Karolina Pawlak, specjalistka z zakresu rachunkowości
Jeśli nie ma tytułu prawnego ani umownego do dokonania potrącenia lub kompensaty rozrachunków, to należy odrębnie pokazać należność i zobowiązanie. Należności z tytułu dostaw prezentowane są jako „Aktywa obrotowe – należności krótkoterminowe” w podziale na: należności od podmiotów powiązanych, należności od podmiotów pozostałych, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale, a także pozostałe należności z tytułu dostaw i usług. Z kolei zobowiązanie, jeśli jest nadpłatą wynikającą z normalnych relacji, może być pokazane albo jako „zobowiązanie z tytułu dostaw i usług”, albo jako „inne”. Oczywiście też jako „zobowiązania krótkoterminowe”. Tu również w zależności od powiązania lub jego braku z kontrahentem stosuje się podział na jednostki powiązane, pozostałe – w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale, a także i pozostałe odpowiednio w pozycji B.III.3 lit. d „Zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług (do 12 miesięcy) wobec pozostałych jednostek” lub w pozycji B.III.3 lit. i „Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek ‒ inne”. Podział ten dotyczy sytuacji, gdy sporządzamy sprawozdanie według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości. W przypadku sprawozdań według załącznika nr 5 taki podział nie występuje.
Jednostki, które są jednocześnie względem siebie wierzycielem i dłużnikiem, mają możliwość dokonywania kompensaty umownej. Stosowanie potrącenia umownego jest możliwe na zasadzie swobody umów. Zawierając umowę kompensaty, strony regulują stosunek prawny według swego uznania, w taki sposób, aby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.Kompensaty umownej można dokonać jedynie na podstawie zawartego porozumienia pomiędzy stronami. W umowie kompensaty strony same określają reguły wzajemnego rozliczenia dotyczące tego, które wierzytelności i w jakim czasie będą ze sobą kompensowane.
Jeśli chodzi o wierzytelności przedawnione, to ich kompensata jest możliwa, o ile w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło. Tak stanowi art. 502 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.). Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości niższej z nich.
Z kolei potrącenia w formie kompensaty jednostronnej dokonuje się na podstawie oświadczenia złożonego drugiej stronie. Jeżeli strony są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli:
  • przedmiotem obu są pieniądze lub rzeczy tej samej, jakości oznaczone tylko co do gatunku,
  • wierzytelności mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym,
  • obie wierzytelności są wymagalne.
Przy czym niewymagalna jeszcze wierzytelność może podlegać potrąceniu, o ile wymagalna jest wierzytelność potrącającego. Potrącenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe (art. 499 k.c.). Dla skuteczności kompensaty jednostronnej nie jest wymagana zgoda drugiej strony. Osoba składająca oświadczenie o potrąceniu powinna w nim wskazać przede wszystkim: wierzytelności przedstawione do potrącenia i z jakimi wierzytelnościami są potrącane, kwoty wierzytelności, pozostałą do spłaty wartość zobowiązania nieobjętą kompensatą oraz sposób jej uregulowania i podpis osoby uprawnionej.
Podstawą dokonania zapisów księgowych w przypadku kompensaty wierzytelności są dokumenty kompensaty. Są to w przypadku:
a) potrącenia jednostronnego ‒ oświadczenie jednej ze stron,
b) potrącenia umownego ‒ umowa kompensaty.
Należy zaznaczyć, że dokumenty te powinny spełniać wymogi dla dowodów księgowych wskazane w art. 21 ustawy o rachunkowości. W księgach rachunkowych operację kompensaty należności ze zobowiązaniem można ujmować następująco:
  • Wn „Rozrachunki z dostawcami” lub konto „Pozostałe rozrachunki”,
  • Ma „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto „Pozostałe rozrachunki”. 
Podstawa prawna
art. 4 ust. 1 i 2, art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
art. 502 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1509)