Jak ująć w księgach dopłaty do wypoczynku pracowników? W jaki sposób zaewidencjonować podatek od środków transportu? Kiedy należy się ekwiwalent z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego?

Dopłacamy do ferii zimowych dzieci pracowników. W jaki sposób zaewidencjonować operacje z tym związane?
W pytaniu nie podano, z jakich środków są realizowane dopłaty – czy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), czy ze środków obrotowych, co ma w tym przypadku zasadnicze znaczenie. I tak operacje gospodarcze związane z dopłatą do wypoczynku pracowników i ich rodzin sfinansowaną z ZFŚS wymagają następujących zapisów w księgach rachunkowych pracodawcy:
1. Przyznanie dopłaty do wypoczynku pracowników i ich rodzin:
  • Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS),
  • Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”.
2. Pobór ewentualnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu dopłaty do wypoczynku pracowników:
  • Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT),
a) wpłata zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego: Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT); Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
3. Wypłata dopłaty do wypoczynku po ewentualnym pomniejszeniu o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych:
  • Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek ZFŚS).
Na gruncie podatku dochodowego wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1 tys. zł podlega zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych. Ponadto takiemu zwolnieniu podlegają również dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18 z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 67 i pkt 78 lit. a ustawy o PIT).
Dopłaty do wypoczynku sfinansowane z ZFŚS nie stanowią również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).
Z kolei jeśli przedsiębiorca-pracodawca dofinansowuje wypoczynek pracowników i członków ich rodzin ze środków obrotowych, to wówczas tego typu świadczenie stanowi – co do zasady – dla pracowników przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wyjątek stanowi dopłata do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, która jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2 tys. zł (art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b ustawy o PIT). Przedmiotowe świadczenie podlega bez względu na kwotę oskładkowaniu ZUS. Dopłata do wypoczynku pracowników i ich rodzin pokryta ze środków obrotowych firmy wymaga następujących zapisów w księgach rachunkowych pracodawcy:
1. Przyznanie dopłaty do wypoczynku pracowników i ich rodzin: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5; Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”.
2. Pobór zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu dopłaty do wypoczynku pracowników: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”; Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT),
a) wpłata zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego: Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT); Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
3. Pobór składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w części pokrytej przez pracowników: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”; Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS),
a) wpłata składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS); Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
4. Składki ZUS oraz składki na: fundusz pracy, fundusz solidarnościowy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych i fundusz emerytur pomostowych od wartości dopłaty do wypoczynku, pokrywane przez pracodawcę: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5; Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).
5. Wypłata dopłaty do wypoczynku po pomniejszeniu o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS finansowane przez pracowników: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”; Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
O co księgowe pytają na szkoleniach?
O co księgowe pytają na szkoleniach?

Zobacz również
Podstawa prawna
ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 746; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2445)
art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67 i pkt 78 lit. a i b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 138)
par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)
art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 91)
Pojazdy w naszym przedsiębiorstwie podlegają opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych. Jakie obowiązki z tym się wiążą i jakie operacje księgowe powinniśmy ująć?
Obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych ciąży na osobach fizycznych i osobach prawnych będących właścicielami środków transportowych. Jeżeli środek transportowy stanowi współwłasność dwóch lub więcej osób fizycznych lub prawnych, obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach. W przypadku zmiany właściciela środka transportowego zarejestrowanego obowiązek podatkowy ciąży na poprzednim właścicielu do końca miesiąca, w którym nastąpiło przeniesienie własności. Obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany na terytorium Polski, a w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego – od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek ten został nabyty. Obowiązek podatkowy powstaje także od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został dopuszczony ponownie do ruchu po upływie okresu, na jaki została wydana decyzja organu rejestrującego o czasowym wycofaniu tego pojazdu z ruchu. Zarejestrowanie środka transportowego oznacza jego rejestrację – z wyjątkiem rejestracji czasowej – w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym. Obowiązek podatkowy wygasa z końcem miesiąca, w którym środek transportowy został wyrejestrowany lub wydana została decyzja organu rejestrującego o czasowym wycofaniu pojazdu z ruchu, lub też z końcem miesiąca, w którym upłynął czas, na jaki pojazd powierzono. Podmioty, na których ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportu, są zobowiązane:
  • składać (w tym także za pomocą środków komunikacji elektronicznej) na formularzu DT-1 deklaracje na podatek od środków transportowych za dany rok podatkowy w terminie do 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku;
  • odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, a także zmianę miejsca zamieszkania lub siedziby – w terminie 14 dni od daty zaistnienia tych okoliczności;
  • wpłacać bez wezwania obliczony w deklaracji podatek od środków transportowych na rachunek bankowy właściwej gminy.
Organem właściwym w sprawach podatku od środków transportowych jest organ podatkowy, na którego terenie znajduje się miejsce zamieszkania lub siedziba przedsiębiorcy-podatnika podatku od środków transportowych, a w przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego lub podmiotu, w którego skład wchodzą wydzielone jednostki organizacyjne – organ podatkowy, na terenie którego znajduje się zakład lub jednostka posiadająca środki transportowe podlegające opodatkowaniu. W przypadku współwłasności środka transportowego organem właściwym jest organ podatkowy odpowiedni dla osoby lub jednostki organizacyjnej, która została wpisana jako pierwsza w dowodzie rejestracyjnym pojazdu.
Podatek od środków transportowych jest płatny w dwóch ratach – proporcjonalnie do czasu trwania obowiązku podatkowego – w terminach do 15 lutego i do 15 września każdego roku. Jeżeli obowiązek podatkowy powstał:
  • po 1 lutego, a przed 1 września danego roku, podatek za ten rok płatny jest w dwóch ratach proporcjonalnie do czasu trwania obowiązku podatkowego w terminie: w ciągu 14 dni od daty powstania obowiązku podatkowego (I rata) oraz do 15 września danego roku (II rata);
  • od 1 września danego roku podatek jest płatny jednorazowo w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego.
Jeżeli obowiązek w zakresie podatku od środków transportowych powstał lub wygasł w ciągu roku, wówczas podatek za ten rok ustala się proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których istniał ten obowiązek.
Operacje gospodarcze związane z podatkiem od środków transportowych wymagają następujących zapisów w księgach rachunkowych przedsiębiorców będących posiadaczami firmowych pojazdów:
  • Po pierwsze ujmuje się należny podatek od środków transportowych
1. W przypadku gdy kwota podatku jest istotna: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (podatki i opłaty), Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”,
a) przeniesienie podatku do rozliczenia w czasie: Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”,
b) kwota podatku przypadająca na dany okres sprawozdawczy: Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
2. W przypadku gdy kwota podatku jest nieistotna: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (podatki i opłaty) lub odpowiednie konto zespołu 5; Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.
  • Po drugie powinniśmy zapisać w księgach zapłatę podatku od środków transportowych: Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”, Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”.
Podstawa prawna
ustawa z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1170; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2290)
W razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Czy pracodawca zawsze musi go wypłacać? Jak ująć jego wypłatę dla pracownika?
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Sposób ustalania ekwiwalentu w razie niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r.
Na gruncie prawa podatkowego od kwoty przysługującego pracownikowi ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracodawca powinien pobrać i odprowadzić na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego zaliczkę na PIT. Jeśli wypłata ww. ekwiwalentu ma miejsce po ustaniu zatrudnienia, wówczas obliczając zaliczkę na podatek dochodowy od ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, nie stosuje się kwoty wolnej od tego podatku. Należy jednak uwzględnić pracownicze koszty uzyskania przychodów. Ekwiwalent pieniężny z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.
Ewidencja związana z wypłatą ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego będzie następująca:
1. Przyznanie ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5; Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”.
2. Pobór zaliczki na PIT z tytułu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy: Wn konto 23 i Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT).
a) wpłata zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego: Wn konto 22 i Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
3. Pobór składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w części pokrytej przez pracowników: Wn konto 23 i Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).
a) wpłata składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: Wn konto 22 (ZUS), Ma konto 13.
4. Składki ZUS oraz składki na: fundusz pracy, fundusz solidarnościowy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych i fundusz emerytur pomostowych od wartości ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5; Ma konto 22 (ZUS).
5. Wypłata pracownikowi ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu, po pomniejszeniu o zaliczkę na PIT oraz składki ZUS finansowane przez pracowników: Wn konto 23; Ma konto 13.
Podstawa prawna
rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 174, poz. 1353)