości na obowiązkowe przesyłanie dokumentów do KSeF na długo przed wprowadzeniem takiego obowiązku.

Pomimo obaw związanych z wprowadzeniem KSeF, jako producent oprogramowania uważamy, że rozwiązanie to przyniesie wiele korzyści. Wśród nich jest przyspieszenie procesu wymiany i wprowadzania dokumentów do systemu. To także ujednolicenie formatu plików faktur czy możliwość korzystania z tego systemu jako archiwum dokumentów – faktury mają być przechowywane w KSeF przez 10 lat.

partner