Od początku stycznia br. przedsiębiorcy mogą już wysyłać ustandaryzowane faktury elektroniczne za pomocą ministerialnego systemu informatycznego. Ten, kto się na to zdecydował, przeżył jednak duże rozczarowanie – twierdzą eksperci.
Według nich Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji udostępnionej przedsiębiorcom nie spełnia definicji produktu informatycznego gotowego do udostępnienia dla użytkowników.
– Przygotowany do tego system powinien mieć przejrzystą dokumentację, monitoring oraz sprawny proces zgłaszania błędów, a jego administratorzy powinni na takie zgłoszenia szybko reagować. W przypadku KSeF nie ma o tym mowy. Nie uzyskałem jeszcze odpowiedzi na niektóre błędy, które zgłosiłem 30 grudnia ub.r. – komentuje Adrian Lapierre, architekt rozwiązań IT i programista z ponad 20-letnim doświadczeniem.
Wersja finalna czy ciągle testowa?
Problemy potwierdza również Andrzej Pałys, doradca podatkowy w EY.
– KSeF nie działa w taki sposób, na jaki mieliśmy nadzieję. Użytkownicy zbyt często napotykają nieprzewidziane błędy i trudności. Pocieszające jest tylko to, że od początku 2022 r. uczestnictwo w tym systemie jest dobrowolne, a obowiazek pojawi się prawdopodobnie dopiero w następnym roku – mówi.
Wydaje się, że jakiś element KSeF został źle skonfigurowany lub błędnie oszacowany i system nie wytrzymał natężenia ruchu
Zwraca uwagę, że największym problemem jest to, że KSeF został udostępniony podatnikom jako narzędzie produkcyjne, a więc można założyć, że jest to jego finalna wersja. Charakter testowy system miał mieć tylko między październikiem a grudniem 2021 r. – Tymczasem widać wyraźnie, że KSeF jest wciąż testowany i rozwijany, a wprowadzane zmiany potrafią być istotne i zaskakujące – mówi Andrzej Pałys.
Podkreśla, że ten, kto zdecydował się na e-fakturowanie już w styczniu tego roku, stracił sporo czasu i nerwów.
DGP poprosił o komentarz w tej sprawie Ministerstwo Finansów. Do zamknięcia numeru nie uzyskaliśmy odpowiedzi.
Nieoczekiwana zmiana reguł w trakcie gry
– Na webinarze w listopadzie ub.r. główny architekt KSeF zapewniał, że system jest przygotowany choćby na wybuch w centrum danych i nawet wtedy będzie działać poprawnie. Zapewniono nas także, że o jakichkolwiek przerwach będziemy informowani z wyprzedzeniem, a modernizacje będą przeprowadzane w nocy – informuje Adrian Lapierre.
Rzeczywistość okazała się inna.
– Od 1 stycznia odnotowaliśmy już dwa przypadki, że KSeF nie działał, a także wiele zaskakujących zmian, które całkowicie zmieniły uzgodnione reguły gry. Aby nadążyć za resortem, wielu informatyków musiało w związku z tym przerwać urlopy – podkreśla ekspert.
Zwraca uwagę, że resort finansów nie reaguje na zgłoszenia błędów w KSeF. Najgorzej było w ubiegły poniedziałek i wtorek, kiedy praktycznie co drugie zapytanie w systemie powodowało jego błędy wewnętrzne lub kończyło się komunikatem o niedostępności KSeF. Adrian Lapierre przypuszcza, że powodem mogły być kolejne niezapowiedziane zmiany w systemie, które uwidoczniły duże problemy z infrastrukturą lub udostępnionymi zasobami.
– Wydaje się, że jakiś element KSeF został źle skonfigurowany bądź błędnie oszacowany i w konsekwencji system nie wytrzymał natężenia ruchu. Teraz jest minimalnie lepiej, ale nadal trudno uznać, że działa on prawidłowo – uważa Adrian Lapierre.
Logowanie tylko dla wytrwałych
Andrzej Pałys zwraca uwagę na problemy z logowaniem do KSeF, które nasiliły się po wprowadzeniu ubiegło tygodniowych zmian. Niestety MF nie opublikowało dokumentacji dokonanych zmian (ani nawet nie poinformowało, że takie zmiany nastąpiły), więc poradzenie sobie z tym problemem wymagało czasochłonnej „reinżynierii”, często metodą prób i błędów.
– Doświadczone zespoły developerskie sobie z tym poradzą, ale standardem w aplikacjach produkcyjnych powinno być wyprzedzające i kompleksowe informowanie o aktualizacjach – wskazuje ekspert EY.
Podobne doświadczenia z logowaniem w KSeF ma również Adrian Lapierre. – Wytrwałej osobie uda się zalogować np. podpisem kwalifikowanym, pobrać listę faktur, wysłać i pobrać fakturę. Potrzeba na to jednak dużo czasu i cierpliwości, bo system potrafi odmówić współpracy w nieoczekiwanych momentach – przestrzega ekspert.
Dodaje, że nadal nie działa logowanie tokenem, czyli sposób wykorzystywany przez każdego większego przedsiębiorcę. Jest on używany w narzędziach nienadzorowanych, które mają wysyłać faktury w sposób zautomatyzowany, bez nadzoru człowieka.
– Ostatecznie okazało się, że MF – bez poinformowania o tym użytkowników – zmieniło klucze publiczne, którymi trzeba się autoryzować do systemu, jeśli używamy logowania tokenem – informuje Adrian Lapierre.
Podwójne faktury mogą narobić kłopotów
Kolejnym problemem ma być możliwość dwukrotnego wysłania w KSeF tej samej faktury. – Jako przedsiębiorca miałbym obawy, czy mogę wystawić fakturę na udostępnionym przez MF środowisku produkcyjnym i spodziewać się przewidywalnych skutków prawnych – podkreśla Adrian Lapierre.
W takim wypadku powstaje uzasadniona obawa, czy na skutek nieprawidłowego działania KSeF ten sam dokument nie zostanie kilkukrotnie uznany za prawidłowy, co przerodzi się w powstanie obowiązków podatkowych.
– Biorąc to wszystko pod uwagę, ochotnikom, którzy chcieli zdecydować się na skorzystanie z nowego rozwiązania, zalecam cierpliwość i wystawianie tradycyjnych faktur. Jestem przekonany, że resort finansów ostatecznie naprawi błędy i ustabilizuje system, ale na tym etapie odradzałbym angażowanie w niego firmowych środków – ocenia ekspert.
– Wprowadzenie e-faktur jest dużym wyzwaniem procesowym dla podatników, więc nie powinno się dodawać im jeszcze wyzwań technologicznych – dodaje Andrzej Pałys.
Radzi, by wobec braku stabilności środowiska KSeF skupić się na razie na właściwym zmapowaniu systemów księgowych i procesu wystawiania faktur, a z samą integracją techniczną poczekać, prawdopodobnie do III kw. tego roku. ©℗
E-fakturowanie i zachęty
Krajowy System e-Faktur powstał 1 stycznia 2022 r. na podstawie nowelizacji ustawy o VAT i niektórych innych ustaw z 29 października 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076). Zgodnie z jej przepisami od początku roku wystawianie faktur w ustandaryzowanym formacie XML za pośrednictwem KSeF jest dobrowolne, a na otrzymywanie faktur w tej formie musi się zgodzić nabywca. Jeśli takiej zgody nie wyrazi, faktura ustrukturyzowana może być mu przesłana w innej uzgodnionej z nim postaci (np. w formacie PDF).
Data przesłania faktury do KSeF jest uznawana za datę jej wystawienia. Następnie system informatyczny weryfikuje, czy dokument jest zgodny z ministerialną schemą, i w zależności od wyniku weryfikacji nadaje mu numer identyfikacyjny. Wtedy też faktura ustrukturyzowana zostaje udostępniona nabywcy.
Przedsiębiorca, który zdecydował się na wykorzystywanie KSeF, może liczyć na pewne korzyści, np. oszczędność na kosztach archiwizacji dokumentów (faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat) i skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 dni do 40 dni (jeśli spełni dodatkowe warunki ustawowe). Szerzej pisaliśmy o tym w artykule „Zmieniło się fakturowanie i jednolity plik kontrolny” (DGP 1/2022). Wszystkie te korzyści są jednak na razie głównie teorią.
