Od 2015 r. pracownicy mają płacić zryczałtowany podatek od aut służbowych wykorzystywanych do celów prywatnych. Decyzja w tej sprawie jest już w rękach posłów.
ikona lupy />
Adam Stułka, menedżer w dziale doradztwa podatkowego BDO / Dziennik Gazeta Prawna
W tym tygodniu rządowy projekt ustawy o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej, czyli czwartej ustawy deregulacyjnej, wpłynął do Sejmu. Rząd proponuje, aby od samochodów o pojemności silnika do 1,6 litra pracodawca doliczał pracownikowi do pensji kwotę 250 zł miesięcznie, a od samochodów o pojemności powyżej 1,6 litra – 400 zł. To oznacza, że pracownik korzystający prywatnie z auta służbowego o mniejszej pojemności będzie miesięcznie płacił 45 zł podatku dochodowego, a korzystający z większych pojazdów – 72 zł. Rocznie pracownicy zapłacą więc 540 zł lub 864 zł podatku.
Projekt przewiduje również, że w razie wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca, wartość świadczenia będzie ustalona za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych – w wysokości 1/30 powyższych kwot (będzie to odpowiednio 8,33 zł oraz 13,33 zł dziennie).

Jak jest dziś

Obecnie nie ma przepisów, które regulowałyby sposób ustalania przychodu ze stosunku pracy z tytułu używania samochodów służbowych w celach prywatnych. Jak zatem radzą sobie firmy? Maciej Hadas, menedżer i doradca podatkowy w Grant Thornton, wskazuje dwa sposoby: ustalanie przychodu ze stosunku pracy bądź obciążanie pracownika należnością za najem samochodu. W obu wypadkach wyliczenie wartości przychodu jest jednak problematyczne.
– Pracodawcy czasem zawierają z pracownikiem umowy, w których określają dwa elementy: limit kilometrów do wykorzystania w celach prywatnych (np. w miesiącu) oraz stawkę za 1 km. W efekcie pracownik płaci miesięczny ryczałt – wyjaśnia Maciej Hadas. Jeśli jednak przekroczy limit kilometrów, ma obowiązek poinformować o tym pracodawcę.
Każdy po swojemu
Drugi sposób polega generalnie na tym, że pracodawca ustala należność związaną z najmem samochodu. Podatnicy prowadzą np. szczegółową ewidencję, która pozwala na dokładne określenie liczby przejechanych kilometrów na podstawie danych z GPS. Firmy niekiedy różnicują ustalane stawki za 1 km w zależności od marki oddanego do użytku prywatnego pojazdu.
Często wykorzystują przy tym stawki za 1 km na podstawie rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Przykładowo dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm sześć. stawka za 1 km wynosi 0,8358 zł.
Część firm nie stosuje jednak rozporządzenia i ustala własne koszty przejazdu za 1 km. Wychodzą one bowiem z założenia, że koszt przejazdu samochodem klasy premium musi być inny niż tanim autem z segmentu B (małolitrażowe auta przeznaczone głównie do jazdy po mieście).
– Stawki przyjmowane przez firmy wahają się od 0,5 zł do nawet 2 zł za 1 km – wyjaśnia Maciej Hadas.
Większość firm ma świadomość, że pracownik korzystający z firmowego auta do własnych celów uzyskuje przychód. Zdaniem eksperta obecny brak jasnych regulacji nie służy ani podatnikom, ani organom podatkowym.

Część firm może nie być zadowolona z nowej daniny

Jak pan ocenia propozycję rządu dotyczącą wprowadzenia ryczałtu od samochodów służbowych wykorzystywanych przez pracowników do celów prywatnych? Czy uprości ona rozliczenia?
Adam Stułka: Zasadniczo tak. Obecnie funkcjonuje co najmniej kilka sposobów ustalania wartości przy używaniu samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika. Niektóre z nich wiążą się z prowadzeniem ewidencji przebiegu prywatnego (kilometrówki), co jest pracochłonne i daje pole do nadużyć. Duża grupa firm ustala miesięczny ryczałt kilometrowy jazd prywatnych, a następnie mnoży go przez stawkę kilometrową. Propozycja rządu zmierza do wyeliminowania konieczności prowadzenia dodatkowych ewidencji oraz posiadania skomplikowanych zasad wewnętrznych (np. regulaminów) regulujących tę materię.
Czy zaproponowane stawki spełniają oczekiwania przedsiębiorców?
Adam Stułka: Nie odbiegają zasadniczo od wartości stosowanych dotychczas przez większość tych firm, przy zastosowaniu różnej formuły rozliczeń.
Jakie kwoty doliczają obecnie firmy pracownikom za używanie aut do celów prywatnych?
Adam Stułka: Średnio jest to między 200 zł a 600 zł miesięcznie – w zależności od stanowiska, rodzaju wykonywanej pracy czy marki auta. Te firmy powinny być zadowolone z projektu zmian, ponieważ potwierdza on, że ich dotychczasowe podejście było prawidłowe.
Kto może nie być zadowolony z tych propozycji?
Adam Stułka: Firmy, które określają wartość omawianego świadczenia, ale w wysokości niższej od proponowanej przez rząd. Dla nich wprowadzenie nowych zasad może oznaczać, że urzędnicy skarbowi będą kwestionować ich dotychczasowe rozliczenia, twierdząc np., że zaniżali podstawę opodatkowania. Najbardziej niezadowolone mogą być firmy, które do tej pory nie rozpoznawały prywatnego użytku auta jako świadczenia o wymiernej wartości. Po wprowadzeniu nowych zasad będą oni musieli rozpocząć doliczanie ustawowej wartości do przychodu pracownika. Tu też fiskus może próbować kwestionować dotychczasowe rozliczenia.
Czy bardziej sprawiedliwy jest ryczałt uzależniony od pojemności silnika, czy ryczałt wyliczany na podstawie wartości samochodu? Zgodnie z propozycją rządu, pracownik korzystający z luksusowego samochodu będzie płacił tyle samo, co jeżdżący przeciętnym autem, oczywiście zakładając, że oba rodzaje pojazdów są napędzane silnikami powyżej 1,6 l?
Adam Stułka: W potocznym rozumieniu najbardziej sprawiedliwe byłoby ustalanie wartości świadczenia polegającego na użytku prywatnym samochodu służbowego jako określonego ułamka ceny zakupu tego samochodu (a w przypadku leasingowanych – np. ułamka opłat leasingowych). Dla pracownika inną wartość ma możliwość korzystania z pojazdu luksusowego, dobrze wyposażonego, a inną ze zwykłego, niedającego takiego komfortu.
Czy nie lepsze byłoby przyjęcie jako kryterium wartości pojazdu?
Adam Stułka: Takie rozwiązanie mogłoby okazać się kłopotliwe w praktyce. W przypadku samochodów leasingowanych precyzyjne ustalenie ceny może nie być oczywiste, a poziom opłat leasingowych może zmieniać się w danym okresie itp. Warto pamiętać, że analogiczne rozwiązanie – ryczałt (kilometrowy) uzależniony od pojemności silnika – funkcjonuje od wielu lat bez kontrowersji w sytuacji odwrotnej, czyli przy używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych. Propozycja rządu jest więc de facto powieleniem rozwiązania, które już jest w przepisach.