Zapis techniczny dla zachowania czystości obrotów na kontach wynikowych i bilansowych nie wynika z przepisów, ale z dobrych praktyk księgowych. Sposoby korygowania zależą od charakteru i momentu wykrycia błędu
Czy na kontach kosztowych zespołu 4 można stosować zapis techniczny, tj. ujemny po obu stronach, dla skorygowania błędnego dekretu?
Błędy prowadzą do zniekształcenia zapisów w księgach rachunkowych, co może rzutować na wynik finansowy jednostki. Błędne zapisy w księgach rachunkowych mogą wynikać zarówno z pomyłek arytmetycznych, nieprawidłowej dekretacji dowodów księgowych, jak i nieprawidłowej interpretacji przepisów.
Gdy jednostka stwierdzi powstanie błędu w księgach rachunkowych, ma obowiązek niezwłocznie go skorygować. Sposoby korygowania błędnego zapisu zależą od charakteru i momentu wykrycia błędu oraz od techniki, w jakiej prowadzona jest ewidencja zdarzeń gospodarczych. Możliwe jest korygowanie błędów zapisami dodatnimi (storno czarne) albo ujemnymi (storno czerwone). Jeżeli jednostka zdecyduje się na korektę błędnych zapisów poprzez stosowanie storna czarnego, powinna wprowadzić zapis korygujący na tych samych kontach, na których dokonano błędnego zapisu, lecz po stronie przeciwnej, w kwocie dodatniej. Ten sposób korekty zwiększa sumę obrotów na kontach, co może zniekształcić obraz dokonanych operacji gospodarczych. W celu wyeliminowania zawyżonych obrotów można stosować zapis techniczny, który polega na dokonywaniu po obu stronach tego samego konta zapisu takich samych kwot, lecz ze znakiem ujemnym. Wskazane jest stosowanie zapisu technicznego, przede wszystkim w przypadku korygowania za pomocą storna czarnego zapisów na kontach wynikowych, gdyż stosowanie tego zapisu technicznego odda nam prawdziwy obraz poniesionych przez spółkę kosztów i osiągniętych przychodów.
W ustawie o rachunkowości nie ma regulacji nakazującej stosowanie zapisu technicznego. Używanie go w księgach rachunkowych należy do dobrych praktyk księgowych. Praktyczne korzyści wykorzystywania w ewidencji zapisu technicznego powodują, że wielu księgowych posługuje się nim zwłaszcza na kontach, których nie tylko salda, ale i obroty generują dane istotne dla celów sprawozdawczości finansowej bądź informacji zarządczych.
W sytuacji gdy jednostka zdecyduje się na skorygowanie błędu przy użyciu storna czerwonego, powinna wprowadzić na kontach zapis za pomocą liczb ujemnych po tych samych stronach, na których błędnie została zaksięgowana pierwotna kwota. Zaletą stosowania tego sposobu korekty jest to, że zachowuje się czystość obrotów na kontach.
Zapis techniczny stosowany jest w praktyce w celu zachowania czystości obrotów na kontach wynikowych, tzn. na kontach zespołu 4, 5 i 7. Można również dokonywać zapisów technicznych w stosunku do kont rozrachunkowych i kont przeznaczonych do ewidencji środków pieniężnych, jeżeli jednostka uzna to za uzasadnione.
Każda korekta błędnego zapisu musi być udokumentowana poleceniem księgowania – PK, które wystawia się w celu dokonania poprawnego zapisu.
PRZYKŁAD
Odpis
Jednostka dokonuje miesięcznych odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości 1500 zł. W kwietniu 2015 r. dokonała błędnego księgowania poprzez zawyżenie odpisu o 1000 zł. Jednostka skorygowała błąd za pomocą storna czarnego, stosując zapis techniczny.
Objaśnienia do schematu:
1. PK – miesięczny odpis czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów kwota (błędny zapis) kwota 2500 zł: strona Wn konta „Koszty Zarządu” oraz strona Ma konta „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
2. PK – korekta błędnego zapisu (2500 zł – 1500 zł) za pomocą storna czarnego: strona Wn konta „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” oraz strona Ma konta „Koszty zarządu”.
3. Zapis techniczny dla czystości obrotów kwota ze znakiem minus: strona Wn konta „Koszty Zarządu” oraz strona Ma konta „Koszty Zarządu”.
PRZYKŁAD
Towary
Jednostka zakupiła towary o wartości brutto 3444 zł (w tym VAT naliczony 644 zł) z przeznaczeniem do dalszej odsprzedaży. W księgach rachunkowych dokonano błędnego księgowania. Wartość towarów handlowych zamiast na koncie „Towary” ujęto na koncie „Zużycie materiałów i energii”. W przypadku dokonywania korekt błędnych zapisów jednostka stosuje zapis techniczny również w stosunku do kont rozrachunkowych.
Objaśnienia do schematu:
1. Zaksięgowanie FV:
a) kwota brutto 3444 zł: strona Wn konta „Rozliczenie zakupu” strona Ma konta „Rozrachunki z dostawcami”;
b) kwota netto 2800 zł: strona Wn konta „Zużycie materiałów i energii”, strona Ma konta „Rozliczenie zakupów”;
c) kwota VAT 644 zł: strona Wn konta „VAT naliczony”, strona Ma konta „Rozliczenie zakupu”;
2. PK – korekta błędnego zapisu za pomocą storna czerwonego kwota – 2800 zł:
a) strona Wn konta „Zużycie materiałów i energii”, strona Ma konta „Zużycie materiałów i energii”;
b) oraz prawidłowy zapis kwota 2800 zł: strona Wn konta „Towary” i strona Ma konta „Rozliczenie zakupu”.
apisu.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
