W 2014 r. urząd marszałkowski przyznał dotację dla klubu sportowego na organizację obozu zimowego. Klub sportowy musiał zaciągnąć kredyt bankowy, bo trzeba było zapłacić zaliczkę za obóz. Po otrzymaniu faktury zaliczkowej dokonano księgowania: 200 Rozrachunki/134 Kredyty. W 2015 r. klub otrzymał drugą fakturę za resztę kosztów obozu. Dotacja z urzędu marszałkowskiego wpłynie, gdy klub sportowy złoży rozliczenie. Na jakich kontach trzeba zaksięgować dotację dla klubu sportowego na organizację obozu zimowego?
W przypadku organizacji pozarządowych większość dotacji stanowi ich podstawowe źródło uzyskiwania przychodów. Zatem takie dotacje powinny być ujmowane jako przychody z działalności operacyjnej – przychody statutowe. Wynika tak z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. W tym jednak wypadku mamy do czynienia z finansowaniem działań, które będą realizowane dopiero w 2015 r. Zatem w księgach rachunkowych należy zgodnie z zasadą memoriału ująć otrzymaną dotację na sfinansowanie obozu zimowego jako przychody przyszłych okresów na koncie 841 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów zapisem: strona Wn konta Rachunek bankowy, strona Ma konta Rozliczenia międzyokresowe przychodów.
Jeśli w 2014 r. była tylko obietnica dotacji, to można, choć nie trzeba, ująć ją jako należność: strona Wn konta Rozrachunki publicznoprawne – urząd marszałkowski, strona Ma konta Rozliczenia międzyokresowe przychodów.
Zaciągnięcie kredytu na zapłatę zaliczki należało ująć: strona Wn konta Rachunek bankowy, strona Ma konta Kredyty i pożyczki.
Zaś zapłatę zaliczki organizatorowi wypoczynku na podstawie umowy lub faktury proforma trzeba ująć: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami (w analityce nazwa podmiotu), strona Ma konta Rachunek bankowy.
Otrzymaną od dostawcy fakturę na zaliczkę należało ująć w 2014 r. jako rozliczenia zakupu, dlatego że obóz będzie dopiero realizowany w 2015 r. Chodzi o zapis: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami (w analityce nazwa podmiotu). W bilansie za 2014 r. ta kwota powinna być prezentowana jako zaliczki na dostawy, ewentualnie jako rozliczenia międzyokresowe kosztów – krótkoterminowe.
W 2015 r. po zrealizowaniu obozu wartość ujętą na koncie Rozliczenie zakupu należy zaksięgować: strona Wn konta Usługi obce – koszty działalności statutowej, strona Ma konta Rozliczenie zakupu.
Otrzymaną kolejną fakturę od dostawcy należy ująć już jako koszt – można zaksięgować przejściowo na koncie rozliczenie zakupu albo od razu na konto kosztów, w zależności od przyjętej techniki księgowania w organizacji: strona Wn konta Usługi obce – koszty działalności statutowej, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami (w analityce nazwa podmiotu).
Po otrzymaniu środków pieniężnych z urzędu marszałkowskiego na podstawie przedłożonego rozliczenia obozu zimowego trzeba dokonać księgowania: strona Wn konta Rachunek bankowy, strona Ma konta Rozrachunki publicznoprawne – urząd marszałkowski.
Następnie należy dokonać rozliczenia ww. kwot w części nieujętej uprzednio jako rozliczenia międzyokresowe przychodów: strona Wn konta Rozrachunki publiczno prawne – urząd marszałkowski, strona Ma konta Przychody z działalności statutowej (w Rachunku zysków i strat będą prezentowane jako przychody ze sprzedaży).
Należy też dokonać przeksięgowania kwot ujętych jako rozliczenia międzyokresowe przychodów: strona Wn konta Rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta Przychody z działalności statutowej. W rachunku zysków i strat za 2015 r. będą prezentowane jako przychody ze sprzedaży.
Należy także pamiętać o spłacie kredytu zaciągniętego na zapłatę zaliczki: strona Wn konta Kredyty i pożyczki, strona Ma konta Rachunek bankowy.
PRZYKŁAD 1
Dla członków klubu sportowego
Klub w 2014 r. złożył wniosek o dotację na organizację obozu sportowego w kwocie 45 000 zł. Decyzją Urzędu Marszałkowskiego dotacja została przyznana na 2015 r. w wysokości 43 000 zł. Zarząd klubu podjął więc kroki związane z organizacją obozu – wpłacił zaliczkę dla ośrodka wypoczynkowego w kwocie 20 000 zł i otrzymał fakturę potwierdzającą zaliczkę. Na jej zapłatę wykorzystano środki własne 6000 zł i 14 000 zł - przyznany kredyt. W styczniu 2015 r. odbył się obóz, którego koszt udokumentowany fakturami wyniósł 42 300 zł. Urząd przelał kwotę dotacji na konto klubu. Kredyt został spłacony wraz z odsetkami 150 zł.
Księgowania w 2014 roku
Objaśnienia do schematu:
Sp. Rachunek bankowy 7000 (DT)
1. Ujęcie dotacji na podstawie decyzji z UM w kwocie 43 000 zł: strona Wn konta Rozrachunki
publicznoprawne – urząd marszałkowski, strona Ma konta Rozliczenia międzyokresowe przychodów;
2. Zaciągnięcie kredytu na zapłatę zaliczki w kwocie 14 000 zł: strona Wn konta Rachunek bankowy, strona Ma konta Kredyty i pożyczki;
3. Zapłata zaliczki organizatorowi wypoczynku na podstawie umowy lub faktury proforma w kwocie 20 000 zł: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami – ośrodek wypoczynkowy, strona Ma konta Rachunek bankowy;
4. Otrzymanie od dostawcy faktury na zaliczkę w 2014 roku w kwocie 20 000 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami – ośrodek wypoczynkowy.
Księgowania w 2015 roku
Objaśnienia do schematu:
1. Otrzymano fakturę od dostawcy za realizację obozu na kwotę 22 300 zł nieujętą w fakturze zaliczkowej: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami – ośrodek wypoczynkowy;
2. Rozliczenie kosztu w kwocie 22 300 zł: strona Wn konta Usługi obce – koszty działalności statutowej, strona Ma konta Rozliczenie zakupu;
3. Ujęcie kosztów organizacji obozu zarachowanych na podstawie faktury zaliczkowej po realizacji świadczeń przez ośrodek wypoczynkowy w kwocie 20 000 zł: strona Wn konta Usługi obce – koszty działalności statutowej, strona Ma konta Rozliczenie zakupu;
4. Otrzymanie środków pieniężnych z urzędu marszałkowskiego na podstawie przedłożonego rozliczenia obozu zimowego w kwocie 42 300 zł: strona Wn konta Rachunek bankowy, strona Ma konta Rozrachunki publiczno prawne – urząd marszałkowski;
5. Przeksięgowania kwot ujętych jako rozliczenia międzyokresowych przychodów w kwocie 42 300 zł: strona Wn konta Rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta Przychody z działalności statutowej;
6. PK rozliczenie różnicy między kwotą dotacji należną na podstawie decyzji a kwotą przyznaną w wysokości 700 zł: strona Wn konta Rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta Rozrachunki publicznoprawne – UM;
7. Zapłata organizatorowi wypoczynku pozostałej części zobowiązania w kwocie 22 300 zł: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami – ośrodek wypoczynkowy, strona Ma konta Rachunek bankowy;
8. Spłata kredytu zaciągniętego na zapłatę zaliczki wraz z odsetkami:
a) 14 000 zł strona Wn konta Kredyty i pożyczki;
b) 150 zł strona Wn konta Koszty finansowe;
c) 14 150 zł strona Ma konta Rachunek bankowy.
Podstawa prawna
Art. 3 ust. 1 pkt 32, art. 6 ust. 1 i 2, art. 41 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).