Czy data sporządzenia sprawozdania jest jego niezbędnym elementem. Jaki paragraf klasyfikacji jest odpowiedni dla naprawy drogi gminnej. Dlaczego nie może być różnic między danymi z ewidencji księgowej a danymi sprawozdawczymi. Odpowiadamy na pytania w tekście.
Jestem nowym pracownikiem referatu budżetowego starostwa powiatowego. Mam wątpliwość związaną z umieszczaniem na sprawozdaniu jednostkowym Rb-Z daty jego sporządzenia. Poprzednia osoba, która się tym zajmowała, dotychczas tego nie pilnowała. Czy jest to wymagane przez przepisy? Bo nie mogę nic na ten temat znaleźć w instrukcji sporządzania sprawozdań.
W pytaniu mowa jest o sprawozdaniu Rb-Z. Jest to kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji. W „Instrukcji sporządzania sprawozdań” (załącznik nr 8 rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych; dalej: rozporządzenie) zostały zgrupowane przepisy dotyczące sposobu wykazywania danych m.in. w sprawozdaniu Rb-Z. W szczególności uregulowano tam układ przedmiotowy i podmiotowy prezentowania danych sprawozdawczych (par. 2 rozporządzenia). Wymaga jednak podkreślenia, że ani z tych przepisów, ani z innych regulacji rozporządzenia nie wynika w sposób jednoznaczny obowiązek wskazywania daty sporządzenia sprawozdania, np. Rb-Z.
Nie oznacza to, że taka powinność nie istnieje. Należy bowiem zwrócić uwagę na konstrukcję załącznika nr 1 do rozporządzenia, dotyczącego właśnie wzorca wspomnianego sprawozdania. Tamże na drugiej stronie pod końcowym danymi sprawozdawczymi zawarto bowiem pola – „kierownik jednostki (jednostki obsługującej)/przewodniczący zarządu” oraz „rok m-c dzień”.
W rozstrzygnięciu problemu pomocne może być też stanowisko zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie z 29 kwietnia 2022 r. (znak WK.6130.2.22). Stwierdzono w nim nieprawidłowość: „przypadki braku daty sporządzenia na kwartalnych sprawozdaniach jednostkowych Starostwa Powiatowego Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji. Powyższe uniemożliwia kontrolę terminowości sporządzenia przedmiotowych sprawozdań bez uzyskania dodatkowych wyjaśnień oraz stanowi o ich niezgodności z treścią formularza sprawozdania określoną: (...) w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych – w przypadku sprawozdania wg stanu na koniec I kwartału 2021 r.”.
Dlatego, reasumując, można stwierdzić, że wymóg podawania daty sporządzenia sprawozdania kwartalnego Rb-Z wynika z samego wzorca tego sprawozdania. W konsekwencji należy bezwzględnie wprowadzać wspomniane dane w sprawozdaniu, aby uniknąć zarzutów w razie kontroli prowadzonej przez RIO. ©℗
Podstawa prawna
par. 2, załączniki nr 1 i 8 do rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2396; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2431)
Jako gmina musimy wykonać doraźną naprawę drogi gminnej po ulewach, koszt obejmuje m.in. dowóz żwiru z rozplantowaniem. Mam jednak problem z ujęciem tej kwoty w paragrafie wydatkowym. Czy właściwe będzie zadekretowanie faktury do paragrafu 421, bo ma to związek z funkcjonowaniem jednostki?
Na początku przypomnijmy, jakie zadania ma przypisana gmina. Podstawowe znaczenie ma tu art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z nim zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty należy do zadań własnych gminy, a zadania własne obejmują m.in. sprawy:
- ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej;
- gminnych dróg, ulic, mostów, placów oraz organizacji ruchu drogowego;
- wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, wysypisk i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną oraz gaz;
- działalności w zakresie telekomunikacji;
- lokalnego transportu zbiorowego.
Z powyższego niewątpliwie wynika, że do gminy należą sprawy dotyczące gminnych dróg czy ulic. Pozostawanie określonych zadań w sferze właściwości danej jednostki samorządu terytorialnego determinuje również ponoszenie wydatków w danym zakresie przedmiotowym. W konsekwencji zachodzi konieczność ujęcia wydatku w budżecie danego samorządu, rzecz jasna z uwzględnieniem odpowiednich wymogów, w tym w zakresie klasyfikacji budżetowej. Skoro tak, to konieczne będzie odniesienie się do rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie klasyfikacji).
W pytaniu opisano, że wydatek ma związek z bieżącą naprawą drogi gminnej, uszkodzonej w wyniku oddziaływania warunków atmosferycznych. Sugerowana klasyfikacja budżetowa ‒ tj. paragraf 421 – nie będzie jednak właściwym rozwiązaniem klasyfikacyjnym. Dla przypomnienia, wspomniany paragraf ma oznaczenie: „Zakup materiałów i wyposażenia”. Z jego opisu wynika zaś, że w paragrafie tym ujmuje się zakup materiałów i wyposażenia związany z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostek, w tym m.in.: leków i środków opatrunkowych na wyposażenie apteczek, prasy. Nie zalicza się do tego paragrafu zakupów dóbr przekazywanych osobom fizycznym w ramach deputatów i innych świadczeń w naturze dokonywanych z wydatków osobowych oraz zakupu środków żywności.
W kontekście specyfiki wydatku, a więc zakupu żwiru z rozplantowaniem na drodze gminnej, należy rozważyć inną podziałkę klasyfikacyjną, która będzie adekwatna. Będzie to paragraf 427 oznaczony jako: „Zakup usług remontowych”. W jego opisie podano, że obejmuje wydatki na zakup usług remontowych (z wyjątkiem wydatków na zakup usług świadczonych przez osoby fizyczne, objętych paragrafami: 401 do 403, 405, 406, 408 do 410, 417 i 434), w szczególności usługi obce o charakterze przemysłowym, polegające głównie na przywracaniu wartości użytkowej wyrobów przemysłowych; usługi budowlano-montażowe, w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków, a także koszty zleconego opracowania dokumentacji oraz założeń projektowych czy usługi w zakresie remontów dróg.
Zatem faktura za zakup żwiru z rozplantowaniem powinna zostać zadekretowana do paragrafu 427, skoro ma związek z zadaniem remontowym. ©℗
Podstawa prawna
art. 7 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 559; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561)
rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 513; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1571)
Regionalna izba obrachunkowa w trakcie kontroli zarzuciła naszej gminie zaniżenie kwot związanych z kredytem w rachunku bieżącym (krótkoterminowym) podawanych w Rb-Z (jako zobowiązanie) i w sprawozdaniu Rb-NDS (jako przychód). Stan środków w ewidencji księgowej odbiega o kilka tysięcy złotych od danych w ww. sprawozdaniach. Czy naruszono przepisy sprawozdawcze? Bo dane w ewidencji są chyba kluczowe.
Warto rozpocząć od przypomnienia art. 89 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.). Dotyczy on zaciągania zobowiązań przez jednostki samorządu terytorialnego. Wynika z niego, że JST mogą zaciągać kredyty i pożyczki oraz emitować papiery wartościowe na:
1) pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu JST;
2) finansowanie planowanego deficytu budżetu JST;
3) spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów;
4) wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.
Zatem niewątpliwie JST władne są zaciągać zobowiązania w celu sfinansowania zróżnicowanych potrzeb. Kwestią odrębną jest jednak należyte ich ewidencjonowanie i prezentowanie w sprawozdawczości. Co się tyczy aspektu ewidencyjnego, to rzecz jasna ujęcie na odpowiednich kontach powinno uwzględniać zasadniczo rozporządzenie ministra rozwoju i finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, a także wewnętrzne przepisy obowiązujące w jednostce, czyli tzw. politykę rachunkowości.
Na podstawie zadanego pytania należy wnioskować, że realne dane (rzeczywiste) dotyczące kredytu, zostały ujęte na odpowiednich kontach księgowych, a problem jest w tym, że dane te nie mają odzwierciedlenia we właściwych sprawozdaniach, w tym przypadku w Rb-Z oraz w Rb-NDS.
Jeśli chodzi o sprawozdanie Rb-Z, to jego podstawy normatywne wynikają z przepisów rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. W kontekście sposobu wykazywania danych w tym sprawozdaniu na szczególną uwagę zasługuje par. 1 ust. 1 oraz par. 2 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 załącznika nr 8 do tego rozporządzenia, czyli „Instrukcji sporządzania sprawozdań”. Z podanych przepisów wynika m.in. że – w części A sprawozdania Rb-Z należy wykazać wartość nominalną zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych na koniec danego okresu sprawozdawczego według tytułów dłużnych (układ przedmiotowy) oraz wobec grup wierzycieli (układ podmiotowy). Ponadto w układzie przedmiotowym prezentowane są zobowiązania, o których mowa w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 72 ust. 2 u.f.p., wynikające z tytułów dłużnych kredyty i pożyczki ‒ rozumiane jako zobowiązania wynikające z zaciągniętych kredytów i pożyczek i innych wymienionych tamże zobowiązań. Wreszcie w par. 2 ust. 2 ww. rozporządzenia postanowiono, że podstawą sporządzenia sprawozdań jest ewidencja księgowa jednostki oraz sprawozdania lub inne wiarygodne dokumenty poświadczające istnienie danego zobowiązania lub należności.
Z kolei w przypadku sprawozdania Rb-NDS na uwagę zasługują przepisy zawarte w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, a ściślej rzecz ujmując regulacje zawarte w załączniku nr 37 („Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”). W par. 12 pkt 5a postanowiono zaś, że w sprawozdaniu o nadwyżce/deficycie JST dane po stronie wykonania, dotyczące przychodów z tytułu: kredytów, pożyczek, emisji papierów wartościowych ‒ zawierają łączne kwoty dla poszczególnych tytułów i powinny być zgodne z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres sprawozdawczy.
Zatem z powyższego należy wnioskować, że różnice między danymi z ewidencji księgowej a danymi sprawozdawczymi nie powinny występować. Argument dotyczący wiążącej mocy danych ewidencyjnych wobec danych sprawozdawczych nie może legalizować różnic. Dlatego zastrzeżenia RIO są zasadne. Warto wspomnieć, że podobne naruszenia zostały również wykazane w wystąpieniu pokontrolnym RIO w Katowicach z 21 października 2022 r. (znak WK-610/26/4/22). Ewidencja księgowa jest ważna, lecz nie może zastępować danych błędnie wykazanych w sprawozdaniach, co dotyczy m.in. Rb-Z i Rb-NDS. Zarzut jest tym bardziej zasadny, że niewłaściwe dane dotyczą zobowiązania zaciągniętego przez gminę, co wpływa przecież na jej gospodarkę finansową. ©℗
Podstawa prawna
art. 72 ust. 2, art. 89 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1964)
rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 342)
par. 2 ust. 2 oraz załącznik nr 8 do rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2396; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2431)
par. 12 pkt 5a oraz załącznik nr 37 do rozporządzenia ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 144)
Zapraszamy do zadawania pytań
