W jaki sposób ewidencjonować potrącenia dokonywane z wynagrodzenia pracownika

Zaczynam pracę jako księgowa. Mam zajmować się ewidencją wynagrodzeń. Jak ująć w księgach obowiązkowe potrącenia pracownikowi z wypłaty oraz inne potrącenia niewymagające jego zgody? A jak te fakultatywne? Proszę też o wskazanie najczęstszych księgowań związanych z takimi potrąceniami należności z wynagrodzeń.

Marek Barowicz, specjalista z zakresu rachunkowości

Zgodnie z art. 87 par. 1 kodeksu pracy z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na PIT oraz ewentualnych wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego – podlegają obligatoryjnemu potrąceniu należności egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych oraz na pokrycie należności niealimentacyjnych (np. wierzytelności publicznoprawnych z tytułu podatku dochodowego, ZUS; bankowych z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek; grzywien), zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, a także kary pieniężne (za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy).

Wskazane potrącenia dokonywane są w ww. kolejności i w określonych granicach. I tak, w przypadku egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości 3/5 wynagrodzenia. W razie egzekucji świadczeń niealimentacyjnych lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości 1/2 wynagrodzenia (z tym że potrącenia te nie mogą w sumie przekraczać 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami należności alimentacyjnych – 3/5 wynagrodzenia). Kara pieniężna za jedno przekroczenie, a także za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń należności egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych (tj. należności alimentacyjnych i niealimentacyjnych) oraz zaliczek pieniężnych.

Pamiętać należy, że z wynagrodzenia pracownika mogą być też potrącane należności dobrowolne. Będą to np. składki na grupowe ubezpieczenie z tytułu następstw nieszczęśliwych wypadków, składki z tytułu ubezpieczenia na życie, składki związkowe, raty pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej, wkłady członkowskie na fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy PKZP, karnety sportowe, karty wstępu na zajęcia sportowo-rekreacyjne, koszty rozmów prywatnych wykonywanych z telefonów służbowych, niedobory w składnikach firmowego majątku zawinione przez pracownika. Ich potrącenie ma charakter fakultatywny i następuje po dokonaniu ewentualnych potrąceń obowiązkowych, wyłącznie za pisemną zgodą pracownika (art. 91 par. 1 kodeksu pracy).

Operacje gospodarcze dotyczące należności potrącanych z wynagrodzenia za pracę wymagają najczęściej korzystania z konta „Rozrachunki z pracownikami”. Najczęściej w księgach rachunkowych pojawiają się zapisy wskazane w tabelach.

Tabela 1. Odliczenia obligatoryjne...

Zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych oraz na pokrycie należności niealimentacyjnych
1a) Potrącenie z wynagrodzenia za pracę należności alimentacyjnych
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”
1b) Przekazanie wyegzekwowanej kwoty na rachunek komornika
Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”	Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący)
2a) Potrącenie z wynagrodzenia za pracę należności niealimentacyjnych
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”
2b) Przekazanie wyegzekwowanej kwoty na rachunek komornika
Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”	Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący)
Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi
3a) Zaliczki na firmowe wydatki, związane z realizacją zadań służbowych nałożonych przez pracodawcę, wymagające rozliczenia (np. koszty dotyczące podróży służbowej, zakupy na potrzeby firmy)
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami)
3b) Zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia (pod warunkiem że stosowny zapis znajduje się w zawartych z pracownikami umowach o pracę)
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami)
Kary pieniężne
4) Potrącenie z wynagrodzenia za pracę kar pieniężnych nałożonych na pracowników z tytułu odpowiedzialności porządkowej
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami)

Tabela 2. ...i fakultatywne

Składki
1a) Składki na grupowe ubezpieczenie z tytułu następstw nieszczęśliwych wypadków, składki z tytułu ubezpieczenia na życie
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”
1b) Przekazanie kwoty składki na rachunek ubezpieczyciela
Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”	Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący)
2a) Składki na rzecz związków zawodowych
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”
2b) Przekazanie kwoty składki na rachunek organizacji związkowej
Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”	Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący)
Pożyczki
3a) Raty pożyczek z ZFŚS wraz z odsetkami
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami)
3b) Refundacja kwoty spłaconej raty pożyczki z ZFŚS wraz z odsetkami na rachunek ZFŚS
Wn konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek ZFŚS)	Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący)
3c) Wpływy z oprocentowania pożyczek mieszkaniowych
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami)	Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS)
4a) Raty pożyczek z PKZP
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”
4b) Refundacja kwoty spłaconej raty pożyczki z PKZP na rachunek PKZP
Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”	Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący)
Wkłady
5a) Wkłady członkowskie na fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy PKZP
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”
5b) Przekazanie środków z tytułu wkładów członkowskich na rachunek PKZP
Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”	Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący)
Karnety, rozmowy i niedobory
6) Karnety sportowe, karty wstępu na zajęcia sportowo-rekreacyjne
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami)
7) Koszty rozmów prywatnych wykonywanych z telefonów służbowych
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami)
8) Niedobory w składnikach firmowego majątku zawinione przez pracownika
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)	Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami)