W 2023 r. w Polsce dostępne są różne zachęty podatkowe w CIT, których celem jest stymulowanie wzrostu innowacyjności polskiej gospodarki. Jednym z takich rozwiązań jest ulga na działalność badawczo-rozwojową, po którą mogą sięgnąć wszyscy przedsiębiorcy niezależnie od wielkości posiadanej firmy, prowadzący działalność w tym zakresie - piszą Bartosz Głowacki, Konrad Medoliński i Dariusz Fistek z MDDP.

Przedsiębiorcy mogą skorzystać z dodatkowego odliczenia od podstawy opodatkowania w wysokości 100 proc. kosztów kwalifikowanych, a w przypadku podatników posiadających status centrum badawczo-rozwojowego nawet do 150 proc. kosztów kwalifikowanych. Na pytania dotyczące szczegółów funkcjonowania ulgi B+R odpowiadają eksperci podatkowi prowadzący na Platformie Wiedzy MDDP szkolenie „Tax incentives in Polish CIT for 2023”.

O co pytają na szkoleniach

Zbieg preferencji

PROBLEM Czy jednocześnie można korzystać z ulgi B+R oraz IP Box?

ODPOWIEDŹ Prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu ustawy podatkowej z jednej strony stwarza możliwość rozliczenia ulgi badawczo-rozwojowej, a z drugiej stanowi warunek opodatkowania określonej kategorii przychodów 5-proc. stawką w ramach IP Box. Oba te rozwiązania stykają się także na płaszczyźnie kosztowej: ulga B+R jest ulgą związaną z wydatkami, z kolei IP Box chociaż konstrukcyjnie dotyczy dochodu, wymaga obliczenia zarówno podstawy opodatkowania, jak i tzw. wskaźnika nexus.

Do końca 2021 r. możliwe było stosowanie obu tych ulg naprzemiennie, tj. w takim sensie, że dochód deklarowany do IP Box nie mógł być jeszcze objęty odliczeniem z tytułu działalności B+R. Od 1 stycznia 2022 r. możliwe jest łączenie obu tych rozwiązań przez podatnika w taki sposób, że od dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej podatnik może odliczyć koszty kwalifikowane dla ulgi B+R, które doprowadziły do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia przez podatnika tego prawa kwalifikowanego.

Umowy o współpracę z przedsiębiorcami

PROBLEM Czy do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R można zaliczyć wydatki na wynagrodzenie osób zatrudnionych na podstawie umów B2B?

ODPOWIEDŹ Ulga B+R pozwala uwzględnić w kosztach kwalifikowanych (czyli takich, które pomniejszą podstawę opodatkowania) koszty wynagrodzeń ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, a także koszty wynagrodzeń wypłacanych z tytułu umów o dzieło lub umów zlecenia, z tytułu których podatnik jest płatnikiem składek. Niestety koszty wynikające z innych umów o współpracę, zawartych z osobą fizyczną działającą w charakterze przedsiębiorcy, nie będą kosztami kwalifikowanymi. Warto pamiętać, że dotyczy to także tych sytuacji, w których umowa o dzieło czy umowa zlecenia są zawierane z przedsiębiorcą.

Wynagrodzenia urlopowe

PROBLEM Czy do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R można zaliczyć wydatki na wynagrodzenie pracownika w trakcie jego urlopu lub choroby?

ODPOWIEDŹ Obecnie nie ma podstaw prawnych do wyłączenia z kosztów kwalifikowanych przychodów pracownika B+R otrzymanych, gdy nie świadczy on pracy z powodu urlopu, choroby lub innej usprawiedliwionej nieobecności. Stanowisko to – wbrew temu, co twierdzą organy podatkowe – zostało wielokrotnie potwierdzone przez sądy administracyjne. Innymi słowy, koszty wynagrodzenia pracownika za czas urlopu, zwolnienia lekarskiego i innych usprawiedliwionych nieobecności powinny stanowić koszty kwalifikowane ulgi B+R. Przy czym w naszej ocenie zasadne jest tutaj kierowanie się proporcją – koszty takie stanowią koszty kwalifikowane w proporcji, w jakiej stosunek czasu pracy faktycznie poświęconego na działalność badawczo-rozwojową pozostawał do ogólnego wymiaru czasu pracy.

Pamiętajmy, że do kosztów pracowniczych jako kosztów kwalifikowanych wchodzą różne elementy szeroko rozumianego wynagrodzenia, tj. poza wynagrodzeniem zasadniczym mogą to być: wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki (funkcyjny, praca nocna itp.), nagrody, premie, ekwiwalenty (np. za urlop, pranie odzieży roboczej), koszty świadczeń nieodpłatnych finansowanych przez spółkę (np. pakiety medyczne).

Systematyczność działalności B+R

PROBLEM Czy działalność badawczo-rozwojowa musi być prowadzona stale? Jak rozumieć kryterium systematyczności?

ODPOWIEDŹ Definicja działalności B+R dla celów podatkowych wskazuje, że jest to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Systematyczność można jednak sprowadzić do procesów w ramach jednego projektu. Systematyczność działalności B+R oznacza prowadzenie jej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. Co ważne, działalność B+R jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi takie prace, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie. W objaśnieniach podatkowych z 15 lipca 2019 r. do IP Box czytamy, że „spełnienie kryterium «systematyczności» danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona, ani też od istnienia planu, co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalność w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną”. Warto wspomnieć, że organy podatkowe przez długi czas inaczej interpretowały tę cechę działalności B+R, wskazując, że systematyczność wymaga prowadzenia działalności B+R w dłuższej perspektywie czasu, co wykluczało z ulgi B+R zdarzenia jednorazowe. Obecna praktyka jest jednak inna.

Nowość produktu

PROBLEM Co oznacza, że działalność nastawiona jest na opracowanie nowego produktu? Co jest punktem odniesienia przy definiowaniu nowości produktu – rynek czy działalność prowadzona przez podatnika?

ODPOWIEDŹ Najłatwiej na to zagadnienie spojrzeć przez definicję prac rozwojowych. Są one działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń. W każdym przypadku mówimy tutaj o zmienionym, ulepszonym lub nowym produkcie czy usłudze z perspektywy podatnika prowadzącego tak zdefiniowaną działalność B+R. W przeciwnym przypadku ulga B+R w praktyce przysługiwałaby wyłącznie wynalazcom w skali całego świata.

Koszty pracownicze

PROBLEM Czy w przypadku ulgi B+R ewidencja czasu pracy jest dobrowolna czy konieczna?

ODPOWIEDŹ Koszty pracownicze są jedną z najważniejszych pozycji ulgi B+R. Za koszty kwalifikowane uznaje się poniesione w danym miesiącu wypłaty oraz sfinansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. Analogicznie dotyczy to czasu przeznaczonego na wykonanie usługi w zakresie działalności B+R, który oceniany jest poprzez stosunek tego czasu do całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu.

Przepisy formalnie nie wymagają prowadzenia ewidencji czasu pracy. Podatnicy prowadzący działalność B+R są jedynie zobowiązani w ewidencji rachunkowej wyodrębnić koszty działalności B+R. Tym niemniej zaprowadzenie szczegółowej ewidencji czasu pracy branego pod uwagę przy rozliczeniu ulgi B+R jest w interesie podatnika. To on musi przede wszystkim wykazać, że podejmowane przez pracownika czynności mają charakter działań B+R, a dodatkowo musi też określić czas pracy przeznaczony na działania B+R, aby policzyć wymaganą przepisami proporcję. Warto wspomnieć, że wzmianka np. w umowie o pracę, że do obowiązków danego pracownika należy podejmowanie czynności w ramach działalności B+R, jest niewystarczające. Dlatego też ewidencja czasu pracy – mimo że formalnie nie jest wymagana – w praktyce jest koniecznością. Dokładne zaewidencjonowanie czasu pracy i określenie wykonywanych w danym czasie czynności jest istotne, tym bardziej gdy podatnik prowadzi równolegle kilka różnych procesów o odmiennym charakterze, z których nie wszystkie mają cechy działalności B+R.

Wydatki na sprzęt

PROBLEM Czy amortyzacja środków trwałych i koszty środków niskocennych też są kosztem kwalifikowanym ulgi B+R?

ODPOWIEDŹ Ulga B+R pozwala uwzględnić w kosztach kwalifikowanych wartość wydatków poniesionych na nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych. W grę wchodzi tutaj również pozostały drobny sprzęt laboratoryjny. Dodatkowo do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć koszty usługi korzystania z aparatury naukowo-badawczej używanej wyłącznie w prowadzonej działalności B+R w ramach umowy zawartej z podmiotem niepowiązanym oraz koszty odpłatnego korzystania z takiej aparatury.

Za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym zaliczane do kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej; z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Co jest istotne, zgodnie z ostatnią praktyką w uldze B+R można również uwzględnić koszty surowców i materiałów przeznaczonych do wykonania prototypu niezbędnego do weryfikacji cech produktu i dokonania ewentualnych zmian w toku prac B+R.

Struktura organizacyjna

PROBLEM Czy można korzystać z ulgi BR, nie mając w organizacji wydzielonego specjalnego działu, komórki zajmującej się taką działalnością?

ODPOWIEDŹ Tak. Do skorzystania z ulgi konieczne jest, by czynności podejmowane przez podatnika miały charakter działalności B+R, nie jest jednak wymagane sformalizowanie takiej działalności i utworzenie wyspecjalizowanego działu B+R oraz zatrudnianie naukowców. Oznacza to, że pod uwagę mogą być brane wszystkie procesy o cechach działalności B+R podejmowane przez różne osoby i w różnych miejscach. Sformalizowanie procesów oczywiście może pomóc w udokumentowaniu zasadności i poprawności dokonywanego przez podatnika odliczenia i należy to uznać za dobrą praktykę.