Jak sobie poradzić z przestarzałymi rozwiązaniami technologicznymi w podatkach?
W bieżącej działalności zespołów podatkowych rozwiązania technologiczne pełnią istotną funkcję wspierającą procesy prowadzenia kalkulacji podatkowych, zbierania danych czy ich archiwizacji. Szczególnego znaczenia technologia nabrała po wprowadzeniu w Polsce konieczności weryfikacji kontrahentów oraz raportowania w postaci plików JPK. Obszar podatkowy nie był jednak nigdy miejscem tradycyjnie zaznajomionym z technologiami. Również czas na przygotowanie się do nowych wymogów dany przez Ministerstwo Finansów ograniczał możliwości gruntownego przemyślenia podejścia do digitalizacji funkcji podatkowej. W efekcie podatnicy byli zmuszeni stosować uproszczenia i kompromisy, a środowisko technologiczne funkcji podatkowych wygląda wciąż jeszcze mocno prowizorycznie. W świecie IT takie rozwiązania nazywa się „legacy systems” i sugeruje się ich systematyczne zastępowanie rozwiązaniami nowoczesnymi i przemyślanymi.
/>
Wśród legacy systems obserwowanych u polskich podatników należy wymienić w szczególności generatory plików JPK wymagające manualnego łączenia danych. W skrajnych przypadkach tworzenie co miesiąc pliku zajmuje nawet kilka dni, podczas gdy w dojrzałej organizacji o przeciętnych rozmiarach nie powinno to trwać więcej niż kilkanaście minut. Innym przykładem rozwiązań prowizorycznych mogą być przypadki braku zaimplementowanych walidacji (gdy dopiero wysyłając plik do Ministerstwa Finansów, dowiadujemy się czy jest on technicznie poprawny), braki w automatyzacji (np. wymóg ręcznego sprawdzania numerów NIP kontrahentów) czy ograniczona dostępność do danych archiwalnych (konieczność przechowywania plików i danych źródłowych na dyskach komputerów). Osobną kategorią rozwiązań o charakterze legacy systems są ogromne pliki Excel (lub całe ich grupy) wykorzystywane do kalkulacji podatkowych. Zarówno wydajność, jak i stabilność takich plików pozostawia wiele do życzenia.
Z prowizorycznymi rozwiązaniami wiążą się nie tylko wspomniane wyżej problemy funkcjonalne, lecz także wysokie koszty utrzymania oraz niskie standardy bezpieczeństwa danych. Wyzwaniem pozostaje także utrzymywanie ich aktualności. W Polsce częstotliwość zmian w przepisach podatkowych, deklaracjach i schemach jest niezwykle wysoka, a prawie każda taka zmiana wymusza wprowadzanie poprawek w stosowanych narzędziach.
Doskonałym przykładem są struktury JPK_VAT. Obowiązują one już od 2016 r. i w tym czasie powstało już pięć ich wersji (wliczając w to JPK_V7M(2)/ JPK_V7K(2).xsd, która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2022 r.). Istotne zmiany, które zostały wprowadzone pomiędzy wersją JPK_VAT(3) a JPK_V7M(1)/JPK_V7K(1) wymusiły na podatnikach nie tylko zmiany w samych aplikacjach służących do przygotowania tych struktur, lecz także w systemach ERP, w których wymagane informacje musiały być wprowadzane (np. wspomniane oznaczenie MPP czy kody GTU, znaczniki TP, IMP). Podobnie rzecz ma się w przypadku informacji o cenach transferowych w postaci formularza TPR-C, którego w ciągu trzech lat pojawiła się już trzecia wersja.
Jak sobie razić z takimi problemami? Można wskazać trzy grupy opcji.
Po pierwsze, warto rozważyć włączenie obecnych rozwiązań do swoich systemów księgowych. Szczególnie dotyczy to dużych systemów ERP, gdzie liczba dostępnych rozwiązań w ciągu ostatnich lat znacznie się rozszerzyła. Przykładowo w zakresie systemu SAP są dostępne zarówno narzędzia lokalne pozwalające na łatwe generowanie plików JPK, jak i bardziej zaawansowane rozwiązania z obszaru kalkulacji podatku CIT. W grupach międzynarodowych interesującym wyborem mogą się okazać rozwiązania globalne wspierające raportowanie podatkowe w wielu krajach (np. SAP ACR) pozwalające na centralne zarządzanie wieloma lokalnymi raportami. W standardzie SAP ACR znajduje się kilkadziesiąt raportów, a dodatkowe (lub rozszerzone) są łatwo dostępne u ekspertów specjalizujących się w tej technologii.
Zaletą posiadania narzędzi wspierających kalkulacje podatkowe oraz raportowanie w systemie ERP jest oczywiście wygoda korzystania, jednak w wielu przypadkach zarządzany grupowo system nie będzie nam dawał takich możliwości. W takim razie lepszym rozwiązaniem mogą być dojrzałe rozwiązania off-the-shelf (dostępne od ręki). Ich walorem jest często stosunkowo niski (z uwagi na ustandaryzowanie) koszt, duża liczba funkcji (narzędzia uczą się z czasem) czy bieżące, udokumentowane aktualizacje (zapewniające zgodność z aktualnymi wymogami prawa), co jest szczególnie ważne, patrząc na historyczne działania Ministerstwa Finansów chociażby w zakresie dokonywania zmian w Uniwersalnej Bramce Dokumentów na kilka dni przed terminem raportowania VAT. Rozwiązania tego typu są też coraz częściej grupowane w platformy, umożliwiające w jednym miejscu adresowanie zarówno wymogów weryfikacji kontrahentów, wygodnego generowania plików XML z wielu źródeł, archiwizacji, jak i nadzoru nad procesami. Za takim podejściem przemawia niewątpliwie możliwość skupienia się funkcji podatkowej na bieżącej działalności operacyjnej, bez konieczności dbania o narzędzia techniczne.
Ostatnią grupą rozwiązań, które mogą zastąpić dotychczasowe, nieefektywne narzędzia, są rozwiązania autorskie, dostosowywane do specyficznych potrzeb podatnika. Pozwalają one na najbardziej zaawansowane zaadresowanie wyzwań departamentu podatkowego poprzez implementację workflowów nadzorujących procesy, silników podatkowych wykonujących skomplikowane operacje czy dashboardów analitycznych dających bieżącą i przejrzystą informację o pozycji podatkowej spółki czy grupy. Mocnymi stronami są tu bardzo daleko idąca elastyczność i potencjał integracji z wieloma systemami. Słabymi stronami mogą być jednak koszty oraz czas wdrożenia.
Nie należy zapominać, że poza rozwiązaniami technologicznymi, często charakter „legacy” mają także procesy podatkowe, opracowane w przeszłości i jedynie na bieżąco aktualizowane o zmiany przepisów. W efekcie nie można wykluczyć, że znajdują się w nich pętle, zbędne kroki lub wręcz przeciwnie, obszary niewystarczającego nadzoru. Rozważając opcje poprawy efektywności funkcji podatkowej, należy więc przyjrzeć się także procesowej stronie jej działania, w tym w szczególności poszukując synergii między procesami dla różnych podatków oraz procesami księgowymi.
Zastępowanie nieefektywnych rozwiązań funkcjonujących w organizacji jest procesem trudnym, aczkolwiek niezbędnym dla prawidłowego funkcjonowania departamentu podatkowego. Konieczne może się okazać przełamanie przyzwyczajeń czy przekonania, że „lepsze jest wrogiem dobrego”. Jednak w dzisiejszych czasach funkcja podatkowa nie może istnieć bez technologii, a wyzwań w tym obszarze przygotowywanych przez Ministerstwo Finansów jest i będzie coraz więcej. Dlatego też kluczowe jest wykonanie co najmniej inwentaryzacji posiadanych rozwiązań, określenie obszarów wymagających poprawy i zaplanowanie mapy drogowej zmian pozwalających na przekierowanie zasobów i kompetencji departamentów podatkowych do zadań o wyższej wartości dodanej.