Obywatel Ukrainy i umowa zlecenia. Jak zastosować przepisy o podatku PIT?

Ukrainiec wykonujący w Polsce umowę zlecenie może, w zależności od indywidualnej sytuacji, podlegać w Polsce PIT na zasadach ogólnych, podlegać podatkowi zryczałtowanemu 20 proc. lub rozliczać się w Ukrainie.

Kwestie opodatkowania w Polsce dochodów osiąganych przez obywateli Ukrainy regulują ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz polsko-ukraińska konwencja o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jeśli osoba z Ukrainy pracuje w Polsce na etacie, rozlicza PIT tak samo jak Polak. Sytuacja jest bardziej skomplikowana, jeśli Ukrainiec zawrze z działającą w Polsce firmą umowę zlecenia.

Istotne jest wówczas m.in., czy zleceniobiorca przedstawił certyfikat rezydencji podatkowej, czyli zaświadczenie wydane przez właściwy organ administracji Ukrainy. W przypadku braku certyfikatu rezydencji, należy ustalić, w którym kraju zleceniobiorca posiada centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych). Znaczenie może mieć również długość jego pobytu w Polsce.

Na temat opodatkowania umów zlecenia zawartych przez Ukraińców wypowiadał się fiskus. Pomocna może być zwłaszcza interpretacja indywidualna sygn. 0112-KDWL.4011.57.2021.1.TW, w której dyrektor Krajowe Informacji Skarbowej omówił sześć stanów faktycznych, z jakimi mierzy się agencja zatrudnienia, która oferuje Ukraińcom pracę na podstawie umów zlecenia.

Interpretacja pochodzi z 2021 r., ale nadal jest aktualna. Eksperci potwierdzają, że żadne przepisy dotyczące opodatkowania umów zlecenia z obywatelami Ukrainy nie zmieniły się w związku z wejściem w życie w 2022 r. nowelizacji ustawy o cudzoziemcach, ani też specustawy ukraińskiej wydanej po wybuchu wojny.

Dla rezydentów podatkowych Ukrainy wykonujących zlecenia w Polsce nadal pomocna może być broszura Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej „Rozliczenie dochodów uzyskanych w 2020 roku z zatrudnienia w Polsce”.

Poniższe rozważania dotyczą umów zlecenia zawartych co do zasady z firmą. Z uwagi na objętość artkułu, pominęliśmy kwestie umów zawieranych z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, umów o pomocy przy zbiorach oraz dochodów osiąganych w Polsce przez ukraińskich artystów, sportowców i pracowników naukowo-badawczych.

Certyfikat rezydencji oznacza rozliczenie w Ukrainie

Najprostsza sytuacja ma miejsce, gdy obywatel Ukrainy przedstawi zleceniodawcy certyfikat rezydencji podatkowej, wystawiony przez stosowny organ ukraiński. Taki dokument oznacza, że dana osoba jest rezydentem podatkowym Ukrainy. Zgodnie z konwencją, powinna rozliczyć podatek w Ukrainie, chyba że dysponuje w Polsce stałą placówką dla wykonywania swej działalności (więcej o stałej placówce czytaj niżej).

Załóżmy, że obywatel Ukrainy posiada certyfikat rezydencji i nie ma w Polsce stałej placówki. Wówczas zleceniodawca nie pobiera zaliczek na PIT od jego wynagrodzenia ani nie wystawia druku PIT-11. Ukrainiec nie musi składać w Polsce zeznania podatkowego. Nie ma przy tym znaczenia, jak długo przebywa w naszym kraju.

Zleceniodawca zawierający umowę z taką osobą powinien natomiast sporządzić informację IFT-1R. Przekaże ją do końca lutego następnego roku zleceniobiorcy oraz urzędowi skarbowemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Stała placówka może mieć znaczenie

W świetle powyższych zasad wątpliwości może budzić zastrzeżenie z broszury MF i KAS, adresowane do Ukraińców: „Jeżeli przedstawisz certyfikat rezydencji podatkowej, wtedy istotne jest, czy miejsce, w którym świadczysz usługi na podstawie umowy zlecenia, można uznać za stałą placówkę”.

Dalej czytamy, że jeśli rezydent Ukrainy nie ma w Polsce stałej placówki, podatek zapłaci się tylko w swoim kraju. Jeśli posiada w Polsce stałą placówkę, wówczas co prawda nie musi rozliczać w Polsce PIT, ale zleceniodawca pobierze od jego przychodów 20-proc. zryczałtowany podatek. W obu przypadkach firma powierzająca zlecenie obywatelowi Ukrainy powinna sporządzić informację IFT-1R, nie musi natomiast sporządzać PIT-11.

We wspomnianej interpretacji (0112-KDWL.4011.57.2021.1.TW) dyrektor KIS nie odniósł się do problematyki stałej placówki, chociaż z broszury wynika, że może mieć ona duże znaczenie. O opinie w tej sprawie poprosiliśmy ekspertów.

„Nawet w przypadku posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego miejsce zamieszkania w Ukrainie, trzeba ustalić czy podatnik nie posiada w Polsce stałej placówki, gdyż prowadzenie w Polsce stałej placówki będzie wiązało się z opodatkowaniem dochodów uzyskiwanych za jej pośrednictwem właśnie w Polsce. Natomiast istnienie stałej placówki w Polsce oznaczałoby de facto, że osoba taka prowadzi tutaj w sposób stały działalność gospodarczą” – uważają ekspertki z Taxeo Komorniczak i wspólnicy sp. k.: Wioleta Kosińska, doradca podatkowy, Kierownik Zespołu ds. podatków bezpośrednich oraz Joanna Szlęzak-Matusewicz, doradca podatkowy.

Mikołaj Stanisławski, adwokat z Russell Bedford Dmowski i Wspólnicy Kancelaria Adwokacka S.K.A. uważa, że w sytuacji wojny przepis o stałej placówce nie będzie miał znaczenia. „Stała placówka może wystąpić wtedy kiedy przykładowo osoba fizyczna prowadzi działalność w Ukrainie, a część swojej działalności realizuje w Polsce w takim stopniu organizacyjnym, który umożliwia przyjęcie, że jest to stała placówka. Zakładam, że osoby które obecnie będą podejmowały się zleceń w Polsce, opuściły Ukrainę i tam nie prowadzą już żadnej działalności z powodu wojny” – pisze.

Ekspertki z Taxeo Komorniczak i wspólnicy sp. k. podpowiadają jednak zleceniodawcom zawierającym umowy z Ukraińcami, że warto - poza certyfikatem rezydencji - posiadać np. oświadczenie zleceniobiorcy o tym, że nie posiada on w Polsce stałej placówki.

A jeśli nie ma certyfikatu rezydencji?

W warunkach wojennych, gdy wielu ludzi opuściło swój kraj w pośpiechu, można spodziewać się, że nie każda osoba z Ukrainy zwierająca w Polsce umowę zlecenia będzie mogła przedstawić certyfikat rezydencji. Jeśli nie ma takiego dokumentu, rozliczy podatek w Polsce. Wątpliwość budzi natomiast kwestia, czy płatnik powinien pobierać zaliczki na zasadach ogólnych, czy też zastosować 20-procentowy zryczałtowany podatek od dochodów nierezydentów, zgodnie z art. 29 ustawy o PIT.

Pierwszym krokiem będzie ustalenie, w którym kraju cudzoziemiec ma stałe miejsce zamieszkania. Zleceniodawca nie ma zwykle możliwości, by to zweryfikować. Firma powierzająca zlecenia Ukraińcom, która wystąpiła o interpretację indywidualną, poradziła sobie z tym problemem w następujący sposób: odbierała od zleceniobiorców oświadczenia o tym, że na dzień złożenia oświadczenia i na przyszłość (a więc również w okresie współpracy z Wnioskodawcą) ich centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) mieści się w Ukrainie.

Gdy ustaliliśmy już, że dana osoba posiada ośrodek interesów życiowych w Ukrainie, istotne będzie, jak długo będzie przebywać w Polsce.

a) Jeśli pobyt takiej osoby w Polsce w danym roku podatkowym trwa 183 dni lub krócej, płatnik powinien pobrać 20% zryczałtowany podatek i wpłacić do urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 następnego miesiąca. Ponadto sporządzi na koniec roku:

- PIT-8AR – należy go złożyć do końca stycznia w urzędzie skarbowym;

- IFT-1R – tę informację należy złożyć do końca lutego urzędowi skarbowemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz podatnikowi.

Obywatel Ukrainy nie będzie musiał składać w Polsce zeznania PIT.

b) Jeśli pobyt takiej osoby w Polsce w danym roku podatkowym trwa dłużej niż 183 dni, płatnik jest obowiązany do 183 dnia pobytu na terytorium Polski pobierać 20% zryczałtowany podatek, a po przekroczeniu 183 dnia pobierać zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych. W obu przypadkach podatek należy przekazać do 20 dnia następnego miesiąca do urzędu skarbowego.

Na koniec roku płatnik będzie musiał sporządzić szereg dokumentów:

- IFT-1R za okres pobytu zleceniobiorcy do 183 dni,

- PIT-11 za okres od momentu, gdy powstał obowiązek poboru zaliczki podatkowej, czyli powyżej 183 dni

- PIT-8AR (z wykazaniem przychodów opodatkowanych 20-procentowym ryczałtem),

- PIT-4R (z wykazaniem przychodów opodatkowanych na zasadach ogólnych).

Obywatel Ukrainy będzie musiał złożyć w Polsce zeznanie PIT.

Ośrodek interesów życiowych w Polsce

We wspomnianej interpretacji podatkowej dyrektor KIS odniósł się do jeszcze jednej sytuacji: obywatel Ukrainy podejmujący w Polsce zlecenie oświadczy, że jego centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) mieści się w Polsce.

Wówczas zleceniobiorca postępuje tak, jakby powierzył zlecenie Polakowi: pobiera zaliczki na zasadach ogólnych, a na koniec roku sporządza PIT-11.

„Takie rozwiązanie wydaje się najprostsze, jednak należy mieć na uwadze, aby składane oświadczenie odpowiadało stanowi faktycznemu. Zatem jego złożenie jest możliwe, jeżeli faktycznie miejscem zamieszkania takiej osoby jest Polska” – zwracają uwagę Wioleta Kosińska i Joanna Szlęzak-Matusewicz z Taxeo Komorniczak i wspólnicy sp. k.

Dodają, że w przypadku kontroli to podatnik z Ukrainy będzie musiał udowodnić, że jest polskim rezydentem podatkowym. Organy skarbowe mogą zakwestionować jego rozliczenie podatkowe z uwagi na fakt, że rozliczenie się na zasadach ogólnych może być korzystniejsze niż płacenie 20-procentowego podatku. Ponadto możliwy jest też spór z organami ukraińskimi.

„Oczywiście płatnik nie dysponuje realną możliwością kontroli, czy zatrudniony przez niego zleceniobiorca jest czy też nie jest rezydentem podatkowym Polski, dlatego organy akceptują możliwość opierania się na takich oświadczeniach” – dodają ekspertki.

„Trudno powiedzieć, czy zasady ogólne można uznać za najprostszą formę rozliczenia w przypadku osób, które zdecydowały się pozostać w Polsce. Pozostałe zasady, to jest niepobieranie podatku, bądź pobieranie 20% zryczałtowanego podatku od przychodów też nie są skomplikowane. Rozumiem jednak, że dla przeciętego pracodawcy w Polsce zasady przewidziane dla obcokrajowców są nietypowe i wymagają wypełnienia formularzy i informacji, z którymi zwykły pracodawca nie spotyka się prawdopodobnie na co dzień (IFT-1R i PIT-8AR)” – uważa Mikołaj Stanisławski, adwokat z Russell Bedford Dmowski i Wspólnicy.

OPINIE

Ukraińcy w Polsce nie będą w stanie uzyskać swoich certyfikatów rezydencji

Wydaje się, że problemem, który może wyniknąć z uwagi na brzmienie przepisów jest to, że Ukraińcy w Polsce nie będą w stanie (lub będzie to znacznie utrudnione) uzyskać swoich certyfikatów rezydencji z ukraińskich urzędów. Tylko na postawie takiego dokumentu polski płatnik może nie pobierać podatku. Aby rozwiązać taki problem konieczna byłaby jakaś forma umowy miedzy Polską a Ukrainą, która złagodziłaby ten wymóg. Proszę zwrócić uwagę, że jeśli Ukrainiec deklaruje, że jest rezydentem podatkowym Ukrainy, jego dochody podlegają opodatkowaniu tylko w Ukrainie. Brak podatku w Polsce oraz wojna w Ukrainie powoduje ryzyko, że nieuczciwy podatnik nie rozliczy się w Ukrainie ze swoich dochodów uzyskanych w Polsce, wykorzystując fakt prowadzenia wojny w tym kraju. Poza tym trzeba też wziąć pod uwagę, że Ukraina prawdopodobnie nie będzie chciała rezygnować z tego typu wpływów podatkowych. Być może możliwe byłoby jakieś formalne porozumienie między Polską a Ukrainą, na mocy którego to Polska pobierałaby podatek należy Ukrainie (pełniłaby rolę podobną do płatnika). Jest to jednak całkowicie hipotetyczny scenariusz. Jedocześnie trudno założyć, że wszyscy uchodźcy z Ukrainy będę chcieli pozostać w Polsce na stałe i stać się polskimi rezydentami podatkowymi. Uregulowania, które obecnie obowiązują, muszą zostać zachowane.

Można próbować w przepisach krajowych wprowadzić uproszczenia

Tak naprawdę kwestia opodatkowania dochodów wszystkich obcokrajowców jest skomplikowana, gdyż zasady ich opodatkowania wynikają zarówno z ustawy o PIT, jak i odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania jaką Polska zawarła z państwem, z którego pochodzi taka osoba.

Ustalenie zasad opodatkowania dochodów obcokrajowca zawsze musi sprowadzić się do określenia jego miejsca zamieszkania, a często już dokonanie takiego ustalenia rodzi zleceniodawcom problemy. Wynika to z faktu, że ustawa o PIT wskazuje, że posiadanie statusu rezydenta uzależnione jest od:

- posiadania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub

- przebywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Wystarczy spełnić tylko jedno z tych kryteriów, aby być traktowanym jako rezydent podatkowy w Polsce.

O ile dość łatwo policzyć, czy okres pobytu w Polsce przekracza 183 dni, o tyle trudniej odnosić się do nieostrego pojęcia jakim jest ośrodek interesów życiowych.

Niestety rozwiązaniem tego problemu nie mogą być wyłącznie regulacje krajowe. Jak wskazano kwestię rezydencji podatkowej regulują również umowy międzynarodowe. To na forum międzynarodowym konieczne jest wypracowanie przepisów i rozwiązań, które będą odpowiadały aktualnym potrzebom. Problem ten sygnalizowany jest już od dawna. Ustalanie rezydencji podatkowej to nie tylko problem czasu wojny. Także pandemia i możliwość pracy zdalnej pokazały, że przepisy podatkowe są już nieco archaiczne i „nie nadążają” za tym, jakie obecnie istnieją możliwości, co do wyboru miejsca pracy, podróżowania.

W odniesieniu do obywateli Ukrainy z uwagi na to, że sytuacja wymaga szybkiej reakcji oczywiście można próbować w przepisach krajowych wprowadzić rozwiązania, które nieco upraszczałyby zasady rozliczeń tych osób (np. ułatwienia dla płatników). Należy jednak pamiętać, że prawo podatkowe powinno być sprawiedliwe i tutaj trzeba być ostrożnym, aby ewentualne rozwiązania szczególne nie rodziły ryzyka zarzucenia im łamania zasady sprawiedliwości podatkowej.