Zmiany te wprowadziła od 1 stycznia 2022 r. nowelizacja ustawy o VAT i niektórych innych ustaw z 29 października 2021 r. (Dz.U. poz. 2076).
Na razie wystawianie faktur w ustandaryzowanym formacie XML za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dobrowolne. Co więcej, na otrzymywanie faktur w tej formie musi się zgodzić nabywca. Jeżeli nie wyrazi zgody, faktura ustrukturyzowana będzie mu przesyłana w postaci z nim uzgodnionej (np. w formacie PDF lub wydruku).
Polski Ład: Ważne informacje dla klientów biur [ŚCIĄGAWKA]
Polski Ład: Ważne informacje dla klientów biur [ŚCIĄGAWKA]

Zobacz również
Data przesłania dokumentu do KSeF będzie uznawana za datę wystawienia faktury. Następnie system zweryfikuje, czy jest ona zgodna z ministerialną schemą, i w zależności od wyniku takiego badania nada jej numer identyfikacyjny. Wtedy też faktura ustandaryzowana zostanie udostępniona nabywcy.
Korzyści z KSeF
Przedsiębiorca, który będzie wykorzystywał faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF, będzie mógł liczyć na pewne korzyści. Pierwszą z nich jest oszczędność na kosztach archiwizacji dokumentów. Faktury ustrukturyzowane będą bowiem przechowywane w KSeF przez 10 lat.
Kolejną zachętą jest skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 dni do 40 dni. W tym celu będą jednak musiały zostać spełnione dodatkowe warunki:
  • w okresie, za który przedsiębiorcy będą ubiegać się o zwrot nadwyżki podatku, będą musieli wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane przy wykorzystaniu KSeF;
  • w ciągu 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku muszą być zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
  • w ciągu 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku muszą posiadać zarejestrowane na białej liście konto w banku lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej;
  • kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie będzie mogła przekroczyć 3 tys. zł.
Następną zachętą dla wykorzystujących faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF jest możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania (podatku należnego) już w okresie, w którym podatnik wystawi fakturę korygującą w formie ustrukturyzowanej, i to bez konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty in minus (nowy art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT).
Resort finansów zakłada, że e-fakturowanie za pomocą KSeF miałoby stać się obowiązkowe od 2023 r. To wymaga jednak uzyskania zgody ze strony Komisji Europejskiej.
Inne zmiany w fakturowaniu
Nowelizacja z 29 października br. wprowadziła również zmiany dotyczące sposobu fakturowania niezwiązane z utworzeniem KSeF. Od początku 2022 r. zostanie zmieniony art. 106 i ust. 7 ustawy o VAT. Po zmianie faktury (zwykłe, e-faktury, ustrukturyzowane) będą mogły być wystawiane nie wcześniej niż 60. dnia (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi bądź otrzymaniem całości lub części zapłaty.
Nowelizacja zniosła również obowiązek zamieszczania oznaczenia „duplikat”, gdy pierwotna faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Zniknie także obowiązek umieszczania na fakturach korygujących wyrazów „faktura korygująca”, „korekta” oraz wskazywania przyczyn korekty. Podatnik będzie mógł to nadal robić, ale już dobrowolnie.
Kolejne zmiany wynikają ze znowelizowanego art. 106j ust. 3 ustawy o VAT i dotyczą wystawiania zbiorczych uproszczonych faktur korygujących. Obecnie mogą być one wystawiane tylko wtedy, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie rozliczeniowym. Od początku 2022 r. zbiorcze uproszczone faktury korygujące będą mogły być wystawiane również wtedy, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny tylko w przypadku niektórych dostaw towarów lub usług wyświadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie rozliczeniowym.
Uproszczone zbiorcze faktury korygujące, które będą dotyczyć wszystkich dostaw towarów i usług wyświadczonych na rzecz jednego odbiorcy, będą mogły przy tym zawierać mniejszą ilość danych niż dotychczas (np. nie będą musiały zawierać nazwy dostarczonych towarów lub wyświadczonej usługi). Jeśli jednak korekta będzie dotyczyła tylko niektórych transakcji, to takie elementy będą musiały się znaleźć na dokumencie.
Zgodnie z nowelizacją z 29 października br. od 1 sty cznia 2022 r. nie będzie też już trzeba wskazywać ceny jednostkowej netto w fakturach zaliczkowych. Wynika to ze znowelizowanego art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.
Nowa struktura JPK_VAT
Kolejne zmiany, które wejdą w życie od początku przyszłego roku, dotyczą JPK_V7M i JPK_V7K, czyli jednolitych plików kontrolnych składanych wraz z deklaracją. Już do rozliczeń za styczeń 2022 r. (a więc do dokumentów przesyłanych w lutym przyszłego roku) będzie stosowana zupełnie nowa struktura jednolitego pliku kontrolnego. Nowe wzory JPK_V7M i JPK_V7K zostały już opublikowane 27 grudnia br. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Znalazły się w nich zmiany wprowadzane rozporządzeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 29 czerwca 2021 r. (Dz.U. poz. 1179) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2021 r. (Dz.U. poz. 2382). Nowa struktura JPK zostanie w ten sposób dostosowana do zmian wprowadzanych przez nowelizację ustawy o VAT i niektórych innych ustaw z 29 października br. i nowelizację ustaw o podatkach dochodowych oraz niektórych innych ustaw z tego samego dnia, która wprowadziła Polski Ład (Dz.U. z 2021 r. poz. 2105). Chodzi o przepisy dotyczące 40-dniowego terminu zwrotu VAT dla podatników stosujących faktury ustrukturyzowane oraz 15-dniowego terminu zwrotu daniny dla podatników, którzy co najmniej 65 proc. transakcji przeprowadzają bezgotówkowo.
W nowej strukturze JPK znajdą się też:
  • pole dla terminu płatności lub terminu otrzymania zapłaty, które wypełni przedsiębiorca planujący skorzystać z ulgi na złe długi. Ma to ułatwić weryfikację, czy wierzytelność jest faktycznie nieściągalna, bez konieczności prowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych lub sprawdzających;
  • oznaczenie IED, które zastosują internetowe platformy sprzedażowe ułatwiające dostawę pozaunijnych towarów o niskiej wartości (do 150 euro), dla których miejscem dostawy jest terytorium Polski;
  • oznaczenie WSTO_EE, które zastąpi stosowane obecnie oznaczenia SW i EE (dla świadczenia usług elektronicznych, nadawczych, telekomunikacyjnych i wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość).©℗
TAX FREE tylko w formie elektronicznej
Kolejne zmiany, które wejdą w życie od początku 2022 r., wprowadziła nowelizacja ustawy o VAT i innych ustaw z 27 listopada 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 2419). Od nowego roku przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary pozaunijnym podróżnym w ramach procedury TAX FREE, będą musieli wystawiać dokumenty TAX FREE wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu do końca roku powinni byli zarejestrować się na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC). Od początku przyszłego roku pozaunijny podróżny otrzyma więc zwrot VAT, jeżeli sprzedawca wystawi mu elektroniczny dokument TAX FREE, a on sam wywiezie zakupiony towar poza granicę unijną, co potwierdzi funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej.