Każdy przedsiębiorca zalicza wydatki do kosztów uzyskania przychodów, pomniejszając tym samym podstawę opodatkowania. Część wydatków poniesionych na działalność badawczo-rozwojową w deklaracji rocznej można odliczyć podwójnie. Na tym w uproszczeniu polega ulga badawczo-rozwojowa (B+R). Obowiązuje od 2016 r.

Od tego czasu była już kilkukrotnie nowelizowana. Projekt Polskiego Ładu przewiduje, że od 1 stycznia 2022 r. będzie jeszcze korzystniejsza, m.in. ze względu na możliwość połączenia jej z innymi preferencjami i podniesienie limitu odliczeń na koszty pracownicze.

Z danych Ministerstwa Finansów wynika, że w 2019 r. z ulgi B+R skorzystało ok. 2,5 tys. podmiotów – 1,3 tys. podatników CIT oraz 1,2 tys. podatników PIT. Praktyka doradców podatkowych pokazuje jednak, że wiele firm w ogóle nie dostrzega zalet tej preferencji lub nie ma świadomości, że może z niej korzystać.

- Zjawisko to może wynikać z oporu działów księgowych oraz braku znajomości przepisów, które cechuje wysoka specjalizacja – uważa doradca podatkowy Dariusz Powaga z TORITE Spółka Doradztwa Podatkowego Sp. z o.o.

Faktycznie, korzystanie z ulgi jest obwarowane pewnymi formalnościami. Konieczne jest np. odrębne ewidencjonowanie kosztów na działalność badawczo-rozwojową oraz czasu pracy zajmujących się nią pracowników. Wielu ekspertów przekonuje też, że warto wystąpić do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o interpretację indywidualną, która potwierdzi prawo do stosowania ulgi w danej firmie. Przekonują jednak, że warto zainteresować się tym rozwiązaniem.

- Ulga na działalność badawczo-rozwojową, patrząc na samą nazwę, może wprowadzać podatników w błąd. Tymczasem, jak przyjrzymy się definicji i praktyce organów podatkowych, nie trzeba wymyśleć grafenu lub nowej techniki lotów kosmicznych, by móc z niej korzystać – mówi Tomasz Rzepa, partner w TwentyTwenty Tax & Legal.

Przykłady? W ostatnim czasie dyrektor KIS potwierdzał w interpretacjach, że działalność B+R może prowadzić spółka dystrybuująca oraz wytwarzająca układy wydechowe oraz części do naczep i wywrotek (0111-KDIB1-3.4010.186.2021.2.IM), producent form wtryskowych oraz systemów mocujących (0111-KDIB1-3.4010.180.2021.2.BM), a także spółka planująca opracować receptury kosmetyków i sprzedawać je pod własną marką (0111-KDIB1-3.4010.48.2021.2.BM).

Dla kogo ulga B+R

Definicja działalności działalność badawczo-rozwojowej (przytaczamy ją w ramce na końcu tekstu) może wydawać się skomplikowana. Najistotniejszy dla przedsiębiorców jest to, że za działalnością B+R można uznać nie tylko badania naukowe, ale i prace rozwojowe, zmierzające do wytworzenia, zmiany lub ulepszenia produktu, usługi lub procesu.

Co z tego wynika? Po pierwsze, że z ulgi B+R mogą korzystać przedsiębiorcy wytwarzający nowe produkty, ale też ci ulepszający produkty już istniejące. - Przykładowo, z taką sytuacją możemy mieć do czynienia z przedsiębiorcą ulepszającym określony produkt spożywczy w ten sposób, że nabiera nowych walorów smakowych, ma dłuższą datę przydatności do spożycia itp., czy też z firmą informatyczną tworzącą nową wersję oprogramowania z nowymi lub ulepszonymi funkcjonalnościami – tłumaczy Tomasz Rzepa.

Po drugie, beneficjentami ulgi mogą być firmy usługowe. W ich przypadku do odliczenia kwalifikują się wydatki na prace rozwojowe, których celem jest zaoferowaniem nowej usługi lub wprowadzenie do już istniejącej usługi elementów innowacyjnych, wiążących się z dodatkowymi korzyściami dla potencjalnego klienta.

Po trzecie, ulga może okazać się dostępna dla przedsiębiorcy, kto usprawnia procesy w swojej firmie (np. produkcji, sprzedaży, dystrybucji, logistyczne, obsługi klienta, obiegu dokumentów, zarządzania firmą, czy chociażby procesy kadrowe).

Tomasz Rzepa, partner w TwentyTwenty Tax & Legal / Materiały prasowe

- Tworzone, zmieniane lub ulepszane produkty nie muszą być czymś zupełnie nowym, nieznanym na rynku – dodaje Tomasz Rzepa. - Nowy, zmieniony lub ulepszony produkt, usługa lub proces ma być innowacją z perspektywy danego przedsiębiorstwa i nie ma znaczenia, że np. takie rozwiązania funkcjonują już u konkurencji.

Jeszcze większe korzyści ulga B+R przynosi przedsiębiorcom o statusie centrów badawczo-rozwojowych. Co do zasady, obecnie mogą oni dodatkowo odliczyć nie 100%, a nawet 150% kosztów kwalifikowanych.

Co można odliczyć?

Oczywiście nie każdy wydatek poniesiony przez firmy służy pracom badawczo-rozwojowym. Nawet jeśli w sensie potocznym będzie on związany z takimi pracami, nie zawsze będzie uprawniał do odliczenia w ramach preferencji. Ulga pozwala odliczyć koszty, które zgodnie z przepisami podatkowymi uważa się za kwalifikowane. Są nimi koszty:

  • wynagrodzeń (wraz z narzutami) i składek pracowników (a także osób współpracujących na podstawie umów zlecenia lub umów o dzieło) w części, w jakiej wykonywanie prac rozwojowych ma się do całości czasu ich pracy;
  • surowców i materiałów;
  • amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych do prac rozwojowych;
  • nabycia innego sprzętu wykorzystywanego w prowadzonych pracach;
  • korzystania z aparatury naukowo-badawczej,
  • różnego rodzaju ekspertyz i opinii, o ile wykonywane są określone podmioty wskazane w ustawie o szkolnictwie wyższym (np. uczelnie lub instytuty badawcze);
  • ochrony patentowej.

Kosztami kwalifikowanymi nie są natomiast wydatki na prace, których firma nie wykonuje we własnym zakresie. Do ulgi nie kwalifikują się więc np. wynagrodzenia wypłacane współpracownikom samozatrudnionym (na podstawie umowy B2B), wydatki na usługi firm doradczych czy też zakup systemu informatycznego.

Ulga B+R – co zmieni Polski Ład

Od 1 stycznia 2022 r. ulga ma być rozszerzona. Projekt ustawy podatkowej zaproponowany w ramach Polskiego Ładu przewiduje następujące rozwiązania:

  • Koszty pracownicze (a więc wynagrodzenia i składki pracowników oraz osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych) będzie można odliczyć w ramach ulgi B+R w wysokości nie 100%, a 200%. Warto zaznaczyć, że w materiałach informacyjnych Ministerstwo Finansów zapowiadało podniesienie limitu do 150%, w projekcie ustawy wzrósł on jednak do 200%, co czyni ulgę jeszcze korzystniejszą. Limity odliczeń pozostałych kosztów kwalifikowanych nie ulegną zmianie.
  • Centra badawczo-rozwojowe będą uprawnione do odliczenia już nie 150%, a 200% wydatków kwalifikowalnych.
  • W przypadku, gdy w danym roku podatnik nie może rozliczyć ulgi B+R w zeznaniu rocznym ze względu na zbyt niski dochód lub poniesienie straty, w kolejnym roku będzie mógł odliczyć koszty kwalifikowane od zaliczek na podatek PIT osób fizycznych zatrudnionych u niego na podstawie umowy o pracę, umów cywilno-prawnych czy też praw autorskich. Chodzi o tych pracowników (współpracowników), którzy w danym miesiącu co najmniej 50% swojego czasu poświęcili na działalność badawczo-rozwojową. Rozwiązanie jest nazywane „ulgą na zatrudnienie innowacyjnych pracowników”.
  • Z ulgą B+R będzie można łączyć już istniejącą ulgę IP-Box, której istotą jest obniżenie stawki podatku PIT lub CIT do 5% w przypadku, gdy przedsiębiorca osiąga dochód z komercjalizacji praw własności intelektualnej. - W wyniku zmian prawnych wprowadzona zostanie możliwość stosowania ulgi B+R oraz opodatkowania stawką 5% w odniesieniu do tego samego dochodu. Jest to istotna zmiana rozwiązująca dotychczasowe problemy – uważa Dariusz Powaga z TORITE Spółka Doradztwa Podatkowego. - Do tej pory możliwe było bowiem jedynie naprzemienne stosowanie ulgi B+R oraz IP-Box w odniesieniu do różnych procesów produkcyjnych w tym samym roku podatkowym oraz stosowanie obydwu preferencji odnośnie jednego projektu, oddzielnie w różnych fazach jego tworzenia i wprowadzania na rynek. - Tą zmianą zainteresować powinny się przede wszystkim firmy z branży informatycznej, o ile ponoszą faktycznie koszty kwalifikowane, które mogą być rozliczone w ramach ulgi - a więc, przede wszystkim, o ile zatrudniają one pracowników na bazie umowy o pracę, względnie umowy cywilnoprawnej, nie zaś współpracują z programistami tworzącymi oprogramowanie na zasadach B2B – mówi Tomasz Rzepa z TwentyTwenty Tax & Legal.
  • Uzupełnieniem ulgi B+R będą nowe preferencje: ulga na prototyp oraz ulga na robotyzację. Ta pierwsze wprowadzi możliwość dodatkowego odliczenia 30% określonych kosztów produkcji próbnej oraz kosztów wprowadzenia na rynek nowego produktu. Druga pozwoli podatnikowi prowadzącemu działalność przemysłową (produkcyjną) dodatkowo odliczyć 50% wydatków na nowe roboty przemysłowe, maszyny i urządzenia z nimi związane oraz oprogramowanie, a także koszty szkoleń pracowników z umiejętności korzystania z nowych urządzeń.

Eksperci chwalą rozszerzenie ulgi, ale…

Z raportu KPMG „Zmiany w CIT z perspektywy firm w Polsce” wynika, że przedsiębiorcy, którzy co do zasady negatywnie odnoszą się do już wprowadzonych oraz planowanych zmian podatkowych, akurat z rozszerzeniem ulgi B+R wiążą pewne nadzieje. Jest to – zaraz po uldze na automatyzację i robotyzację – najlepiej oceniana preferencja zapowiadana w Polskim Ładzie.

Materiały prasowe

- Rządowy projekt zmian systemu podatkowego pod nazwą Polski Ład niesie w swej treści liczne zagrożenia dla przedsiębiorców. W tym miejscu nadmienić jedynie należy brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej oraz zmiany w zasadach amortyzacji lokali. Mimo to pozytywnie należy ocenić zmiany, jakie są planowane w zakresie ulg na działalność badawczo-rozwojową oraz ulgi IP-Box – mówi Dariusz Powaga z TORITE Spółka Doradztwa Podatkowego.

Dariusz Powaga, doradca podatkowy, TORITE Spółka Doradztwa Podatkowego Sp. z o.o. / Materiały prasowe

Z drugiej strony ekspert zwraca uwagę na obowiązki, które musi spełnić przedsiębiorca zainteresowany ulgami dla innowatorów. - Wszystko to powoduje, że dla korzystania z preferencji potrzebna jest pomoc doświadczonego księgowego znającego zasady rozliczania tych należności. Takich jest jednak na rynku niewiele, a pozostali sugerują klientom rzekome zagrożenia związane z ulgami, przez co ich popularność spada. Takie realia rzutują również na ocenę nowelizacji w ramach „Polskiego Ładu”. Możliwe jest bowiem, że mimo wprowadzenia nowych rozwiązań, ze względu na wysoko postawione wymogi formalne, faktycznie skorzysta z nich niewielu przedsiębiorców.

Tomasz Rzepa uważa, że w szczególności podniesienie limitu odliczenia kosztów pracowniczych do 200% może przekonać do ulgi wielu przedsiębiorców dotychczas się wahających.

- Bez wątpienia jednak wciąż dużą barierą pozostaną wątpliwości, jak rozumieć definicję działalności badawczo-rozwojowej – zwraca uwagę Tomasz Rzepa. - Niestety, nie pomaga tutaj praktyka samych organów podatkowych, które w ostatnim czasie, odpowiadając na wnioski o interpretacje składane w tym zakresie przez podatników, stwierdzają, iż nie mogą w interpretacji potwierdzić, czy dana praca jest działalnością badawczo-rozwojową i określenie tego powinno należeć do podatnika. Podejście takie nie ma uzasadnienia. W skutek niego podatnik niejednokrotnie nie uzyskuje formalnego zabezpieczenia swojego podejścia i ma prawo obawiać się, czy w przypadku kontroli urząd skarbowy jednak w jakimś zakresie rozliczeń z tytułu ulgi w przyszłości nie zakwestionuje.

Innym mankamentem, na który zwraca uwagę Tomasz Rzepa, jest niejasność wokół korelacji między ulgą B+R a zapowiadaną nową ulgą na prototyp.

- Ulga ta, wg deklaracji projektodawcy, dotyczyć ma kosztów, których dotychczas nie można było odliczyć w ramach ulgi B+R - wyjaśnia. - Patrząc jednakże na wskazany w projekcie katalog kosztów, można powziąć wątpliwość, czy w jakimś zakresie przepisy te nie zastąpią ulgi badawczo-rozwojowej, w praktyce powodując odliczenie części kosztów wg niższej, 30% a nie 100% limitu.

Działalność B+R

Ustawy o PIT oraz CIT definiują ją jako „działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy najistotniejsze są tu prace rozwojowe. Organy skarbowe stosują ich definicję z ustawy o zasadach finansowania nauki. Zgodnie z nią, prace rozwojowe należy rozumieć jako „nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz tworzenia i projektowania nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów i usług, z wyłączeniem prac obejmujących rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, istniejących usług oraz innych operacji w toku, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń”.