1 stycznia 2022 r. weszło w życie rozporządzenie ministra finansów z 20 grudnia 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 2431). Dziś pokazujemy, co się zmieniło i równocześnie wyjaśniamy wątpliwości, jakie się pojawiły w tym zakresie.

Wyłącznie forma elektroniczna dla jednostek organizacyjnych JST

Po pierwsze wskazano, że jedyną dopuszczalną formą przekazywania sprawozdań zarządowi jednostki samorządu terytorialnego jest postać elektroniczna. Przy czym ta nowa zasada będzie stosowana dopiero odnośnie sprawozdań dotyczących 2022 r. Warto zauważyć, że zdecydowanie dłuższy termin został przewidziany (przez inne rozporządzenie) na obowiązkową elektronizację sprawozdań budżetowych przekazywanych również zarządowi JST.
Dodatkowo raporty w postaci elektronicznej muszą być też opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym z wykorzystaniem aplikacji wskazanej na stronie podmiotowej BIP ministra finansów lub w plikach elektronicznych zgodnych ze strukturami udostępnionymi na tej stronie. Niestety w związku z obowiązkiem przekazywania sprawozdań w formie elektronicznej pojawiły się pytania księgowych, jak należy rozumieć pojęcie „przekazywania” oraz czy sprawozdania można będzie przesyłać pocztą elektroniczną z podpisami elektronicznymi? Otóż, jak wynika z odpowiedzi MF na nasze pytania, przekazywanie sprawozdań za pomocą poczty elektronicznej jest co do zasady niewłaściwe [odpowiedź MF].
Odpowiedź MF z 7 lutego 2022 r. na pytania DGP
Pytania DGP: W związku z rozporządzeniem ministra finansów z 17 grudnia 2021 r., wprowadzającym zmiany do par. 9 ust. 9 w zakresie przekazywania sprawozdań zarządowi JST wyłącznie w postaci elektronicznej opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jak należy rozumieć pojęcie „przekazywania”? Czy sprawozdanie musi być przesłane pocztą elektroniczną z podpisami elektronicznymi? Jeżeli jednostka do sprawozdania jednostkowego wprowadzi dane w systemie BeSTi@, a następnie je zatwierdzi oraz podpisze kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dzięki czemu sprawozdanie będzie widoczne dla gminy (a więc będzie mogła na nim pracować), to czy należy wówczas uznać, że został spełniony warunek przekazania sprawozdania? A może sprawozdanie należy wygenerować z systemu i przesłać na elektroniczną skrzynkę podawczą?
Odpowiedź MF: Na wstępie należy zauważyć, że stosowanie do przekazywania sprawozdań poczty elektronicznej jest co do zasady niewłaściwe (a co najmniej ryzykowne). Potwierdzenie wysłania przez nadawcę czy też odczytania przesyłki przez odbiorcę generowane przez systemy poczty elektronicznej nie będą stanowić bezspornego dowodu wypełnienia obowiązków oraz dochowania terminów określonych w rozporządzeniu. Dlatego też zgodnie z par. 9 ust. 3 rozporządzenia „sprawozdania w postaci elektronicznej są przekazywane odbiorcom sprawozdań na elektroniczną skrzynkę podawczą lub adres do doręczeń elektronicznych”, co wyklucza możliwość stosowania poczty elektronicznej jako sposobu przekazania tych sprawozdań. Poniżej przedstawiamy istotne różnice występujące przy przekazywaniu sprawozdań jednostkowych w obu systemach:
1) [SJO BeSTi@] - konieczność [przesłania - red.] pliku poprzez ePUAP
Jeśli samorządowa jednostka budżetowa (lub samorządowy zakład budżetowy) pracuje w systemie SJO BeSTi@ (sprawozdawczość jednostek organizacyjnych), to odbiorca sprawozdań nie ma wglądu w bazę danych tego systemu, w związku z czym konieczne jest wygenerowanie z systemu SJO BeSTi@ odpowiedniego pliku oraz przesłanie go na elektroniczną skrzynkę podawczą.
2) [BeSTi@] - brak konieczności przekazywania pliku poprzez ePUAP
Obieg sprawozdań jednostkowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych obejmujący m.in. jego przekazanie do odbiorcy został w całości zaimplementowany w systemie BeSTi@ i nie wymaga wykonywania żadnych dodatkowych operacji dokumentujących przekazanie sprawozdań.
Należy podkreślić, że jednostka nadrzędna (Urząd) ma wgląd w postęp prac nad każdym sprawozdaniem jednostkowym na każdym etapie. Za przekazanie sprawozdania jednostkowego należy uznać moment, w którym praca nad sprawozdaniem jednostkowym zostanie zakończona w jednostce organizacyjnej. Stanie się to w momencie, gdy sprawozdanie zostanie podpisane podpisem kwalifikowanym (tylko taki podpis jest obsługiwany w systemie BeSTi@) zarówno przez głównego księgowego, jak i kierownika jednostki (system zapisuje daty złożenia tych podpisów), gdyż od tego momentu odbiorca będzie dysponować dokumentem elektronicznym zawierającym sprawozdanie. Dodatkowym potwierdzeniem przekazania sprawozdania jednostkowego może być ustawienie przez jednostkę organizacyjną statusu „Zatwierdzone”, poprzez który blokowana jest możliwość wprowadzania jakichkolwiek zmian do tej konkretnej wersji sporządzonego i przekazanego sprawozdania.
Ustawodawca dokonał też zmiany w ust. 8 ww. par. 9, który przyjął treść: „W przypadku braku możliwości terminowego przekazania sprawozdań w sposób wskazany w ust. 3, 7 i 9, spowodowanego nieprawidłowym działaniem systemu informatycznego, sprawozdania przekazuje się najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia awarii”. Zmiana ta jest pewnego rodzaju wskazówką, która informuje JST, co mają zrobić w razie ewentualnych problemów z przesyłem elektronicznych sprawozdań.
Uwaga! Samorządowe jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe sporządzają sprawozdania za IV kwartał 2021 r. i za cały 2021 r. w dotychczasowej formie, tj. wskazanej przez zarząd JST.

Rb-z

Jeśli chodzi o sprawozdanie Rb-Z (o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji), to rozszerzeniu uległ katalog tytułów dłużnych - dodano umowy o poprawę efektywności energetycznej. Jest to konsekwencja zmian w przepisach materialno-prawnych związanych ze statusem tytułów dłużnych. Chodzi o zmiany wprowadzone (również od 1 stycznia 2022 r.) do rozporządzenia ministra finansów z 28 grudnia 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu klasyfikacji tytułów dłużnych zaliczanych do państwowego długu publicznego (Dz.U. nr 298, poz. 1767; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2347). We wskazanym akcie prawnym rozszerzono bowiem katalog tytułów dłużnych „kredyty i pożyczki” właśnie o umowy o poprawę efektywności energetycznej, które mają wpływ na poziom długu publicznego. Ponadto w par. 2 ust. 1 pkt 4 ww. instrukcji rozszerzono katalog wymagalnych zobowiązań o niezwrócone w terminie depozyty mające charakter gwarancji należytego wykonania zobowiązania. Aktualnie ww. przepis stanowi, że:
„4) wymagalne zobowiązania - rozumiane jako wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. (….). W tej kategorii zobowiązań wykazywane są niezwrócone w terminie depozyty mające charakter gwarancji należytego wykonania zobowiązania (np. kaucje mieszkaniowe, depozyty przyjęte przez jednostkę sprawozdającą się w celu zabezpieczenia należytego wykonania umów)”.
Ostatnie ważne zmiany w zakresie sprawozdania Rb-Z dotyczą zapisów par. 8 instrukcji, tj. ust. 1 i ust. 6 pkt 2. Przepisy te aktualnie stanowią, że:
„1. W części C sprawozdania Rb-Z dotyczącej uzupełniających danych o niektórych zobowiązaniach jednostki samorządu terytorialnego wykazuje się dane w ramach trzech części C1, C2 i C3. Część C3 wypełniają również jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego, w zakresie w jakim mogą zaciągać zobowiązania. (….)
6. Zobowiązania w części C3 wykazuje się według następujących rodzajów zobowiązań: (…)
2) z tytułu umów o partnerstwie publiczno-prywatnym oraz umów o poprawę efektywności energetycznej, które mają wpływ na poziom długu publicznego - w wierszu 2. umowy partnerstwa publiczno-prywatnego”.
Część zmian wprowadzonych do instrukcji sporządzania sprawozdań (załącznik nr 8 do rozporządzenia) należy stosować już przy sporządzaniu sprawo zdań Rb-Z za 2021 r. Oceniając ww. zapisy, można stwierdzić, że stanowią one z jednej strony doprecyzowanie dotychczasowych obowiązków sprawozdawczych w zakresie jednostek organizacyjnych samorządów, a z drugiej strony są konsekwencją objęcia obowiązkiem sprawozdawczym wspomnianego nowego tytułu dłużnego, tj. umów o poprawę efektywności energetycznej.
Z punktu widzenia gospodarki finansowej samorządów zmiany te są bardzo istotne, bowiem katalog tytułów dłużnych prezentowanych w sprawozdawczości uległ poszerzeniu. Inna sprawa, że trudno ocenić, na ile będą one odczuwalne w kontekście całej sfery samorządowej, skoro wspomniane umowy nie odgrywały dotąd tak istotnej roli jak inne typowe tytuły dłużne, tj. pożyczki czy kredyty. Jednostki samorządowe powinny jednak bezwzględnie stosować się do znowelizowanych przepisów, bowiem sfera sprawozdawczości jest kontrolowana przez regionalne izby obrachunkowe.

Nowy podmiot

Dodano też nowy podmiot zobowiązany do sporządzenia i przekazywania sprawozdań w zakresie operacji finansowych. Jest to Bankowy Fundusz Gwarancyjny, który od 1 stycznia 2022 r. jest zaliczany do sektora finansów publicznych. Zmieniono też w tym zakresie instrukcję sporządzania sprawozdań.