Po kilkunastu latach działania internetu, po miliardach wydanych na informatyzację urzędy skarbowe będą w końcu mogły kontaktować się z podatnikami drogą elektroniczną. Zmiana zacznie obowiązywać 11 maja. Organy podatkowe będą mogły przesyłać w ten sposób podatnikom decyzje, postanowienia, interpretacje oraz wezwać do złożenia zeznań czy wyjaśnień. O ile oni sami najpierw wyrażą na to zgodę.
Zmiany wynikają z wchodzącej tego dnia w życie nowelizacji ordynacji podatkowej. Wprowadzono je ustawą z 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Dzięki temu organy podatkowe będą mogły przez internet przesyłać podatnikom decyzje, postanowienia, interpretacje oraz wzywać do złożenia wyjaśnień czy zeznań.
Zadziała to w obie strony. Jeśli podatnik zgodzi się na komunikację elektroniczną, to sam również będzie mógł w ten sam sposób składać wyjaśnienia, przesyłać żądania, odwołania, zażalenia, ponaglenia i wnioski. Będzie mógł też elektronicznie ustanowić swojego pełnomocnika do reprezentowania go w sprawach przed urzędem.
Elektroniczna komunikacja będzie możliwa wyłącznie za zgodą podatnika. Z nowych przepisów wynika, że organ podatkowy będzie mógł zwrócić się do podatnika (płatnika, inkasenta) o wyrażenie zgody na doręczanie e-pism we wszystkich sprawach podatkowych załatwianych przez ten organ (nowy art. 3e par. 1 ordynacji podatkowej).
Krzysztof Dyba, doradca podatkowy, starszy menedżer w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka, tłumaczy, że zgoda na ten sposób komunikacji będzie obowiązywała, dopóki nie zostanie cofnięta.
W konkretnej sprawie
Sam podatnik również będzie mógł złożyć wniosek o e-doręczenia, ale tylko w konkretnej sprawie. Wynika to z odrębnego trybu wyrażania zgody na komunikację elektroniczną, uregulowanego w rozdziale o doręczeniach (nowy art. 144a ordynacji podatkowej).
– Należy więc przyjąć, że w tym wypadku zgoda dotyczy jedynie toczącego się postępowania – stwierdza Krzysztof Dyba. Tego samego zdania jest Alicja Sarna, doradca podatkowy w MDDP.
Powiadomi fiskus
Tomasz Rolewicz, doradca podatkowy, menedżer w zespole postępowań podatkowych i sądowych w dziale doradztwa podatkowego EY, wyjaśnia, w jaki sposób e-pisma będą doręczane. Urząd prześle na podany przez podatnika adres poczty elektronicznej powiadomienie – informację o możliwości pobrania pisma w formie dokumentu elektronicznego.
– Odebranie pisma pod wskazanym przez organ adresem elektronicznym będzie równoznaczne ze skutecznym odebraniem pisma – tłumaczy Tomasz Rolewicz.
Jeżeli podatnik nie zareaguje na powiadomienie, to po upływie siedmiu dni organ wyśle ponowną informację. W razie ponownego nieodebrania doręczenie będzie uważane za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.
Domniemanie doręczenia
Obecnie, gdy podatnik nie potwierdzi odebrania pisma w formie elektronicznej, jest ono przesyłane ponownie już w tradycyjny sposób.
– Podatnik ma więc świadomość, że jeśli przeoczy korespondencję elektroniczną, otrzyma przesyłkę od listonosza – zwraca uwagę Krzysztof Dyba.
Po zmianie przy doręczaniu e-dokumentów będą obowiązywały podobne zasady jak przy korespondencji tradycyjnej – nieodebranie dokumentu po dwukrotnym zawiadomieniu będzie skutkowało domniemaniem jego doręczenia.
Może to przysporzyć kłopotów w razie problemów technicznych z odbiorem e-maili.
– Jeżeli podatnik nie otrzyma wiadomości z powodu usterki programu pocztowego (np. zakwalifikowania listu do spamu) lub problemów z serwerem pocztowym bądź po prostu przeoczy e-maila z urzędu, będzie musiał się liczyć z negatywnymi konsekwencjami – ostrzega Krzysztof Dyba.
Skutki nieodebrania
Dariusz Malinowski, doradca podatkowy, partner w KPMG, wyjaśnia, że skutki prawne nieodebrania e-pisma będą identyczne jak nieodebrania z poczty awizowanego listu poleconego. Podatnik może np. z tego powodu nie dotrzymać terminu do wniesienia zażalenia lub odwołania. Dlatego ten, kto zgodzi się na korespondencję elektroniczną, będzie musiał monitorować skrzynkę e-mailową.
– Podatnicy, którzy nie są przyzwyczajeni do regularnego przeglądania e-maili, powinni wziąć to pod uwagę, zanim wyrażą zgodę na taką formę komunikacji z urzędem – mówi Dariusz Malinowski.
Adwokat Andrzej Ossowski zwraca uwagę na jeszcze jedną wadę elektronicznych doręczeń. Podatnikom nie zawsze zależy na szybkim otrzymywaniu pism od fiskusa, zwłaszcza gdy liczą na przedawnienie zobowiązań podatkowych.
– Tacy podatnicy nie będą zainteresowani doręczeniem elektronicznym i pewnie nie wyrażą na nie zgody – komentuje adwokat.
Szybciej i sprawniej
Zasadniczo prowadzenie wszelkiej korespondencji z organami podatkowymi w formie elektronicznej jest – w ocenie ekspertów – dobrym rozwiązaniem. – Pozwoli na odformalizowanie kontaktów z urzędami, szybsze, sprawniejsze i tańsze załatwianie spraw – uważa Dariusz Malinowski.
Może mieć też inne zalety, np. gdy urząd będzie prowadził postępowanie podatkowe, a podatnik będzie chciał akurat pojechać na zaplanowany długi urlop. Korzystając z korespondencji elektronicznej, nie będzie się musiał martwić, czy w tym czasie nie zjawi się listonosz z wezwaniem lub decyzją.
Dla jadących za granicę
Nowe przepisy przewidują też korzystne zmiany dla osób czasowo przebywających poza granicami kraju (co najmniej dwa miesiące). Dotychczas były one zmuszone ustanowić pełnomocnika do doręczeń. W nowym stanie prawnym – jeśli skorzystają z elektronicznej formy komunikacji – będą odbierać e-korespondencję bez pośrednictwa pełnomocnika.
– Może to być wygodne np. dla osób wyjeżdżających na dłużej w celach zarobkowych – wskazuje Krzysztof Dyba.
Zdaniem Andrzeja Ossowskiego zaletą wprowadzanych rozwiązań jest też to, że nie będzie wątpliwości, kiedy określony akt został wystawiony. Obecnie – jak mówi – istnieje ryzyko antydatowania niektórych kategorii dokumentów w organach podatkowych (np. interpretacji).
– Jeśli dokument zostanie wygenerowany elektronicznie, nie będzie wątpliwości co do tego, kiedy faktycznie zaczął on funkcjonować w obrocie prawnym – mówi ekspert.
Istotną nowością będzie również to, że podatnik (płatnik, inkasent), który wyrazi zgodę na elektroniczną komunikację, będzie miał możliwość wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów w systemie teleinformatycznym.
Eksperci chwalą to rozwiązanie. W ocenie Krzysztofa Dyby przyczyni się ono do umocnienia zasady jawności postępowania, choć nie sposób dziś przewidzieć, na ile organy będą chciały z niego korzystać.
Zdaniem Alicji Sarny wprowadzenie elektronicznego wglądu do akt ułatwi pracę pełnomocnikom reprezentującym podatników w postępowaniach – nie trzeba będzie robić zdjęć ani skanów akt.
Etap legislacyjny
Ustawa z 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r. poz. 183) – wejdzie w życie 11 maja 2014 r.