Zmiany w podpisie zaufanym mogą uniemożliwić złożenie do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdań z działalności oraz nieustrukturyzowanych sprawozdań finansowych.
Oba te rodzaje dokumentów mogą być nadal sporządzane w formacie PDF.
To odstępstwo od zasady, że sprawozdania finansowe muszą być utworzone w XML (ustrukturyzowane). Wyjątki są dwa. Sprawozdania, które są sporządzane według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości, mogą być w innym formacje, np. PDF.
Ponadto (to drugi wyjątek) w XML nie sporządza się sprawozdań z działalności, które są uzupełnieniem sprawozdania finansowego i również muszą być złożone do KRS.
Sprawozdania z działalności muszą sporządzać m.in. spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej. Obecnie jednak może być z tym problem, jeżeli do podpisu plików w PDF miałby zostać użyty profil zaufany.
Dotychczas pliki w formacie PDF były przetwarzane przez podpis zaufany do pliku XML i podpis był umieszczany tylko w jego wnętrzu, łącznie z zakodowanym plikiem podpisywanym. Ostatnio się to jednak zmieniło, na co zwraca uwagę biegła rewident Agnieszka Baklarz. Obecnie pliki PDF sygnuje się automatycznie profilem zaufanym, analogicznie jak podpisem kwalifikowanym. To oznacza, że tworzony jest plik z podpisem typu PAdES, ale nie zmienia się typ pliku podstawowego (plik PDF nadal nim pozostaje).
Jak wyjaśnia ekspertka, nadal można użyć starego sposobu podpisu, ale uwaga, trzeba wybrać opcję: podpis w formacie Xades.
‒ W efekcie, wskutek podpisania dokumentu profilem zaufanym powstanie plik XML, ale z zakodowanym nieczytelnym plikiem PDF – wskazuje Agnieszka Baklarz.
Dodaje, że jeżeli podpis zostanie złożony automatycznie (po nowemu), to będzie problem ze złożeniem dokumentu do KRS. Strona eKRS nie umie bowiem jeszcze rozpoznać profilu zaufanego złożonego w nowy sposób, pojawia się komunikat: „Błąd! Dokument nie posiada wewnętrznego podpisu, a zewnętrzny nie jest dostarczony”.
Według Agnieszki Baklarz sama zmiana w sposobie podpisu profilem zaufanym jest dobrym rozwiązaniem, bo dzięki temu sygnowane pliki są czytelne dla odbiorcy, bez konieczności używania narzędzi do odczytu (nie zmieniają się one na niedający się odczytać XML).
Jedyny problem ‒ jak podkreśla ekspertka – jest taki, że do tej zmiany należy dostosować system eKRS.
