Skany dokumentów nie wykluczają podatkowych kosztów

Skanowanie papierowych dokumentów, żeby przechowywać je wyłącznie w formie elektronicznej, nie odbiera możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów – potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Spytała o to spółka, która otrzymuje dużo faktur, faktur korygujących, not księgowych, rachunków itp. Wyjaśniła, że dokumenty, które dostaje w formie papierowej, są podstawą do zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych i do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Spółka skanuje te dokumenty, by następnie przechowywać je wyłącznie w formie elektronicznej. Papierowe utylizuje.

Chciała się upewnić, że nie odbierze jej to możliwości zaliczenia wydatków do podatkowych kosztów. Argumentowała, że ustawa o CIT nie reguluje sposobu przechowywania dowodów księgowych. Dlatego – jak twierdziła – dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie. Uważała, że brak (w wyniku utylizacji) oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie, że wydatek nie może być podatkowym kosztem.

Na potwierdzenie swojego stanowiska spółka musiała czekać aż cztery lata. Pierwotnie bowiem dyrektor KIS odmówił wydania interpretacji. Uznał, że nie może się wypowiadać w sprawie mocy dowodowej dokumentów i poprawności ich przechowywania.

Nie zgodziły się z tym sądy administracyjne obu instancji. Zwróciły uwagę na to, że spółka oczekiwała odpowiedzi, czy posiadanie jedynie skanów dokumentów nie pozbawi jej prawa do zaliczenia wydatków do podatkowych kosztów. Chodziło jej zatem o prawo do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów i to stanowiło istotę problemu – podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 listopada 2022 r. (sygn. akt II FSK 580/20).

Po tym orzeczeniu dyrektor KIS wydał interpretację, w której potwierdził, że stanowisko spółki było prawidłowe.©℗