Czy warto być reaktywnym i czekać do „najbliższej kontroli skarbówki”, czy może lepiej zbudować i aktywnie zarządzać funkcją podatkową, zgodnie z zasadami Good Tax Governance po to, by stabilnie zwiększać wartość przedsiębiorstwa?

Świat się zmienia, a wraz z nim całe otoczenie biznesu. Funkcjonując w jego ramach warto zastanowić się nad obszarem podatkowym dokładnie w takim samym stopniu, jak nad każdym innym kluczowym obszarem funkcjonowania firmy. Nie funkcjonuje on bowiem w izolacji od pozostałych. Powinien efektywnie współdziałać z innymi funkcjami przedsiębiorstwa tak, by z jednej strony dawać bezpieczeństwo i stabilny fundament wzrostu, a z drugiej pozwolić właściwie planować rozwój przy wsparciu licznych narzędzi dojrzałej funkcji podatkowej, które już dziś są dostępne.

Funkcja podatkowa – czyli co?

Funkcja podatkowa to ta część zasobów organizacji, która realizuje zadania w obszarze podatkowym. Historycznie, w wielu organizacjach sprowadzała się do osoby głównej księgowej. W dzisiejszym świecie jest to już dalece niewystarczające. Dlaczego? Powodów jest wiele. Po pierwsze, poziom skomplikowania systemu podatkowego, jego zmienność zarówno w obszarze legislacyjnym, jak i praktyki stosowania prawa. Kolejnym bardzo istotnym aspektem jest złożoność życia gospodarczego i operacji biznesowych, których organizacja jest częścią. Jeżeli dołożymy do tego stale rosnącą skalę biznesu (obrotów) to uzyskujemy obraz, w którym ryzyka związane z błędami w rozliczeniach podatkowych rosną wykładniczo. A pamiętać należy również o tym, że restrykcje i kary za nieprawidłowe rozliczenia podatkowe mogą być obecnie bardzo dotkliwe, zarówno dla organizacji, jak i osób nią zarządzających.

To właśnie głównie z tych powodów warto zastanowić się, jaką rolę w dzisiejszej organizacji ma pełnić funkcja podatkowa? Jakie zasoby osobowe, techniczne (narzędzia i systemy) mają być do niej alokowane, ale przede wszystkim właściwie zaplanować, jakie interakcje z zarządem, czy innymi działami w firmie powinna mieć?
Prawidłowo ukształtowana funkcja podatkowa w organizacji powinna nie tylko zapewniać bezpieczeństwo podatkowe, ale również wspomagać rozwój biznesu. Przykładowo, jeżeli planowane jest nowe przedsięwzięcie czy inwestycja o określonej strukturze, to funkcja podatkowa powinna po pierwsze być od samego początku zaangażowana w opracowanie koncepcji, identyfikując obszary ryzyka podatkowego i sposoby jego zarządzenia. Poza tym powinna również poszukiwać optymalnych narzędzi i sposobów realizacji takiego przedsięwzięcia, wskazując na możliwe do zastosowania ulgi, zwolnienia, czy też inne dostępne preferencje.

Tax Governance – jak organizować funkcję podatkową w nowoczesnej organizacji?

Pod pojęciem Tax Governance kryją się zasady, którymi organizacja kieruje się podejmując decyzje w obszarze podatków. Uporządkowane procesy, wspierane skutecznymi ramami organizacyjnymi, pozwalają na zarządzanie rozliczeniami bezpiecznie i efektywnie, przejrzycie i uczciwie wobec właścicieli, inwestorów, klientów oraz pracowników. To również wyraźny sygnał pod adresem administracji skarbowej i społeczności, której dana organizacja jest częścią, że wywiązuje się ona względem nich ze swoich zobowiązań.

W pierwszej kolejności należałoby ustalić cele, jakie postawione zostaną funkcji podatkowej. Oczywistym i pierwszym wydaje się być zapewnienie prawidłowości i terminowości prowadzenia rozliczeń podatkowych. To bardzo dobre założenie, które powinno być punktem wyjścia dla budowania funkcji podatkowej, niemniej w obecnej rzeczywistości paleta możliwości i wartościowych celów jest znacznie szersza. Funkcja podatkowa powinna wspierać biznes w jego bezpiecznym i efektywnym rozwoju – np. poprzez identyfikowanie i stałe monitorowanie ryzyk podatkowych oraz minimalizowanie ich w ramach dostępnych narzędzi prawnych, ale także weryfikowanie dostępnych benefitów, ulg, zwolnień i innych preferencji podatkowych, które mogą podnieść efektywność biznesu.

Współczesna funkcja podatkowa powinna również wspierać działania w obszarze ESG i transparentności podatkowej biznesu, co w dłuższej perspektywie wpływać będzie na tworzenie wartości organizacji.
Obecnie coraz więcej organizacji podejmuje wysiłki i działania na rzecz zrównoważonego rozwoju. Odpowiedzialny biznes, który z powagą podchodzi do zobowiązania realizowania celów zrównoważonego rozwoju, nie może pomijać lub lekceważyć zobowiązania do transparentnego rozliczania podatków, dbałości o właściwy nadzór nad obszarem podatkowym w swoich strukturach, czy też do niewdrażania sztucznych, agresywnych struktur podatkowych.

Oczywiście, wyznaczając cele dla funkcji podatkowej w organizacji należy uwzględnić również etap jej rozwoju, czy też strategiczne plany długofalowe. Stąd w każdym przypadku akcenty i poszczególne założenia mogą się różnić i ulegać zmianom. Niemniej bez wyznaczenia celów funkcji podatkowej z uwzględnieniem strategii całej organizacji, nie będzie ona mogła działać efektywnie i wspierać rozwoju firmy.

Wyzwania związane z zarządzaniem podatkami

Jeżeli już wyznaczone zostały cele dla funkcji podatkowej, należałoby się zastanowić, jakie wyzwania będą przed nią stały i jakie zasoby będą jej potrzebne do efektywnego realizowania powierzonych zadań? Nie chodzi tu jednak wyłącznie o osoby czy zespół, którym powierzymy funkcję podatkową, ale o cały ekosystem organizacji, w którym występują przeróżne interakcje, procesy i zależności odnoszące się bezpośrednio, lub nawet pośrednio, do obszaru podatkowego. Przykłady można mnożyć: dział marketingu wymyśla wspaniałą kampanię marketingową z konkursami i nagrodami – czy funkcja podatkowa odpowiednio wcześnie mogła ustrukturyzować takie pomysły, by później nie okazało się, że z wydaniem nagród wiąże się wiele nieprzewidzianych obowiązków podatkowych, a konkurs zmienia się w ponurą (również dla zwycięzców) drogę przez deklaracje, zgłoszenia i kontrole podatkowe? Kolejny przykład: zmiana łańcucha dostaw – czy funkcja podatkowa mogła z wyprzedzeniem przyjrzeć się nowemu schematowi po to, by zaproponować optymalne podatkowo oraz celnie procedury rozliczania i dokumentowania transakcji i zminimalizować obciążenia finansowe?

Jeśli spojrzymy z właściwej perspektywy na funkcję podatkową i umożliwimy jej realizację powierzonych zadań, może ona znacząco wesprzeć efektywny rozwój firmy i przyczynić się do budowania przewagi konkurencyjnej. Jeżeli jednak zaniedbamy ją, to może się okazać, że nawet na realizację jej podstawowych zadań, jak zapewnienie bezpieczeństwa podatkowego, nie będziemy mogli liczyć.

Wyzwania dla obszaru podatkowego dzisiaj i w przyszłości

Do niedawna w zasadzie większość organizacji traktowało funkcję podatkową jako element zapewnienia prawidłowego i terminowego rozliczenia podatków. Dojrzałe organizacje postrzegają ją jednak znacznie szerszej i znacznie poważniej traktują jej udział, nie tylko w bieżącym, ale również strategicznym zarządzaniu biznesem. To funkcja podatkowa może zapewnić organizacji przewagi konkurencyjne poprzez mądre dostosowywanie dostępnych narzędzi podatkowych do planów rozwojowych firmy. To funkcja podatkowa, poprzez np. udział w programach typu Cooperative Compliance (w Polsce Program Współdziałania) może znacząco podnieść nie tylko bezpieczeństwo podatkowe firmy, ale również jej prestiż i wartość. W najbliższych latach pojawią się też kolejne wyzwania dla obszaru podatkowego. Kwestia transparentności (obowiązki raportowe, w tym CBCR), kwestie działań na rzecz zrównoważonego rozwoju (np. raportowanie ESG, EFRAG), kwestie postrzegania firmy jako działającej odpowiedzialnie i etycznie (w tym w obszarze podatkowym) przez interesariuszy (inwestorów, klientów, organizacje społeczne). W krajach zachodniej Europy widać już wyraźnie, że te obszary zostały nie tylko zidentyfikowane, ale również są już odpowiednio zarządzane. Przykładowo, w wielu organizacjach tworzone są stanowiska dyrektorów ds. zarządzania podatkami (Tax Governance Director), których obszar działania wyznaczają strategiczne cele przedsiębiorstwa i jego zrównoważony oraz efektywny rozwój.

Czy warto świadomie zarządzać podatkami w firmie?

Na to pytanie zarządzający muszą odpowiedzieć sobie sami. Z punktu widzenia specjalistów w tym zakresie, na pewno obecnie warto do podatków podejść inaczej, niż działo się to do tej pory. W ramach praktyki zawodowej, jako doradcy mamy okazję przyglądać się dużym międzynarodowym organizacjom, dla których efektywne ramy wewnętrznego nadzoru podatkowego oraz niezależna funkcja podatkowa były od lat wbudowane zarówno w strukturę firmy, jak i jej organizację (sposób działania). To między innymi dzięki tym działaniom nie miały one problemów z rozliczeniami w relacji z organami podatkowymi. I nieprawdziwym byłoby stwierdzenie, że nie były kontrolowane, albo nie miały sporów z organami podatkowymi, jednak działania te były dla tych organizacji zawsze „pod kontrolą”. Prowadząc liczne spory z organami podatkowymi, których źródłem był często niewłaściwy nadzór nad obszarem podatkowym, widziałem wielokrotnie jak już sam spór (którego czasem można było uniknąć), powodował potężne turbulencje dla całej organizacji.
Jaka jest więc cena zaniedbania właściwego zbudowania i rozwoju funkcji podatkowej? Dużo wyższa niż poświęcenie się obszarowi Tax Governance i zbudowaniu organizacji według jego założeń.

______________________________________________

Michał Borowski, partner w zespole doradztwa podatkowego CRIDO / foto: materiały prasowe

Michał Borowski jest partnerem kierującym zespołem Tax Governance w CRIDO. Doradza w zakresie podatku VAT podmiotom prywatnym i publicznym, w tym największym miastom w Polsce. Wprowadza kluczowych przedsiębiorców do Programu Współdziałania, a także wspiera we wdrażaniu rozwiązań Cooperative Compliance (w tym strategii podatkowych). Reprezentuje klientów w kontrolach i postępowaniach podatkowych oraz sądowo-administracyjnych dotyczących sporów w obszarze VAT. Michał jest członkiem Rady ds. Przeciwdziałania Unikaniu Opodatkowania II kadencji powołanej przez Ministra Finansów, członkiem Krajowego Forum Fakturowania Elektronicznego oraz ekspertem podatkowym i Ministrem ds. Podatków Gospodarczego Gabinetu Cieni Business Centre Club. Brał udział w pracach Komisji Europejskiej nad tzw. Zieloną Księgą VAT (VAT Green Paper), w tym w pracach związanych ze zmianami dotyczącymi sektora publicznego. Za swoje osiągnięcia otrzymał dwukrotnie 2 miejsce w kategorii „Najlepszy doradca podatkowy: VAT” w rankingu „Dziennika Gazety Prawnej” (2019, 2014). Karierę zawodową rozpoczynał w międzynarodowej firmie doradczej, a następnie kierował praktyką VAT w znanej polskiej kancelarii. W 2014 r. dołączył do CRIDO. Od 2009 roku posiada uprawnienia doradcy podatkowego.

Skontaktuj się z autorem: Michal.Borowski@crido.pl