Lepiej będzie, jeżeli uzgodnienie potwierdzi oficjalny dokument, podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy. Taki wniosek płynie z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania DGP.
Jest ona szczególnie ważna dla dużych podmiotów, mających setki, a nawet tysiące kontrahentów.
Praktyka pokazuje, że pracownicy działów sprzedażowych ustalili już e-mailowo z pracownikami odbiorców, że będą stosować dotychczasowe zasady korygowania faktur. Potwierdza to Krzysztof Burzyński, doradca podatkowy i partner w BTTP.
To problem również dla księgowych.
– Jeśli uzgodnienia przeprowadzają między sobą pracownicy działów sprzedażowych i zakupowych, to służby księgowe muszą być na bieżąco o tym informowane. Potrzeba więc zacieśnienia współpracy z działem księgowym – mówi Marta Szafarowska, doradca podatkowy i partner w Gekko Taxens (patrz opinia w ramce).
MF wyjaśnia
Najprawdopodobniej Ministerstwo Finansów zdaje sobie sprawę, że w praktyce uzgodnienia mogą być uciążliwe. Dlatego w odpowiedzi na pytanie naszej redakcji wskazało, kto i w jaki sposób może postanawiać z kontrahentem o stosowaniu dotychczasowych zasad korygowania faktur.
To kolejne cenne wyjaśnienia resortu. Wcześniej prezentowaliśmy odpowiedź MF w sprawie korygowania VAT na nowych zasadach. W artykule „Rabaty i zwroty towarów zmorą dla księgowych” (DGP nr 30 /2021) zamieściliśmy odpowiedź resortu, co należy zrobić, aby nabywca i sprzedawca korygowali u siebie VAT w tym samym miesiącu (a nie żeby nabywca korygował podatek naliczony wcześniej, niż sprzedawca obniży u siebie VAT należny).
Zarówno tamte, jak i najnowsze wyjaśnienia Ministerstwa Finansów są tym bardziej cenne, że tego, co pisze MF w odpowiedzi na pytania naszej redakcji, podatnicy nie znajdą ani wprost w przepisach, ani nawet w projekcie objaśnień do nowelizacji zwanej potocznie SLIM VAT.
Nowelizacja daje wybór
Chodzi o obowiązujące od 1 stycznia br. zasady korygowania faktur. Wprowadziła je nowelizacja z 27 listopada 2020 r. (Dz.U. poz. 2419). Miała ona ułatwić korekty i tym samym rozliczenia VAT, w praktyce jednak co rusz pojawiają się kolejne problemy z tym związane. Dlatego MF przygotowało projekt objaśnień podatkowych, które mają pomóc przedsiębiorcom.
Okazuje się jednak, że wiele firm woli stosować w tym roku jeszcze stare zasady korekt, obowiązujące do końca 2020 r. Pozwala na to art. 13 nowelizacji. Wymaga on jednak, aby wybór stosowania do 31 grudnia 2021 r. dotychczasowych przepisów został „uzgodniony na piśmie pomiędzy dostawcą towarów lub świadczącym usługi a ich nabywcą przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w 2021 r.”.
Słowem, konieczne jest uzgodnienie tej kwestii, i to jeszcze przed pierwszą korektą w bieżącym roku.
Stare i nowe
Przypomnijmy, że do końca 2020 r. sprzedawca, chcąc obniżyć podstawę opodatkowania (np. o udzielony rabat albo o wartość zwróconego towaru), musiał otrzymać od nabywcy potwierdzenie odbioru faktury korygującej.
Od 1 stycznia br. obowiązują zasadniczo nowe warunki. Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania i VAT należny, o ile spełnione zostaną łącznie trzy wymogi:
  • z posiadanej przez podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług,
  • warunki te zostały spełnione,
  • faktura jest zgodna z posiadaną dokumentacją.
Zmieniły się też obowiązki nabywców – reguluje je art. 86 ust. 19a ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że kupujący musi skorygować (zmniejszyć) podatek naliczony „w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione”.
Jak to uzgodnić
Firmy, które wolą jeszcze stosować stare zasady, nie wiedzą, jak to uzgodnić z nabywcą, żeby później fiskus tego nie kwestionował.
W projekcie objaśnień MF stwierdziło, że „za uzgodnienie w formie pisemnej, poza klasyczną formą dokumentu papierowego, powinny zostać uznane również uzgodnienia dokonane i zapisane w formie elektronicznej”.
– Biorąc to pod uwagę, warto podpisywać porozumienia na piśmie bądź za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Dobrze też, żeby podpisy składały osoby uprawnione do reprezentacji spółek, ewentualnie pełnomocnicy – radzi Krzysztof Burzyński.
Wiele firm informuje jednak, że uzgodnienia takie poczynili z kontrahentami pracownicy niższych szczebli, którzy nie mają umocowania do reprezentowania spółki. Czy są one skuteczne?
Spytaliśmy o to Ministerstwo Finansów. W odpowiedzi resort wyjaśnił, że w ostatecznej wersji objaśnień podatkowych znajdzie się fragment potwierdzający swobodę podejścia stron do formy zawarcia porozumienia.
„Ministerstwo Finansów potwierdzi, że porozumienie może mieć przykładowo postać podpisanych elektronicznie oświadczeń woli lub skanów odręcznie podpisanych dokumentów. Wystarczające również będzie zawarcie oświadczenia obu stron, wynikające z samej treści wiadomości przekazanej pocztą elektroniczną. Akceptowane będą uzgodnienia wymienione między pracownikami działów handlowych obu spółek” – czytamy w stanowisku resortu (pełna odpowiedź MF – patrz ramka).
Słowem, ministerstwo dopuszcza, by stosowanie w 2021 r. starych zasad korekt (obowiązujących do końca 2020 r.) uzgadniali między sobą pracownicy niższych szczebli.
Jest ryzyko
Ale uwaga: MF ostrzega, że w razie wątpliwości przyjmie, iż firmy stosują jednak nowe zasady korekt in minus. Jak czytamy w odpowiedzi resortu, duże znaczenie praktyczne będzie miał „fakt jednoznaczności ustaleń w danej relacji”. „Ewentualne wątpliwości co do stanowiska przyjętego między daną parą kontrahentów będą rozstrzygane na rzecz nowych zasad” – informuje ministerstwo.
Co zatem powinni zrobić podatnicy, żeby uniknąć kłopotów? Jak wyjaśnia MF, rozwiązaniem rekomendowanym, gwarantującym największą pewność jest „zawarcie porozumienia w formie dokumentu z podpisem (lub podpisem elektronicznym) osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu danego podmiotu w rozumieniu przepisów prawa prywatnego”.
Zdaniem Krzysztofa Burzyńskiego podpisywanie przez członków zarządu, ewentualnie ich pełnomocników (np. księgowych), setek czy tysięcy porozumień dwustronnych nie powinno być raczej celem ustawodawcy.
– Cieszy więc, że ministerstwo dopuszcza (choć chyba nie do końca) uzgadnianie porozumień przez pracowników działów handlowych – komentuje ekspert.
W jego przekonaniu resort powinien to jednoznacznie potwierdzić w ostatecznej treści objaśnień podatkowych.
– Na szali jest bowiem pewność obrotu gospodarczego i jego rozliczeń podatkowych u tysięcy podatników w skali kraju, których pracownicy obecnie zawierają porozumienia za pomocą e-maili – mówi Burzyński.
Odpowiedź MF na pytania DGP
Celem wprowadzenia możliwości zawarcia porozumienia jest przyznanie podatnikom, którzy uznają, że „stare” zasady rozliczeń sprawdzają się w ich relacji – prawa do dalszego stosowania dotychczasowej praktyki. Z punktu widzenia zadanych pytań, kluczowy jest jednak fakt, że obowiązującą od 1 stycznia 2021 r. zasadą jest rozliczanie korekt w oparciu o reguły wynikające z pakietu SLIM VAT.
W związku z postulatami przedstawionymi w toku konsultacji projektu objaśnień podatkowych, w ostatecznej wersji dokumentu pojawi się fragment potwierdzający istotną swobodę podejścia stron do formy zawarcia porozumienia. Ministerstwo Finansów potwierdzi, że porozumienie może mieć przykładowo postać podpisanych elektronicznie oświadczeń woli lub skanów odręcznie podpisanych dokumentów. Wystarczające również będzie zawarcie oświadczenia obu stron, wynikające z samej treści wiadomości przekazanej pocztą elektroniczną. Akceptowane będą uzgodnienia wymienione między pracownikami działów handlowych obu spółek.
W związku z powyższym zakresem swobody przyznanej podatnikom, duże znaczenie praktyczne będzie miał fakt jednoznaczności ustaleń w danej relacji. Ewentualne wątpliwości co do stanowiska przyjętego między daną parą kontrahentów będą rozstrzygane na rzecz „nowych” zasad. Z tego punktu widzenia zawarcie porozumienia w formie dokumentu z podpisem (lub podpisem elektronicznym) osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu danego podmiotu w rozumieniu przepisów prawa prywatnego – jest rozwiązaniem rekomendowanym, jako gwarantujące największą pewność.
MF akceptuje uzgodnienia między pracownikami działów handlowych, mimo to rekomenduje większy formalizm przy składaniu podpisów
opinia
Księgowi muszą wiedzieć o uzgodnieniach
Marta Szafarowska, doradca podatkowy, partner w Gekko Taxens
Zministerialnej wykładni nowych przepisów wynika, że nabywca ma kontrolować, kiedy uzyskuje prawo do rabatu i kiedy ma obniżyć swój podatek naliczony. Ma to robić całkowicie niezależnie od tego, czy dostawca terminowo wystawi fakturę korygującą. Jeśli taki był cel nowych przepisów, to są one całkowicie oderwane od rzeczywistości gospodarczej. Za obniżenie VAT naliczonego odpowiada bowiem dział księgowy podatnika. Nie kontroluje on umów z dostawcami i ich wykonania. Tę wiedzę posiadają działy zakupów. Dział księgowy jest jedynie wykonawcą określonych działań na podstawie dokumentów, które do niego wpływają.
Nic dziwnego zatem, że firmy decydują się jeszcze na stosowanie starych zasad korekt. Ale i tu kryje się niebezpieczeństwo, bo jeżeli część dostawców wyrazi na to zgodę, a część nie, to kontrolowanie tego wszystkiego stanie się dodatkowym obowiązkiem podatnika.
Do tego sprowadza się sedno problemu. Z jednej strony to bardzo dobrze, że MF akceptuje jak najszerszą formę uzgodnień podatników co do przedłużenia obowiązywania starych zasad. Z drugiej strony jednak, jeśli uzgodnienia takie mogą być swobodnie podejmowane między pracownikami dostawcy i nabywcy, to służby księgowe podatnika nie powinny być zaskakiwane. Muszą mieć na bieżąco pełną wiedzę w tym zakresie. Wymagane jest więc daleko idące zacieśnienie współpracy i wymiany informacji między działem księgowym oraz działami zakupów i sprzedaży.
Znacznie gorzej wygląda sytuacja u tych podatników, którym księgowość prowadzą zewnętrzne biura rachunkowe. Co do zasady rolą biur nie jest analizowanie umów z kontrahentami klienta i ustalanie, kiedy i w jakiej wysokości należy się podatnikowi rabat. Rolą biura rachunkowego nie jest też gromadzenie dokumentacji potwierdzającej spełnienie warunków udzielenia rabatu. Ten musi zapewnić sam podatnik i poinformować o tym księgowego.
Z tych względów akceptacja przez MF dla mniej formalnych form porozumiewania się dostawców i nabywców (co do przedłużenia starych zasad) jest dobrym sygnałem. Nie można jednak powiedzieć, by wynikała ona z jakichkolwiek przepisów prawa.