Stawki za 1 km przejazdu, w przypadku wykorzystywania przez pracownika do celów służbowych prywatnego pojazdu, nie były zmieniane przez 16 lat. Jednak do prawodawcy dotarło w końcu, że konieczne jest ich podwyższenie, i uczynił to w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2023 r. poz. 5). Od 17 stycznia (tego dnia wchodzą w życie nowe przepisy) wysokość stawek wynosi:
  • dla samochodu osobowego:
• pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł (dotychczas było 0,5214 zł),
• pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł (zamiast 0,8358 zł),
  • dla motocykla - 0,69 zł (zamiast 0,2302 zł),
  • dla motoroweru - 0,42 zł (zamiast 0,1382 zł). [ramka]
Czy można ustalić niższe lub wyższe stawki
Wskazane w rozporządzeniu stawki mają charakter maksymalny, co oznacza, że nic nie stoi na przeszkodzie temu, by - bez jakichkolwiek negatywnych konsekwencji fiskalnych - pracodawca ustalił stawki w niższych kwotach niż ministerialne. Oczywiście, biorąc pod uwagę wysokość tych stawek - nawet już po podwyższeniu - w porównaniu z faktycznymi kosztami eksploatacji pojazdu, stosowanie innych stawek niż maksymalne mogłoby być źle odebrane przez pracowników, chociaż formalnie jest to dopuszczalne.
Pracodawca prywatny może również zdefiniować i stosować wyższe stawki, jednak wówczas musi liczyć się z niekorzystnymi efektami podatkowymi zarówno w obszarze jego własnych kosztów uzyskania przychodów, jak i podstaw opodatkowania i oskładkowania pracownika. ©℗
Ale zmiana stawki przewidzianej w rozporządzeniu to nie wszystko. Ważne jest od kiedy ta nowa, wyższa ma zastosowanie.

Od kiedy stosować

Wbrew pierwotnemu założeniu przepisy wprowadzające wyższą stawkę za 1 km przebiegu nie weszły w życie z początkiem miesiąca, a po upływie 14 dni od dnia publikacji rozporządzenia zmieniającego - tj. 17 stycznia 2023 r. To mogłoby oznaczać, że ustalanie miesięcznego ryczałtu na jazdy lokalne byłoby kłopotliwe, bo należałoby dokonać rozliczenia proporcjonalnego, co mogłoby być szczególnie uciążliwe w styczniu, gdyby miały miejsce jakieś wyłączenia dla poszczególnych dni (ze względu na urlop, zwolnienie czy podróż służbową). Tak jednak nie jest.
Samochód służbowy dla celów prywatnych ze składkami
Samochód służbowy dla celów prywatnych ze składkami

Zobacz również
W rozporządzeniu przewidziano bowiem przepis przejściowy, który brzmi: „W przypadku gdy oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych zostało złożone i nierozpatrzone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu przy zwrocie kosztów używania pojazdów do celów służbowych stosuje się stawki określone w niniejszym rozporządzeniu”. Tym samym w odniesieniu do miesięcznego ryczałtu (czyli jak należy wnioskować do ryczałtu na jazdy lokalne z uwzględnieniem stałej, umownej liczby kilometrów) decyduje to, kiedy zostało złożone i rozliczone oświadczenie. Jak bowiem postanowił minister infrastruktury, w przypadku gdy oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych zostało złożone i nierozpatrzone przed 17 stycznia 2023 r. (tj. przed dniem wejścia w życie zmian), do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu przy zwrocie kosztów używania pojazdów do celów służbowych stosuje się stawki określone w niniejszym rozporządzeniu. Może to stanowić zachętę do tego, by np. oświadczenie odnoszące się do grudnia było złożone dopiero 17 stycznia 2023 r.

Nie mylić z delegacją

Ale co ważne, zachęta ta nie dotyczy rozliczenia kosztów podróży służbowej. Wbrew mocno mylącej redakcji wskazanego wyżej przepisu przejściowego, który w pierwszej części mówi o oświadczeniach dotyczących używania pojazdów do celów służbowych - bez zastrzeżenia, iż chodzi wyłącznie o jazdy lokalne - z dalszej części i wskazania na „kwoty miesięcznego ryczałtu” należy wnioskować, iż taka szczególna dyspozycja nie dotyczy zwrotu kosztów przejazdu w czasie podróży służbowej.
W konsekwencji tego należy przyjąć, że dla zwrotu kosztów takich przejazdów nie decyduje data złożenia czy rozliczenia oświadczenia, a to, kiedy (w jakim dniu) dana trasa była pokonana. W konsekwencji tego możliwe jest, że przejazdy w czasie jednej podróży służbowej będą rozliczane według różnych stawek: odcinki przejechane do 16 stycznia do północy według starej stawki, a odcinki przejechane od 17 stycznia od północy według nowej, wyższej stawki. Co jednak, gdy pracownik pokonał trasę z Zakopanego do Szczecina, wyjeżdżając z Zakopanego o godz. 18? Czy to oznacza, że powinien szczegółowo ustalić, ile kilometrów przejechał do północy, a ile już w dniu 17 stycznia 2023 r.? Na to wychodzi. Zdecydowanie rozsądniej byłoby w takiej sytuacji zastosować mechanizm taki, jak zapisany w przepisach zmieniających dla ryczałtów miesięcznych, lub chociaż wskazać, iż decyduje stawka z dnia zakończenia podróży służbowej (zwłaszcza że podwyższenie stawki jest bardzo spóźnione i taki mały gest wobec pracowników byłby dalece pożądany). Niestety, w tym przypadku prawodawca nie zastosował żadnego przepisu przejściowego i przy rozliczeniu podróży służbowych rozpoczętych przed 17 stycznia 2023 r. i zakończonych w tym dniu lub później osoby zajmujące się ich rozliczeniem będą miały nieco więcej pracy.

Skutki podatkowe dla pracodawcy…

Przypomnijmy, że od wysokości stawki za kilometr uzależniona jest kwota, jaką pracodawca zwracający pracownikowi koszty przejazdów w czasie podróży służbowej samochodem niezapewnionym przez pracodawcę zaliczy do kosztów podatkowych. W obu ustawach o podatkach dochodowych ustawodawca godzi się na to, by w takiej sytuacji pracodawca uwzględnił w rachunku podatkowym po stronie kosztów kwotę wyznaczoną jako iloczyn stawki za 1 km przejechanej i zaewidencjonowanej trasy oraz określonej przez prawodawcę stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Dodatkowo przepisy stanowią, że w takim przypadku przebieg powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Ta sama stawka decyduje również o tym, jaka kwota zostanie przez pracodawcę uwzględniona w kosztach w przypadku, gdy zwraca pracownikowi koszty jazd lokalnych w miejscu zatrudnienia pracownika. W takiej sytuacji zwrot kosztów może być wyznaczany w sposób zryczałtowany, z uwzględnieniem limitu właściwego dla danej miejscowości lub gminy ze względu na liczbę jej mieszkańców (300, 500 lub 700 km - odpowiednio przy liczbie mieszkańców do 100 tys., pomiędzy 100 a 500 tys. i w przypadku miasta/gminy powyżej 500 tys. mieszkańców), z ewentualnym uwzględnieniem charakteru pracy (np. służba leśna, parków narodowych).
Podwyższenie stawki za 1 km z jednej strony decyduje o tym, iż pracownikowi wypłacana jest wyższa kwota tytułem zwrotu kosztów przejazdów w czasie podróży służbowej lub pojazdem prywatnych w jazdach lokalnych, z drugiej - zwiększa koszty pracodawcy.

…i pracownika

Wysokość stawki jest istotna także ze względu na obciążenia fiskalne pracownika. W przypadku zwrotu kosztów podróży służbowej wyznaczona na podstawie ewidencji tzw. kilometrówka stanowi przychód zarówno zwolniony od PIT, jak i wyłączony z podstawy naliczania składek odprowadzanych do ZUS. Z kolei jeżeli chodzi o zwrot kosztów używania pojazdu w przejazdach lokalnych, o ile co do zasady przychód nie jest objęty zwolnieniem od PIT (z nielicznymi wyjątkami), o tyle nie są od niego naliczane składki na ubezpieczenia społeczne czy ubezpieczenie zdrowotne.
Podobne mechanizmy fiskalne występują w przypadku podróży w sprawach zleceniodawcy osób świadczących pracę w ramach innego stosunku prawnego niż świadczenia pracy. Stąd tak wyczekiwane było podwyższenie stawek za 1 km przebiegu pojazdu.
Warto przy okazji zwrócić uwagę na to, że prawodawca cały czas nie traktuje w żaden szczególny sposób samochodów elektrycznych czy hybrydowych. W przypadku tych pierwszych pojemność silnika - typowa dla silników spalinowych - nie występuje, jeżeli chodzi o drugie, to często silnik spalinowy, wspomagany silnikiem lub silnikami elektrycznymi, ma mniejszą pojemność niż silnik spalinowy, który pracuje w pojeździe samodzielnie. W praktyce oznacza to, że dla samochodów elektrycznych rozliczenie kosztów podróży służbowych, a także jazd lokalnych, musi być dokonywane z zastosowaniem niższej stawki samochodowej (czyli 0,89 zł), a w przypadku samochodów hybrydowych decyduje pojemność silnika spalinowego.©℗

poleca