Prowadzę działalność gospodarczą. Jestem wystawcą i odbiorcą faktur w formie papierowej, ale także elektronicznej. Jak długo muszę przechowywać te drugie?
Obowiązek przechowywania faktur elektronicznych dotyczy nie tylko wystawców, ale także odbiorców będących przedsiębiorcami. Terminy przechowywania są takie same, jak w przypadku dokumentów w postaci papierowej.
Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT faktury związane z rozliczeniem podatku należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To oznacza, że faktury elektroniczne – z których wynika kwota podatku należnego dla wystawcy lub kwota podatku naliczonego dla odbiorcy, wpływająca na wysokość miesięcznego/kwartalnego rozliczenia podatkowego podatnika – należy przechowywać, dopóki takie miesięczne/kwartalne rozliczenie podatkowe się nie przedawni.
Należy jednak pamiętać, że niekiedy okres przedawnienia będzie dłuższy niż 5 lat. Może bowiem się zdarzyć, że ulegnie on zawieszeniu (okres przedawnienia przedłuża się o okres zawieszenia) lub przerwaniu (okres przedawnienia liczy się wtedy od nowa). Możemy mieć także do czynienia z wyjątkową sytuacją, gdy przedawnienie w ogóle nie wystąpi, bo zobowiązanie podatkowe zostanie zabezpieczone hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym.
PRZYKŁAD
Jeżeli wystawiliśmy fakturę w grudniu 2013 r., ujęliśmy VAT należny w deklaracji za grudzień 2013 r. (termin rozliczenia w przypadku miesięcznego rozliczenia upływa 25 stycznia 2014 r.), to fakturę elektroniczną powinniśmy przechowywać do końca 2019 r.