Wartość początkowa lokalu wynosiła 260 000 zł i został on w pełni zamortyzowany w lutym 2018 r. Przedsiębiorca prowadził tam sklep, lecz wiosną 2021 r. zdecydował o zmianie przeznaczenia lokalu i w lipcu 2021 r. rozpoczął stosowne prace adaptacyjne (roboty budowlano-montażowe m.in. z załącznika nr 15 do ustawy o VAT), które wykonywała firma A (podatnik VAT czynny). Po zakończeniu prac adaptacyjnych lokal ma być wynajmowany na biuro w ramach działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Zgodnie z umową wynagrodzenie dla firmy A wynosi 60 000 zł, plus VAT według stawki 23 proc. Prace adaptacyjne zakończono 2 września 2021 r., a 7 września 2021 r. firma A wystawiła fakturę na 73 800 zł, w tym VAT 13 800 zł, którą przedsiębiorca otrzymał tego samego dnia. Wystawiony dokument zawierał wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, natomiast nie widniała na nim adnotacja „metoda kasowa”. Przedsiębiorca zapłacił za fakturę w split paymencie na rachunek firmy A, która w dniu złożenia polecenia przelewu figurowała na białej liście podatników VAT. Ulepszenie zostało oddane do używania 13 września 2021 r. Przedsiębiorca rozlicza PIT na zasadach podatku liniowego, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, a VAT i zaliczki na PIT opłaca na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Jak powinien rozliczyć poniesione wydatki na adaptację (ulepszenie) środka trwałego w VAT i PIT? ©℗
PIT
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki:
  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
  • został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
  • został właściwie udokumentowany;
  • nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 22g ust. 17 ustawy o PIT powiększają wartość środków trwałych stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.
Kosztem uzyskania przychodów są natomiast odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z art. 22a–22o, z uwzględnieniem art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 8 ustawy o PIT).
Należy zwrócić uwagę, że w omawianym przypadku prace adaptacyjne są dokonywane w lokalu użytkowym stanowiącym środek trwały przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 22a ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT. Stosownie do art. 22g ust. 17 ustawy o PIT, jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków (ustaloną zgodnie z art. 22g ust. 1, 3–9 i 11–15 ustawy o PIT) powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 10 000 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
Jak wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 8 marca 2021 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.848.2020.2.MS, „(…) Podstawą do zwiększenia wartości początkowej środków trwałych o wartość wydatków poniesionych na ich ulepszenie, co wiąże się z brakiem możliwości zaliczenia tych wydatków bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, jest spełnienie warunków zawartych w wyżej powołanym przepisie. Po pierwsze musi nastąpić ulepszenie środków trwałych, a suma wydatków z tego tytułu – przekroczyć 10 000 zł. Ulepszenie polega na przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji środka trwałego. Wyliczenie zawarte w omawianym przepisie stanowi katalog zamknięty, co oznacza, że tylko wydatki związane chociaż z jedną z tych prac, które w konsekwencji skutkują wymienionymi efektami, czyli przebudową, rozbudową rekonstrukcją, adaptacją lub modernizacją środka trwałego, mogą zostać uznane za wydatki ulepszające ten środek. Przebudową jest rezultat prac budowlanych, którego istotą jest zmiana struktury wewnętrznej obiektu już istniejącego, niepowodująca jednak zwiększenia ani jego powierzchni, ani też kubatury. Rozbudowa polega na zwiększeniu, w wyniku prac budowlanych, powierzchni lub kubatury budynku. Rekonstrukcja to ponowna budowa, w efekcie której nastąpi odtworzenie określonych elementów obiektu w tej przestrzeni, którą dotychczas elementy te zajmowały. Zazwyczaj dotyczy elementów zużytych lub zniszczonych. Adaptacja natomiast polega na przystosowaniu obiektu do nowej funkcji, której dotychczas nie pełnił, a modernizacja to unowocześnienie, tj. wyposażenie obiektu bądź jego elementów składowych w takie urządzenia lub cechy, których wcześniej nie miał, a które są wytworem nowszej myśli technicznej.
Po drugie, wynikiem ulepszenia musi być wzrost wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do takiej wartości z dnia jego przyjęcia do używania, a więc nie chodzi o wzrost wartości użytkowej w stosunku do stanu poprzedzającego prace w obiekcie, lecz o taki wzrost wartości użytkowej, który ma wpływ na wzrost tej wartości w stosunku do stanu z dnia przyjęcia do używania. Po trzecie, warunkiem zaliczenia wydatków na ulepszenie do zwiększających wartość środka trwałego w powyższym rozumieniu jest mierzalność ulepszenia. Przepis art. 22g ust. 17 ustawy wskazuje przykładowo, w jaki sposób mierzalność ta może się wyrażać: np. okresem używania – wydłużeniem okresu używania środka ulepszonego w stosunku do stanu poprzedniego, zwiększeniem jego zdolności wytwórczej, podwyższeniem jakości produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i zmniejszeniem kosztów ich eksploatacji. Efekt mierzalnego ulepszenia środka trwałego powinien wystąpić nie na skutek porównania stanu przed dokonaniem nakładów i po tym fakcie, ale porównania stanu z dnia przyjęcia środka trwałego do używania oraz po dokonaniu ulepszenia. Z przepisu tego wynika jednoznacznie, że istotnym dla oceny robót jako ulepszenia jest porównanie stanu obiektu przed przeprowadzeniem robót budowlanych, rodzaju robót i stanu obiektu po ich dokonaniu. Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji remontu, dlatego w odniesieniu do remontu należy – mając na uwadze słownikowe znaczenie tego pojęcia – stosować definicję sformułowaną w przepisach prawa budowlanego. Zgodnie z art. 3 pkt 8 ustawy z 7 lipca 1994 r. ‒ Prawo budowlane (Dz.U. z 2019 r. poz. 1461) remontem jest wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym. Istotą remontu są zatem wszystkie działania przywracające pierwotny stan techniczny użytkowy środka trwałego, w tym również polegające na wymianie zużytych składników technicznych następujące w toku eksploatacji środka trwałego i będące wynikiem tej eksploatacji, niezwiększające jego wartości początkowej. Podkreślenia wymaga fakt, że przy remoncie mogą być stosowane materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym. Remont następuje w toku eksploatacji środka trwałego przez podatnika i jest wynikiem tej eksploatacji (zużycia). Wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe ma charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość użytkową i niezmieniający jego charakteru. Różnica pomiędzy nakładami ponoszonymi na remont a nakładami ponoszonymi na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że remont zmierza do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środka trwałego i jest rodzajem naprawy, wymiany zużytych elementów, natomiast w wyniku ulepszenia środek trwały zostaje unowocześniony lub przystosowany do spełniania innych, nowych funkcji, zyskuje istotną zmianę cech użytkowych. Z powyższych uregulowań wynika, że sposób zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków ponoszonych na środek trwały uzależniony jest od charakteru tych wydatków. Wydatki o charakterze remontowym co do zasady podlegają bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, o ile spełniają przesłanki uznania ich za ww. koszty wskazane w art. 22 ust. 1 ww. ustawy. Natomiast wydatki poniesione przez podatnika na ulepszenie środków trwałych są rozliczane w czasie i podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej – pośrednio poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej tych środków”.
W analizowanej sprawie doszło do ulepszenia – adaptacji środka trwałego (lokalu użytkowego, który został zaadaptowany z lokalu sklepowego na biuro). Zatem poniesione wydatki w kwocie netto (zob. art. 22g ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT), tj. 60 000 zł, powiększą wartość początkową tego środka trwałego. Nie ma znaczenia, że jest on już od lutego 2018 r. całkowicie zamortyzowany.
Od wartości ulepszenia (tj. 60 000 zł) przedsiębiorca będzie mógł dokonywać odpisów amortyzacyjnych – stosownie do art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT – począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym te ulepszenie wprowadzono do ewidencji środków trwałych, tj. począwszy od października 2021 r. (zakładam, że wartość ulepszenia zostanie wprowadzona do ewidencji środków trwałych w dacie oddania jego do używania, tj. 13 września 2021 r.). Przedsiębiorca może dokonywać odpisów amortyzacyjnych od tego ulepszenia do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową środków trwałych lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór. Przy czym suma odpisów amortyzacyjnych obejmuje również odpisy, których, zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Uwaga! Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są zobowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zawierającej m.in. wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową (art. 22n ust. 2 pkt 12 ustawy o PIT).
Podatnicy dokonują wyboru jednej z metod amortyzacji dla poszczególnych środków trwałych przed rozpoczęciem ich amortyzacji, a wybraną metodę stosuje się do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego (art. 22h ust. 2 ustawy o VAT). W omawianym przypadku lokal był amortyzowany z zastosowaniem stawki indywidualnej wynoszącej 10 proc. (art. 22j ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT). Stawka ta musi być stosowana do amortyzacji wartości tego ulepszenia. Miesięczny odpis amortyzacyjny wyniesie zatem 500 zł (60 000 zł x 10 proc. : 12 miesięcy). Pierwszego odpisu amortyzacyjnego przedsiębiorca będzie więc mógł dokonać w październiku 2021 r. – w wysokości 500 zł (kwotę odpisu powinien ująć w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
Uwaga! W analizowanej sprawie zapłata nastąpiła w split paymencie na rachunek usługodawcy figurujący na dzień złożenia polecenia przelewu na białej liście podatników VAT. W związku z tym art. 22p ustawy o PIT nie sprzeciwia się zaliczeniu dokonywanych odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów. ©℗
VAT
Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych – podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Tak więc prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wówczas, gdy zostają spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik VAT, oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter pośredni lub bezpośredni.
W analizowanej sprawie wydatki poniesione na adaptację lokalu użytkowego (ze sklepu na biuro) wykazują pośredni związek z czynnościami opodatkowanymi. Lokal po adaptacji ma być wynajmowany jako biuro, a wynajem lokali użytkowych jest opodatkowany według podstawowej stawki VAT. Ponadto przedsiębiorca jest podatnikiem VAT czynnym, zatem odliczeniu VAT nie sprzeciwia się art. 88 ust. 4 ustawy o VAT. Na potrzeby schematu odliczenia zakładam, że nie wystąpią pozostałe okoliczności wymienione w art. 88 ustawy o VAT. W tej sytuacji przedsiębiorcy będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabytych robót budowlano-montażowych związanych z adaptacją lokalu.
Przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. b ustawy o VAT). W omawianym przypadku kwotę podatku naliczonego od nabytych prac adaptacyjnych (robót budowlano-montażowych) stanowi kwota 13 800 zł wynikająca z faktury wystawionej przez firmę A.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). Zgodnie z regułą zawartą w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. W przypadku robót budowlanych wykonanych na rzecz podatnika powstaje on jednak w sposób szczególny. Otóż stosownie do art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury w przypadkach, o których mowa w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT (tj. m.in. na rzecz podatnika VAT, jakim jest przedsiębiorca), z tytułu świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych. Z tym że zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy o VAT w przypadku, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek ten powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4 ustawy o VAT (tj. w przypadku tych robót nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usług), a w przypadku gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że faktura dokumentująca nabyte prace adaptacyjne (usługi budowlane) została wystawiona 7 września 2021 r. i tego dnia powstał od nich obowiązek podatkowy, a po stronie przedsiębiorcy – zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT – prawo do odliczenia podatku naliczonego z niej wynikającego.
Przedsiębiorca otrzymał fakturę 7 września 2021 r., a zatem odliczeniu podatku naliczonego z tej faktury w rozliczeniu za wrzesień 2021 r. nie sprzeciwia się art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących m.in. nabycie towarów) powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w jakim podatnik otrzymał fakturę.
Podsumowując, w JPK_V7M za wrzesień 2021 r. przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury dokumentującej nabycie prac adaptacyjnych w wysokości 13 800 zł. Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że dokona on tego odliczenia w rozliczeniu za wrzesień 2021 r. i nie skorzysta z przewidzianej w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT możliwości odliczenia podatku naliczonego za jeden z kolejnych trzech miesięcy, tj. za październik, listopad albo grudzień 2021 r.
Wykonane prace adaptacyjne stanowią ulepszenie środka trwałego (lokalu użytkowego), a zatem w pliku JPK_V7M za wrzesień 2021 r. przedsiębiorca powinien wykazać w polach K_40 i P_40 wartość netto nabycia, tj. kwotę 60 000 zł, a w polach K_41 i P_41 wysokość podatku naliczonego przysługującego do odliczenia, tj. 13 800 zł. Są to pola właściwe do wykazywania podatku naliczonego od nabycia środków trwałych.
Należy dodać, że w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł – obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – faktura powinna zawierać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” (art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT). Przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł, podatnicy są zobowiązani zastosować split payment (art. 108a ust. 1a ustawy o VAT). W analizowanej sprawie wartość faktury brutto przekraczała 15 000 zł, a dokumentowała ona roboty budowlane z załącznika nr 15 ustawy o VAT, a więc za prawidłowe należy uznać to, że otrzymana faktura zawierała wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, a przedsiębiorca dokonał zapłaty przy użyciu split paymentu.
Uwaga! Obecnie faktur zakupu objętych mechanizmem obowiązkowej podzielonej płatności nie prezentujemy już z oznaczeniem „MPP” w ewidencji zakupu. Nakładający ten obowiązek par. 11 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie JPK_VAT został bowiem uchylony z 1 lipca 2021 r. Należy jednak zaznaczyć, że mimo tej zmiany za okresy od lipca do grudnia 2021 r. stosowana będzie odpowiednio dotychczasowa struktura pliku JPK_V7M. Oznacza to, że nie należy wypełniać pola dotyczącego procedury „MPP” zarówno w części sprzedażowej, jak i zakupowej ewidencji JPK_VAT.
W omawianym przypadku do faktury nie stosujemy żadnego z pozostałych oznaczeń. ©℗
Schemat rozliczenia ulepszenia całkowicie zamortyzowanego środka trwałego* ©℗
1. Jaki podatek
PIT:
Przychody: nie wystąpią
Koszty uzyskania przychodów: za wrzesień 2021 r. nie wystąpią, od października 2021 r. (aż do pełnego zamortyzowania ulepszenia/jego zbycia lub likwidacji) przedsiębiorca będzie mógł odnosić w koszty uzyskania przychodów odpis amortyzacyjny w wysokości 500 zł miesięcznie.
VAT:
Podatek należny: nie wystąpi
Kwota nabycia netto: 60 000 zł
Podatek naliczony: 13 800 zł
2. W jakiej deklaracji wykazać
podatek
PIT: Podatnik nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, a od października 2021 r. (aż do pełnego zamortyzowania ulepszenia/jego zbycia lub likwidacji) będzie mógł odnosić w koszty uzyskania przychodów odpis amortyzacyjny w wysokości 500 zł miesięcznie, co uwzględnia przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące i przy składaniu zeznania PIT-36L za 2021 r.
VAT: W JPK_V7M kwotę 60 000 zł wykazujemy jako kwotę nabycia netto w polach K_40 i P_40; a kwotę 13 800 zł jako podatek naliczony w polach K_41 i P_42.
3. Termin złożenia deklaracji
PIT-36L: 2 maja 2022 r. (30 kwietnia 2022 r. to sobota)
JPK_V7M: 25 października 2021 r.
* w schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności (w tym ewentualne inne wydatki związane z przedmiotową adaptacją lokalu)
Podstawa prawna
art. 15, art. 19a, art. 86, art. 106b ust. 1, art. 106e ust. 1 pkt 18a, art. 106i ust. 3 i 4, art. 108a ust. 1a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1243)
rozporządzenie ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1179)
art. 22, art. 22a–22p, art. 23 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1243)
rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 2544)