Wymogi dotyczące paragonów fiskalnych minister finansów określił w rozporządzeniu z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363). W praktyce przepisy te, zwłaszcza w przypadku oznaczeń, jakie muszą znaleźć się na dokumencie potwierdzającym sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, wzbudziły wiele kontrowersji wśród podatników. Aby zapewnić jednolite stosowanie regulacji, minister wydał więc interpretację ogólną, dotyczącą stosowania nazw na paragonach (nr PT7/033/1/589/MHL/13/RD94492).
Lista obowiązkowa
Listę informacji, które muszą znaleźć się na paragonie fiskalnym, określa par. 8 rozporządzenia. Taksówkarze, którzy stosują kasy o zastosowaniu specjalnym, przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, powinni zaprogramować urządzenia zgodnie z listą określoną w par. 9 rozporządzenia, a podatnicy świadczący usługi transportu pasażerskiego – w par. 10. Wspomnijmy jedynie, że w przypadku tych dwóch ostatnich grup na paragonie powinny znaleźć się dane identyfikujące pojazd (m.in. numer boczny taksówki) oraz np. wyraz „bilet”.
Podatnicy zajmujący się sprzedażą towarów na rzecz osób fizycznych (w sklepach, na bazarach, w przychodniach, punktach gastronomicznych i in.) muszą stosować podstawowy spis, wynikający z par. 8 (patrz ramka). Z przepisów wynika, że paragon musi być czytelny tak, aby nabywca mógł sprawdzić, czy transakcja jest prawidłowa, a więc np. czy sklep naliczył dobrą cenę, taką jaka była na półce z towarem. Co ważne, dane na paragonie powinny być umieszczone w kolejności określonej w przepisach. Z kolei logo fiskalne i numer unikatowy kasy muszą być umieszczone centralnie w ostatniej linii paragonu fiskalnego.
Największe kontrowersje budzi jednak wymóg podania nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację. Dodatkowo przepisy pozwalają stosować w miejscu określonym dla nazwy opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.
Jednoznaczne nazwy
Minister finansów w interpretacji ogólnej wyjaśnił, jakie nazwy należy stosować, aby paragon spełniał wymogi określone w przepisach. Warto, aby sprzedawcy i usługodawcy wczytali się w ten dokument. Nie są to jedynie wytyczne, ale oficjalna interpretacja ministra finansów. W związku z tym jest wiążąca dla organów podatkowych, a co za tym idzie, również dla podatników. Jeśli bowiem przyjdzie do sklepu inspektor skarbowy i będzie badał, czy sprzedawca stosuje prawidłowe nazwy na paragonach, to posłuży się interpretacją. Działa to również w drugą stronę. Jeśli podatnik stosuje się do interpretacji, a inspektor będzie innego zdania, to dokument wydany przez ministra finansów będzie chronił przedsiębiorcę przed inną interpretacją przepisów.
Podatnicy muszą trzymać się zasady, aby określenie towaru lub usługi na paragonie pozwalało nabywcy na zidentyfikowanie produktu lub usługi. Nie muszą to być nazwy szczegółowe (np. serek homogenizowany marki X o smaku brzoskwiniowym), mogą być bardziej ogólne (np. serek homogenizowany), nawet jeśli sklep ma w swojej ofercie 15 różnego rodzaju serków homogenizowanych o różnych smakach.
Podobnie sklep z odzieżą może stosować na paragonie nazwy takie jak np. szal, spodnie, bluzka, marynarka. Może dodatkowo oznaczyć towar (co w praktyce sklepy już stosują), np. poprzez podanie numeru produktu.
Zgodnie z wytycznymi ministra finansów nie można jednak stosować nazw ogólnych w przypadku, gdy na towar z danej grupy (np. nabiału) obowiązują różnego rodzaju stawki VAT. Przykładowo, gdyby sklep posiadał w ofercie serki ze stawką 8 i 23 proc. VAT, to powinien na paragonie je rozróżnić, stosując inne nazwy.
Pomogą cenniki
Dla prawidłowego oznaczania nazw na paragonach pomocne są też cenniki towarów i usług. Nazwa, która jest w cenniku, może znaleźć się na paragonie. Jest to zgodne z zasadą, żeby nabywca mógł zidentyfikować, co kupił i ile to kosztowało. Podatnicy mogą mieć jednak problem, czy zastosować nazwę ogólną, czy też bardziej szczegółową – z cennika. Zgodnie z interpretacją ministra np. punkty gastronomiczne czy restauracje mogą opierać się na nazewnictwie określonym w karcie dań. Minister sugeruje więc posługiwanie się nazwami z cennika.
Przykładowo, jeśli w cenniku restauracja stosuje nazwy typu: rosół, barszcz, zupa pomidorowa, żurek, ogórkowa, grzybowa, to powinny one pojawić się również na paragonie. Nie należy w takim przypadku stosować zbiorczej nazwy „zupa”, bo klient nie będzie wiedział, co kupił (jaką zupę).
Nie ma również przeszkód, aby stosować bardziej szczegółowe nazwy. W kartach dań pojawiają się bowiem bardziej wyszukane określenia. Można je więc stosować na paragonach, ale nie jest to wymóg bezwzględny. Istotne są również możliwości techniczne, jakie ma kasa fiskalna. Zgodnie ze wskazaniami ministra należy jednak dążyć do takiego użycia nazw, aby można było towar czy usługę jednoznacznie zidentyfikować.
Unikanie błędów
W praktyce wielu sprzedawców nie dostosowało się jeszcze do wymogów z rozporządzenia, którego przepisy obowiązują od 1 października. Przykładem błędnego określenia nazwy na paragonie jest podanie na nim nazwy „usługa” w przypadku np. strzyżenia męskiego lub damskiego u fryzjera. Nazwa taka jest błędna, ponieważ nie identyfikuje w żaden sposób wykonanej przez zakład usługi.
Innym przykładem błędu może być zastosowanie nazwy „danie” przez restaurację. Nabywca, otrzymując taki paragon, nie jest w stanie określić, jakiego rodzaju posiłek kupił.
Podobnie zbyt ogólną nazwą jest stosowana przez sklep jubilerski „biżuteria” czy „ubranie” przez sklep z odzieżą, „kosmetyki” przez drogerię czy „buty” przez sklep obuwniczy. Sprzedawcy powinni stosować bardziej szczegółowe nazwy. Przykładowo, sklep jubilerski powinien rozróżniać na paragonach poszczególne wyroby – pierścionek, obrączki, naszyjnik, kolczyki, zegarek, broszkę itd. Sklep z odzieżą powinien wyróżnić np.: koszulkę, bluzkę, spodnie, żakiet, marynarkę, krawat itd. Drogeria powinna na paragonach umieszczać nazwy: szampon, mydło, żel pod prysznic, perfumy (jeśli kasa na to pozwala, a perfum jest wiele rodzajów, to należy doprecyzować rodzaj kupowanych perfum, stosując np. nazwy producentów) itd. W przypadku np. perfum albo odzieży prawidłowa i bardziej dokładna nazwa produktu będzie również pomocna, gdy klient będzie chciał zwrócić towar (np. nierozpakowaną wodę toaletową) lub go zareklamować (gdy np. w bluzce będzie dziura albo okaże się, że jest poplamiona).
Zbyt ogólną nazwą jest stosowana przez sklep jubilerski „biżuteria” czy „ubranie” przez sklep z odzieżą lub „kosmetyki” przez drogerię
Jakie dane muszą się znaleźć na paragonie
● imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
● numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);
● numer kolejny wydruku;
● data oraz godzina i minuta sprzedaży;
● oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
● nazwa towaru lub usługi pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikację;
● cena jednostkowa towaru lub usługi;
● ilość i wartość sumaryczna sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku (np. A – 23 proc., B – 8 proc.);
● wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;
● wartość sprzedaży brutto i kwota podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;
● wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
● łączna kwota podatku;
● łączna kwota sprzedaży brutto;
● oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;
● kolejny numer paragonu fiskalnego;
● numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
● numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy;
● logo fiskalne i numer unikatowy kasy.
● imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
● numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);
● numer kolejny wydruku;
● data oraz godzina i minuta sprzedaży;
● oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
● nazwa towaru lub usługi pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikację;
● cena jednostkowa towaru lub usługi;
● ilość i wartość sumaryczna sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku (np. A – 23 proc., B – 8 proc.);
● wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;
● wartość sprzedaży brutto i kwota podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;
● wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
● łączna kwota podatku;
● łączna kwota sprzedaży brutto;
● oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;
● kolejny numer paragonu fiskalnego;
● numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
● numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy;
● logo fiskalne i numer unikatowy kasy.
Podstawa prawna
Par. 2 pkt 1, par. 8, 9, 10 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363).
TRZY PYTANIA
Nieprawidłowy opis towaru naraża na odpowiedzialność
Czy w przypadku gdy podatnik stosuje prawidłową stawkę podatku na paragonie, odprowadzi należny podatek, ale sama nazwa towaru nie będzie prawidłowa, może dostać jakąś karę?
Zgodnie z par. 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących paragon fiskalny powinien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Wprowadzając tę regulację, minister finansów kierował się tezami zawartymi w orzecznictwie NSA (np. wyrok z 9 marca 2011 r., sygn. akt I FSK 63/09). Tym niemniej przepis ten spowodował obawy podatników, czy nie będą oni musieli wymieniać stosowanych obecnie urządzeń rejestrujących sprzedaż. Z tego względu 12 września 2013 r. minister finansów wydał interpretację ogólną (nr PT7/033/1/589/MHL/13/RD94492), w której na przykładach objaśnił, w jaki sposób opisywać na paragonach fiskalnych sprzedawane towary i usługi.
Wynika z nich, że stosowanie na paragonie wyłącznie nazwy grupowej towaru (np. pieczywo, warzywa, napoje alkoholowe) jest nieprawidłowe. Nawet jeśli podatnik zarejestruje sprzedaż na kasie, stosując prawidłową stawkę VAT, wydrukuje i wyda nabywcy paragon (a zatem nie nastąpi uszczuplenie należności podatkowych), to brak prawidłowego opisu towaru (usługi) na paragonie naraża osoby odpowiedzialne w firmie za rozliczenia podatkowe na odpowiedzialność karnoskarbową.
Co grozi podatnikowi za błędny opis towaru?
Zapisy kasy rejestrującej są w świetle kodeksu karnego skarbowego traktowane jako księgi, które powinny być prowadzone rzetelnie i prawidłowo.
Niewłaściwy opis towaru (usługi) na paragonie fiskalnym jest zatem wadliwym prowadzeniem księgi. Czyn ten jest traktowany jako wykroczenie karnoskarbowe, zagrożone karą grzywny (art. 61 par. 3 w zw. z par. 2 kodeksu karnego skarbowego), obecnie do wysokości 32 tys. zł. Przy tego typu sprawach możliwe jest również ukaranie odpowiedzialnych osób mandatem karnym (obecnie maksymalnie do 3200 zł).
Co powinien zrobić podatnik, który umieścił na paragonie błędną nazwę i chciałby naprawić ten błąd?
Opis towarów lub usług na paragonie zgodnie z omawianymi regulacjami powinien być stosowany najpóźniej od 1 października 2013 r. W sytuacji kiedy nazwy na paragonach nie są prawidłowe, a odpowiedzialne za ten stan osoby chcą się uwolnić od odpowiedzialności karnoskarbowej, możliwe jest złożenie do urzędu skarbowego czynnego żalu (pisemnie albo ustnie do protokołu). Jest to swoiste przyznanie się do popełnienia czynu zabronionego z podaniem wszelkich okoliczności sprawy. Trzeba pamiętać, że należy to zrobić, zanim urząd skarbowy poweźmie informację o nieprawidłowościach (czyli np. przed kontrolą podatkową, w ramach której sprawdzane jest realizowanie obowiązków z zakresu rejestrowania sprzedaży na kasach). Oczywiście wymagane jest także niezwłoczne dostosowanie urządzeń do prawidłowego wydruku, a jeśli nie jest to możliwe, to zakup takich, które spełniają omawiane wymogi.
