Zakup wyposażenia do siłowni, finansowanie zajęć tenisa czy jogi dla załogi – to tylko niektóre z wydatków, które ostatnio dyrektor KIS pozwolił zaliczać pracodawcom do kosztów. Nie zawsze jednak wykładnia jest równie korzystna dla wszystkich zainteresowanych stron.
Skutki podatkowe przekazywania świadczeń pracownikom przez pracodawców to nie jest nowy temat, ale ostatnio zyskał na swej aktualności za sprawą nowych wyroków i interpretacji, które są ważne zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla zatrudnionych przez nich osób. Bo o ile w praktyce to głównie pracodawcy – jako płatnicy (PIT od przychodów pracownika) i podatnicy (koszty uzyskania przychodów i VAT pracodawcy) – przekazując świadczenie, muszą dążyć do dokonania prawidłowych rozliczeń z fiskusem, o tyle konsekwencje części ich decyzji spoczywają również na pracowniku jako podatniku. W przypadku bowiem obciążenia podatkiem dochodowym pracownika, pracodawca jako płatnik nalicza i pobiera zaliczkę, ale to pracownik jako podatnik dokonuje rozliczenia rocznego. Nie zgadzając się z decyzją płatnika, podatnik może dokonać innego rozliczenia niż to zastosowane przez pracodawcę. Najczęściej jednak dyskusje pomiędzy pracodawcą a pracownikiem występują już wcześniej, w trakcie roku.
Rozbieżne interesy
Paradoksalnie niektóre wykładnie korzystne dla pracownika nie do końca muszą podobać się pracodawcy. Przykładem tego może być wykładnia dotycząca momentu uzyskania przychodu w związku z otrzymaniem przez pracownika punktów w systemie kafeteryjnym. W tym przypadku najpierw dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (np. interpretacja z 8 lutego 2023 r. nr 0113-KDIPT2-3.4011.1032.2021.1.MS), a następnie Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 14 marca 2023 r.; sygn. akt II FSK 2116/20) potwierdzili, iż pracownik uzyskuje przychód nie z momentem otrzymania punktów, a dopiero wraz ich wykorzystaniem. Można by stwierdzić, że jest to rozsądna wykładnia, gdyż dopiero konsumując punkty, pracownik uzyskuje przysporzenie, jednak może to prowadzić do poważnych komplikacji po stronie pracodawcy jako płatnika. W istocie bowiem musi on monitorować sposób wykorzystania punktów. Nie przysporzy to problemu przy niedużym programie o krótkim czasie trwania. Co jednak, jeżeli punkty mogą być wykorzystanie przez długi czas, a więc mogą z nich korzystać również byli pracownicy? Jak pracodawca ma „zapanować” nad ich wykorzystaniem i zrealizować obowiązki płatnicze? Czy raczej nie należałoby potraktować punktów jako quasi-środków płatniczych? Z innej strony uznanie, że otrzymanie punktów nie oznacza uzyskania przychodu, powinno decydować o braku przychodu również przy samym tylko otrzymaniu bonu, a idąc dalej, może również w momencie przekazania biletu do teatru itp. Powyższe pokazuje, że nawet korzystna wykładnia może przysporzyć problemów czy wręcz wprowadzać w błąd w podobnych sytuacjach lub prowokować do zastosowania zbliżonej wykładni, która niekoniecznie będzie uznana za prawidłową.
Poprawa komfortu pracy
Ostatnio można zaobserwować nieco przychylniejsze podejście dyrektora KIS do wydatków ponoszonych przez pracodawców w celu poprawy komfortu pracy i wypoczynku pracowników. Wystarczy chociażby wskazać na akceptację zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych przez pracodawcę na zakup wyposażenia siłowni, z której mogą korzystać pracownicy, oraz na jej utrzymanie (np. interpretacja dyrektora KIS z 13 lutego 2023 r. nr 0111-KDIB1-1.4010.777.2022.2.SG), czy finasowanie wciąż jeszcze dość „egzotycznych” dla niektórych zajęć jogi, pole dence, stretchingu czy doskonale znanego tenisa (interpretacja dyrektora KIS z 14 lutego 2023 r. nr 0111-KDIB1-3.4010.860.2022.2.JKU).
To, że pojawiły się takie interpretacje, nie może jednak powodować pomijania zasady celowości. W każdym takim przypadku, podobnie jak i przy innych wydatkach, kluczowe znaczenie ma to, czy pracodawca potrafi uzasadnić kosztowo wydatki, powiązać je – chociaż w pośredni sposób – ze swoją działalnością. Ponad wszelką wątpliwość czas epidemii COVID-19 i w niektórych firmach dwuletnia praca zdalna spowodowały rozluźnienie więzów pomiędzy pracownikami, a także w relacji pracodawca–pracownik. Jednocześnie cała ta sytuacja pokazała, jak ważne jest to, aby właściwie zadbać o zdrowie, a także jak istotne dla pracodawcy – dla zachowania ciągłości pracy i efektywniejszego jej wykonywania – jest zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy i możliwości regeneracji po niej. Wszystko to stanowi doskonałe argumenty dla potwierdzenia kosztowego charakteru wydatków ponoszonych przez pracodawców na integrację pracowniczą czy nabywanie dla pracowników świadczeń mających pozytywnie wpływać na ich kondycję (fizyczną i psychiczną), stan zdrowia etc.
Darowizny od firmy
Odnosząc się do kwestii świadczeń pracowniczych, warto też wskazać, że od pewnego czasu można zaobserwować praktykę, w ramach której problem PIT i ZUS przy takich świadczeniach jest rozwiązywany poprzez sklasyfikowanie ich jako darowizn. Co istotne, prawidłowość takiego postępowania potwierdził także dyrektor KIS (np. interpretacje z: 21 lutego 2023 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.61.2023.1.MS; 10 lutego 2023 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.873.2022.3.NM; 24 listopada 2022 r., 0113-KDIPT2-3.4011.719.2022.2.KKA),
Trzeba przy tym jednak dokładnie zbadać, czy darowizna w istocie ma miejsce, gdyż jak słusznie zostało wskazane w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13): „(…) jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać, lecz także postać różnego rodzaju świadczeń, które – nawet nieujęte w umowie o pracę – w praktyce są postrzegane jako jego element. (…) A zatem to nie zamiar obdarowania stanowi kryterium odróżnienia świadczeń pracodawcy, o których wartość należy podnieść podlegający opodatkowaniu dochód pracownika, od tych, które jego dochodu nie zwiększają. Kryterium tym musi być obiektywna ocena, czy świadczenie leżało w interesie pracownika, a jest tak wtedy, gdy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku”.
Do zastosowania takiego rozwiązania może dodatkowo zachęcać niedawne podwyższenie kwot wolnych w podatku od spadków i darowizn. Tak więc owszem, darowizna może być właściwym rozwiązaniem, korzystnym dla obdarowanego, jednak należy pamiętać o tym, że musi ona mieć charakter jednostronny, świadczenie musi być bezsprzecznie pod tytułem darmym, przekazywane kosztem darczyńcy i na dodatek należy pilnować, czy w cyklu pięcioletnim nie została przekroczona kwota wolna (jeżeli byłaby przekroczona, to trzeba zapłacić podatek od spadków i darowizn).
Co jednak szczególnie istotne, przekazane w ten sposób świadczenie ma być kosztem darczyńcy, tj. w pełni obciąża go ekonomicznie, ale nie stanowi dla niego kosztu podatkowego! Innymi słowy, decydując się na zastosowanie takiego rozwiązania, pracodawca musi pamiętać o tym, iż tym samym „rezygnuje” z możliwości uwzględnienia wydatku poniesionego na nabycie świadczenia w kosztach podatkowych. Czy jest to rozwiązanie opłacalne finansowo dla pracodawcy? W każdym przypadku należy dokładnie to policzyć, ale często tak. Niewątpliwie jest to działanie korzystne dla pracownika.
Czy zatem można przyznać, że fiskus łagodzi podejście? Stwierdzenie takie byłoby jednak zbyt daleko idące. Z jednej bowiem strony darowizna dla pracownika wcale nie jest nowym rozwiązaniem, już wcześniej było ono stosowane, a z drugiej, jeżeli istotnie miała miejsce darowizna (bo jest ona konieczna dla zastosowania wyłączenia właściwości PIT), to akceptacja fiskusa jest zbędna, gdyż lata temu o takim słusznym wydzieleniu otrzymanych darowizn spod opodatkowania PIT zadecydował prawodawca. Co więcej, Skarb Państwa nie traci na takim ukształtowaniu relacji pracownik–pracodawca, gdyż z przekazaniem darowizny przez pracodawcę, o czym już było wcześniej, nie mogą wiązać się koszty pracodawcy.
Wnioski
Przekazanie przez pracodawcę świadczeń pracownikom jest działaniem ciekawym fiskalnie, bo stawia pracodawcę w dwóch pozycjach fiskalnych: płatnika i podatnika, wymuszając na nim analizę podatkową jednego zdarzenia, ale na różnych płaszczyznach. Do tego dochodzi jeszcze ZUS, ale to jest najczęściej pochodna badania płatniczego w PIT, a także VAT.
To oznacza, że w tych przypadkach, w których nie ma bezsprzecznego wyłączenia z kosztów (jak w przypadku darowizny), pracodawca musi przeprowadzić analizę celowości wydatku – niezależnie od tego czy, ale również kiedy pracownik uzyskuje przychód podatkowy. Dla potrzeb badania „płatniczego” bardzo duże znaczenie ma treść wspomnianego powyżej wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2014 r., w którym została zamieszczona rzetelna, obszerna analiza, w przypadku której można jednak niejednokrotnie zaobserwować próby instrumentalnego wykorzystania tak przez jedną, jak i drugą stronę.
Warto przy tej okazji przypomnieć, że mechanizm rozliczeń podatkowych nie działa w drugą stronę. To, że po stronie pracownika występuje przychód, nie oznacza, że wydatek poniesiony w związku z tym przez pracodawcę stanowi jego koszt podatkowy. Ani bowiem przychód pracownika nie gwarantuje kosztu pracodawcy, ani koszt pracodawcy nie oznacza automatycznie przychodu pracownika.
Niewątpliwie można się cieszyć z bardziej racjonalnego podejścia do tego zagadnienia administracji skarbowej. Kierując się jednak doświadczeniem lat poprzednich, należy przypomnieć, że nie zwalnia to z konieczności gromadzenia dokumentów, które w razie potrzeby pozwolą na potwierdzenie przeznaczania i charakteru świadczeń, a co za tym idzie także celowości wydatków. Jednocześnie nie można zapominać o tym, iż niezależnie od tego, czy wydatek jest kosztem pracodawcy, musi on jako płatnik zbadać, czy (a jeżeli tak, to w jakim momencie) świadczenie generuje przychód po stronie pracownika. ©℗
poleca
