Ze względu na braki lokalowe jednostka budżetowa wynajęła na okres 10 lat dodatkowe pomieszczenia na potrzeby prowadzenia działalności statutowej. Z uwagi na konieczność przystosowania wynajętych pomieszczeń do potrzeb swojej działalności zleciła wykonanie w nich prac modernizacyjnych, które zostały sfinansowane ze środków ujętych w planie finansowym jednostki (plan wydatków majątkowych). Koszt prac modernizacyjnych wyniósł ogółem 25 000 zł. Jak w takiej sytuacji powinny przebiegać zapisy dotyczące nakładów poniesionych na prace modernizacyjne?
ikona lupy />
Dziennik Gazeta Prawna
Wykonanie prac modernizacyjnych w obcym środku trwałym w celu przystosowania go do własnych potrzeb jest ulepszeniem w obcych środkach trwałych, które wprowadza się do ewidencji księgowej jednostki dokonującej tego ulepszenia. Ulepszenie to stanowi oddzielny obiekt inwentarzowy, gdyż nakładów poniesionych na ulepszenie nie da się doliczyć do dotychczasowej wartości obiektu, z uwagi na to, że figuruje on w księgach rachunkowych właściciela (art. 3 ust. 1 pkt 15 lit. c ustawy o rachunkowości).
Ulepszenie w obcym środku trwałym klasyfikuje się do właściwej grupy klasyfikacji środków trwałych, określonej rozporządzeniem Rady Ministrów z 10 grudnia 2010 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (dalej: KŚT). W przypadku gdy nakłady poniesione na prace modernizacyjne w wynajętych pomieszczeniach dotyczą wyłącznie budynku, wartość tego ulepszenia należy przypisać do grupy 1 KŚT „ Budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego”. Natomiast w przypadku, gdy w ramach wykonanych prac modernizacyjnych zakupiono również inne samodzielne środki trwałe , np. centralę telefoniczną, nakłady poniesione w tym zakresie należy przypisać do grupy 6 KŚT „Urządzenia techniczne”.
Ulepszenia w obcych środkach trwałych, analogicznie jak własne środki trwałe jednostki, podlegają odpisom umorzeniowym lub amortyzacyjnym. Do naliczania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych stosuje się zasady ogólne obowiązujące w jednostce. Jednostki budżetowe stosownie do postanowień par. 6 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. - środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarzają lub amortyzują według zasad przyjętych przez jednostkę zgodnie z przepisami rachunkowości. Ustalając zasady umarzania lub amortyzacji jednostka może przyjąć stawki określone w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych albo stawki określone przez dysponenta części budżetowej lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego.
Zapisy księgowe powinny być następujące. Po pierwsze ujmuje się fakturę wykonawcy za wykonanie prac modernizacyjnych: strona Wn konta 080 – Środki trwałe w budowie (inwestycje), strona Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: par. 6050 i kontrahent). Po drugie ksieguje się wpływ środków na rachunek bankowy jednostki przeznaczonych na pokrycie kosztów prac modernizacyjnych według faktury: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (analityka: rozliczenia z budżetem), strona Ma konta 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych. Następnie ujmuje się zapłatę na rachunek wykonawcy faktury: strona Wn konta 201 (analityka: par. 6050 i kontrahent), strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków (analityka: par. 6050). Później równolegle ksieguje się ujęcie równowartości wydatków na ulepszenie w obcym środku trwałym: strona Wn konta 810 – Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje, strona Ma konta 800 – Fundusz jednostki. Pozostaje jeszcze ujęcie przyjęcia ulepszenia w obcym środku trwałym do użytkowania: strona Wn konta 011 – Środki trwałe (analityka: grupa 1 – ulepszenie w obcym środku trwałym), strona Ma konta 080. Trzeba jeszcze na podstawie Rb-28s przeksięgować wydatki zrealizowane w okresie sprawozdawczym: strona Wn konta 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych, strona Ma konta 800 – Fundusz jednostki. Naliczenie i ujęcie w końcu roku odpisów umorzeniowych i amortyzacyjnych ksieguje się: strona Wn konta 400 – Amortyzacja, strona Ma konta 071 – Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Pozostaje jeszcze przeksięgowanie w końcu roku: a) salda konta 810: strona Wn konta 800, strona Ma konta 810; b) kosztów z tytułu amortyzacji: strona Wn konta 860 – Wynik finansowy, strona Ma konta 400 – Amortyzacja.
SCHEMAT
Objaśnienia do schematu:
1. F-k – faktura wykonawcy za wykonanie prac modernizacyjnych;
2. WB – wpływ środków na rachunek bankowy jednostki przeznaczonych na pokrycie kosztów prac modernizacyjnych według wystawionej faktury;
3. WB – zapłata na rachunek bankowy wykonawcy faktury za wykonane prace modernizacyjne;
4. PK – zaksięgowanie równowartości wydatków dokonanych przez jednostkę na ulepszenie w obcym środku trwałym – księgowanie równoległe do księgowania z pkt 3;
5. OT – przyjęcie ulepszenia w obcym środku trwałych do użytkowania:
6. PK – przeksięgowanie na podstawie sprawozdania budżetowego Rb-28s wydatków zrealizowanych w okresie sprawozdawczym;
7. PK – naliczenie i zaksięgowanie w końcu roku odpisów umorzeniowych i amortyzacyjnych;
8. PK – przeksięgowanie w końcu roku:
a) salda konta 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje;
b) kosztów z tytułu amortyzacji.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Rady Ministrów z 10 grudnia 2010 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz.U. z 2010 r. nr 242, poz. 1622.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).