Przez wiele lat przyzwyczailiśmy się do tego, że sporo spraw – szczególnie tych dotyczących bieżących, zwykle comiesięcznych rozliczeń podatkowych – załatwia się z urzędem skarbowym na telefon. Bywa, że mamy wręcz „gorącą linię” z urzędnikami. Tymczasem może być to dla nas tyleż wygodne, co bardzo niebezpieczne rozwiązanie.
Bynajmniej nie tylko dlatego, że „gorącą linią” zwykle nazywano awaryjny, bezpośredni system kontaktu między wrogimi państwami i że wobec tego pojęcie to kojarzy się z Zimną Wojną. Raczej dlatego, że – jeżeli nie chcemy rozpętać otwartej wojny z naszym urzędem skarbowym (a później, być może, także z innymi organami Krajowej Administracji Skarbowej) – to od samego początku powinniśmy postawić na przejrzystość i precyzję w kontaktach z urzędnikami.
Co zrobić, kiedy dzwoni urząd skarbowy?
Gdy urzędniczka czy urzędnik sięgają po telefon, mają zwykle przed sobą całą stertę dokumentów na nasz temat, którą właśnie dokładnie przestudiowali. Być może zrobili sobie także szczegółowe notatki i dokładnie wiedzą, co ewentualnie się nie zgadza oraz jakie pytania powinni nam zadać. My zaś jesteśmy taką rozmową nierzadko zaskoczeni, trochę (lub bardziej niż trochę) zestresowani i – co zupełnie naturalne – nie znamy na wyrywki wszystkich szczegółowych danych dotyczących nas lub naszego biznesu, nie mówiąc już o pamiętaniu detali wprowadzanych do rozliczeń podatkowych (choćby i tych wysłanych dzień wcześniej do urzędu).
Rzadko się zdarza, abyśmy odbierając nagły telefon mieli akurat pod ręką coś do zrobienia notatek (tablet, notes, laptopa), więc zwykle przy okazji takiej rozmowy niczego nie zapisujemy. Nasi rozmówcy z urzędu skarbowego tymczasem korzystając z okazji dodają różne adnotacje i notatki służbowe, które – siłą rzeczy – pozostawione bez naszego komentarza mogą dość szybko zamienić się w początek kolejnej sprawy podatkowej. Może się także zdarzyć, że zostaniemy zrozumiani przez urzędników opacznie i sprowokujemy uruchomienie kolejnych procedur, zostaniemy wytypowani do kontroli lub nawet sprowokujemy wszczęcie przez naczelnika urzędu skarbowego postępowania w celu zweryfikowania przypuszczenia co do potencjalnych nieprawidłowości.
Jeszcze gorzej, gdy w pośpiechu i dla tzw. świętego spokoju zobowiążemy się przesłać do urzędu całą serię dokumentów i tę obietnicę szybko zrealizujemy. Dla skarbówki to niezwykle pomyślny bieg zdarzeń: wezwania formalnie nie było, ale dokumenty się jednak pojawiły i w efekcie mogą stać się początkiem bardzo twórczej interpretacji urzędników – wszak znowu nie towarzyszy tym dokumentom żaden nasz komentarz, a część z nich może być w ogóle bardzo luźno związana (lub wcale niezwiązana) ze sprawą, którą omawialiśmy telefonicznie.
Znajomość procedur to podstawa kontaktów z organem skarbowym
Gdy z tego wszystkiego później wyniknie jakiś spór, to przekazanych zbyt pochopnie dokumentów i niekorzystnych dla nas notatek nie da się już usunąć z akt sprawy. Coś, co mogło być co najwyżej trudniejszą dyskusją, przybierze formę poważnego (i kosztownego) konfliktu. Warto więc pamiętać, że obowiązująca Ordynacja podatkowa – która jest ustawą regulującą wszystkie najważniejsze kwestie dotyczące kontaktów podatników ze Skarbówką – telefoniczny kontakt z podatnikami przewiduje (wcale nie bez powodu i bardzo rozsądnie) wyłącznie w sprawach uzasadnionych ważnym interesem adresata lub gdy stan sprawy tego wymaga (art. 160).
Zasada ta jest wyjątkiem od ogólnie obowiązującej zasady pisemności (art. 126), która gwarantuje przejrzystość procedury i wyrównuje szanse podatnika w kwestii możliwości precyzyjnego wyjaśniania faktów i prezentowania swoich racji. Tylko w ten sposób wymiana informacji lub dyskusja ze Skarbówką są bezpieczne. Gdy mamy wątpliwości względem skutecznych i bezpiecznych technik komunikacji w sprawach podatkowych, warto skorzystać ze wsparcia doradców podatkowych – wdrożyć zestaw dobrych praktyk, a w bardziej skomplikowanym przypadku zdać się na umiejętności i doświadczenie specjalistów. Wtedy jest spora szansa, że żadnej zimnej wojny z tego nie będzie.