Jak zaewidencjonować zakup bazy e-czasopism od zagranicznego wydawcy

Spółka medyczna planuje zakup dla pracowników bazy e-czasopism. Są to materiały wideo i artykuły. Umowa będzie podpisana z wydawcą z USA, który ma w Europie swojego przedstawiciela. Spółce dostarczono certyfikat rezydencji dostawcy. Jak to rozliczyć w księgach?

Na prawidłowe rozliczenie tej transakcji w księgach mają wpływ nie tylko przepisy prawa bilansowego, lecz także prawo podatkowe, w szczególności regulacje dotyczące VAT. Mamy tu bowiem do czynienia z importem usług, dla którego przewidziano szczególną procedurę rozliczania w VAT. Tym samym jest też konieczne właściwe odzwierciedlenie tej procedury w księgach rachunkowych.

Przepisy ustawy o VAT definiują świadczenie usług jako każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie jest dostawą towarów, w tym również:

przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w której dokonano czynności prawnej;
zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Jednocześnie przez dostawę towarów rozumie się w ustawie o VAT przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

A zatem zakup dostępu do baz elektronicznych na potrzeby VAT klasyfikowany jest jako zakup usługi. Przeniesienie praw do wartości niematerialnych jest wprost wskazane w ustawie o VAT jako świadczenie usług oraz nie stanowi dostawy towarów. W celu określenia, czy usługa podlega opodatkowaniu na terytorium Polski, należy w kolejnym kroku ustalić miejsce jej świadczenia. Zasada ogólna, przewidziana w art. 28b ustawy o VAT, wskazuje, że miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 28l ustawy o VAT w przypadku świadczenia na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, posiadających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu poza terytorium Unii Europejskiej, usług:

1) sprzedaży praw lub udzielania licencji i sublicencji, przeniesienia lub cesji praw autorskich, patentów, praw do znaków fabrycznych, handlowych, oddania do używania wspólnego znaku towarowego albo wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego, albo innych pokrewnych praw, (…)

4) przetwarzania danych, dostarczania informacji oraz usług tłumaczeń,

‒ miejscem świadczenia usług jest miejsce, gdzie podmioty te posiadają siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.

Ten przepis nie ma zastosowania, bo spółki są zasadniczo podatnikami VAT, czyli opodatkowanie jest zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej (z zastrzeżeniem ust. 2‒4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 oraz art. 28n ustawy o VAT).

To, że zakup jest od wydawcy z spoza Polski (nie ma znaczenia, czy jest to Unia, czy nie), oznacza, iż jest to import usług. Jeżeli sprzedawcą będzie więc firma zagraniczna, to wiąże się to z koniecznością naliczenia VAT, z uwzględnieniem krajowej stawki podatku, odpowiedniej dla tego typu usługi. VAT ten trzeba ująć zapisem:

Wn „Rozliczenie zakupu”,
Ma „VAT należny”.

Dodać należy, że obowiązek podatkowy wystąpi albo w dacie faktury, albo w dacie zapłaty za tę usługę w zależności od tego, która z dat będzie wcześniejsza.

W przypadku czynnego podatnika VAT transakcja rozliczenia VAT od importu usług będzie neutralna. Wykazuje się ją bowiem też po stronie zakupu. Tym samym przedsiębiorca nie ponosi ciężaru podatku. VAT naliczony ujmuje się:

Wn „VAT naliczony”,
Ma „Rozliczenie zakupu”.

Przypomnieć należy, że transakcja importu usług od podatnika z UE to transakcja wewnątrzwspólnotowa i powoduje obowiązek rejestracji do VAT-UE. Wiąże się to z koniecznością złożenia albo zaktualizowania w urzędzie skarbowym formularza VAT-R.

Aby prawidłowo rozliczyć koszt wynikający z tego nabycia, trzeba jeszcze ustalić, czy dostęp jest dostępem jednorazowym, czy jest to dostęp abonamentowy, np. przez okres 12 miesięcy. Jeśli jest to dostęp dotyczący kilku miesięcy, to należy rozliczać go w czasie, szczególnie gdy dotyczy dwóch lub więcej lat obrotowych.

Jednostka może oczywiście w ramach kwoty przypadającej na jeden rok wziąć pod uwagę jej istotność i na tej podstawie zdecydować, czy usługa będzie rozliczana raz do roku, czy co miesiąc. ©℗

PRZYKŁAD

Kwota istotna

Spółka nabyła dostęp do bazy elektronicznej czasopism na okres od 1 października 2021 r. do 31 grudnia 2022 r. (15 miesięcy) za 12 000 euro. Kurs z dnia poprzedzającego nabycie wynosił 4,8563 zł/euro, zatem wartość usługi to 58 275,60 zł.

Spółka traktuje tę kwotę jako istotną podlegającą rozliczaniu miesięcznemu: 58 275,60 zł : 15 miesięcy = 3885,04 zł.

VAT: 58 275,60 x 23 proc. = 13 403,39 zł

Objaśnienia do operacji księgowych:

1. Ujęcie faktury od dostawcy zagranicznego:

• Wn „Rozliczenie zakupu” 58 275,60 zł;

• Ma „Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi” 58 275,60 zł.

2. Obliczenie VAT należnego:

• Wn „Rozliczenie zakupu” 13 403,39 zł;

• Ma „VAT należny” 13 403,39 zł.

3. Ujęcie VAT naliczonego:

• Wn „VAT naliczony” 13 403,39 zł;

• Ma „Rozliczenie zakupu” 13 403,39 zł.