Problem pojawił się niedawno, bo Ministerstwo Finansów uznało działalność firm zarejestrowanych w takich miejscach za szczególnie szkodliwą dla budżetu. Tymczasem oferta wirtualnych biur jest atrakcyjna dla tych niewielkich przedsiębiorców, którzy nie mają potrzeby lub pieniędzy, by kupować czy wynajmować lokal na działalność gospodarczą. W ten sposób w jednym biurze, często znajdującym się w prestiżowej lokalizacji, może funkcjonować kilkadziesiąt przedsiębiorstw.

Jeszcze w zeszłym roku nie było z tym problemów. Teraz pojawiają się kontrole i oględziny siedzib. Kończy się to zazwyczaj odmową rejestracji nowej firmy jako podatnika VAT i nadania NIP. Powody są różne – że biuro jest za małe albo że dokumenty są trzymane w nieodpowiednich szafkach. Problem mają wirtualne biura w całej Polsce i przede wszystkim ich klienci, choć praktyka urzędów w zależności od miejsca jest różna.

Jak poinformowała DGP Izba Skarbowa w Łodzi, coraz więcej firm chce działać w biurach coworkingowych. Niestety, taki sposób prowadzenia działalności staje się bardzo popularny także wśród podmiotów zajmujących się handlem paliwami, złomem, robotami budowlanymi bądź pośrednictwem finansowym. A w tych sektorach częstym zjawiskiem są wyłudzenia oraz oszustwa podatkowe. Problem jednak w tym, że urzędy odmawiają rejestracji także przedsiębiorcom z innych branż, na przykład informatycznej, organizacji imprez sportowych czy kulturalnych. Działania fiskusa uderzają więc nie tylko w oszustów czy potencjalnych naciągaczy, lecz także w uczciwych przedsiębiorców, którzy mają pomysł na biznes, ale niewielki kapitał, oraz we właścicieli wirtualnych biur, którzy tracą kontrahentów.

– Przedsiębiorca może dowolnie wybrać miejsce swojej siedziby. Żaden przepis prawa nie zakazuje współdzielenia określonych powierzchni przez kilka podmiotów. Podanie adresu biura wirtualnego w żaden sposób nie ogranicza również organów w możliwości przeprowadzenia kontroli – ocenia adwokat Andrzej Ossowski.

Również Andrzej T. Prelicz, ekspert od podatków BCC, uważa, że jeśli umowa z biurem przewiduje na przykład możliwość odbioru korespondencji, to nie ma podstaw prawnych do odmowy rejestracji firmy, która wybrała sobie takie miejsce na siedzibę.

Urzędy skarbowe nadają numer NIP na podstawie formularzy

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Zaznacza, że organy skarbowe mogą badać przedsiębiorców już na etapie rejestracji, ale to nie oznacza, że mogą swobodnie rzucać im kłody pod nogi. – Wytrawni oszuści, którzy wyłudzają podatki na wiele milionów złotych, z takim podejściem fiskusa i tak sobie poradzą – dodaje.

Przedsiębiorstwa z wirtualnych biur na celowniku urzędników skarbowych

– „To biuro jest za małe. Klient nie ma dostępu do własnych dokumentów. Tu nie można prowadzić działalności” – tak wyglądały oględziny dokonane przez urzędników skarbowych w ramach postępowania o nadanie numeru identyfikacji podatkowej dla nowego przedsiębiorcy, który chciał świadczyć usługi informatyczne – opowiada DGP właściciel jednego z biur coworkingowych na Śląsku. Chce pozostać anonimowy, bo boi się konsekwencji ze strony urzędu. – Urzędnikom nie podobało się, że szafki klientów są zamykane i że ja mam do nich klucze, a przecież zawsze je otwieram na życzenie danego przedsiębiorcy. Zapytani, dlaczego odmawiają moim kontrahentom nadania NIP, odparli, że takie mają wytyczne z góry. Bez żadnych merytorycznych wyjaśnień – dodaje.

Problem zaczął się na wiosnę. Wcześniej jego klienci nie mieli kłopotów z rejestracją działalności. Ostatnio urzędnicy piętrzą trudności także przy staraniach o status podatnika VAT czy VAT-UE.

Virtual office

Biura coworkingowe (wirtualne) oferują przedsiębiorcom możliwość skorzystania z biurka do pracy np. przez kilka godzin w miesiącu, aby mogli opracować projekt, sporządzić umowę czy przeprowadzić negocjacje. To odpowiedź na zapotrzebowanie rynku, bo nie każdy potrzebuje do pracy stałego miejsca albo po prostu nie stać go na wynajem całego biura na dłuższy okres. W ramach umowy biuro udostępnia także przedsiębiorcy prawo do posługiwania się swoim adresem jako miejscem siedziby jego firmy. Właśnie ten wirtualny adres kwestionują urzędy skarbowe. Podważają formy i nazwy umów. Dla fiskusa szczególnie wątpliwa jest umowa polegająca na świadczeniu usługi „Wirtualny adres” lub „Virtual office”.

– Urzędnicy czytają jednak te umowy wybiórczo, ignorując pozostałe ich postanowienia, z których wynika np., że miejscem faktycznej działalności przedsiębiorcy jest właśnie to biuro – mówi nasz rozmówca z Katowic.

Kłopoty mają ostatnio przedsiębiorcy z wirtualnych biur także w innych województwach. Wiemy o takich przypadkach w Małopolsce i na Mazowszu. – Kilku naszym klientom niedawno odmówiono nadania NIP – zdradza przedstawicielka jednego z największych biur coworkingowych w Warszawie.

Kłopoty z VAT

Odmowa nadania NIP nowym firmom to jednak niejedyny problem.

Piotr Kościańczuk, dyrektor w Kancelarii Skłodowscy, twierdzi, że w ostatnim czasie wiele spółek usiłujących uzyskać rejestrację jako podatnik VAT czynny otrzymało od urzędów wezwanie do uzupełnienia wniosku i złożenia aktualizacji NIP. Fiskus chce, by wskazali miejsce, gdzie będą wykonywane czynności podlegające opodatkowaniu VAT. Adres uzyskany od innego podmiotu na podstawie usługi „Virtual office” jest dla urzędów niewystarczający. Według eksperta żądanie organów związane jest głównie z rozliczeniami VAT i obawą o to, że wirtualny adres to jedynie adres do korespondencji, a nie miejsce prowadzenia działalności opodatkowanej.

Urzędy są szczególnie wyczulone na rejestrację podmiotów zajmujących się handlem paliwami, złomem, robotami budowlanymi bądź pośrednictwem finansowym. Branże te są pod lupą fiskusa od wielu lat ze względu na wyłudzenia podatku. Piotr Kościańczuk uważa jednak, że działanie urzędów jest nadużyciem prawa, ponieważ w chwili podjęcia decyzji o rejestracji jako podatnik VAT dana firma wcale nie musi wiedzieć, gdzie będzie dokonywała czynności opodatkowanych.

– Dobrym przykładem będzie spółka, która dopiero szuka magazynu. Prawo nie zabrania jej rejestracji jako podatnik VAT, chociażby w celu odliczenia podatku za usługi poszukiwania nieruchomości. W takim przypadku powinien decydować adres siedziby, czyli np. biura wirtualnego – wyjaśnia Piotr Kościańczuk.

Dodaje, że w wielu przypadkach usługi mogą być świadczone u klienta lub też w przypadku usług pośrednictwa handlowego w całym kraju. – W takiej sytuacji wynajmowanie pomieszczeń tylko w celu ich posiadania i bez faktycznej potrzeby jest całkowicie nieuzasadnione ekonomicznie. A przecież w przypadku firm świadczących usługi u klientów większą szansę na odbiór korespondencji, np. z urzędu, daje właśnie zawarcie umowy „Virtual office” – stwierdza ekspert Kancelarii Skłodowscy.

Izby potwierdzają

– Wszystkie wnioski o rejestrację i nadanie NIP dla podmiotu wskazującego adres siedziby w biurze wirtualnym są analizowane pod kątem istnienia realnych możliwości prowadzenia działalności we wskazanym miejscu – wyjaśnia Tomasz Szymański, p.o. dyrektor łódzkiej izby skarbowej.

Dodaje, że prowadzenie działalności pod takim adresem nie jest prawnie zabronione. Jednak z uwagi na powierzchnię użytkową takich biur, ich zaplecze techniczne i socjalne oraz zgłaszany profil działalności (np. handel paliwem i produktami pochodnymi, pośrednictwo finansowe, produkcja towarów) organ na podstawie zgromadzonych dowodów może odmówić nadania NIP bądź zarejestrowania podmiotu już istniejącego, lecz zmieniającego siedzibę.

Do Izby Skarbowej w Katowicach, która nadzoruje działania urzędów na Śląsku, wpłynęło już kilka odwołań od osób korzystających z usług biur wirtualnych, którym odmówiono nadania NIP. – Żadna z tych spraw nie została jeszcze rozstrzygnięta w drugiej instancji. Mamy w nich do czynienia z różnymi stanami faktycznymi związanymi m.in. zapisami umów zawartych z biurami, co powoduje, że trudno jednoznacznie przewidzieć, w jaki sposób zostaną załatwione – wskazuje Michał Kasprzak, rzecznik prasowy izby.

Konrad Zawada, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Krakowie, nie wyjaśnia DGP, co obecnie kwestionują podlegle jej urzędy.

– Polskie przepisy nie znają pojęcia „biura coworkingowego” ani „biura wirtualnego”, a kwestia możliwości nadania numeru identyfikacyjnego wymaga analizy indywidualnych spraw podatników. Te dane znajdują się w urzędach i są chronione tajemnicą skarbową – zastrzega.

Niektórzy urzędnicy powołują się na pismo z Ministerstwa Finansów, które nakazuje im szczególnie sprawdzać klientów biur coworkingowych. Takie zalecenia MF zawarło w Krajowym Planie Dyscypliny Podatkowej na 2013 r., o czym pisaliśmy w artykule „Zadania dla fiskusa: ukrócić wyłudzenia” (DGP nr 101/2013). Rejestrację firm w biurach wirtualnych uznało wówczas za szczególnie ryzykowną dla budżetu państwa. Zaleciło też monitorowanie takich podatników.

Na zadane tydzień temu pytanie, w jakich przypadkach urząd skarbowy może odmówić rejestracji firmy w biurze coworkingowym, MF jeszcze nie odpowiedziało.

Eksperci przyznają, że praktyka urzędów wobec biur coworkingowch jest niejednolita.

Pomoże najem?

Niektóre nie robią problemów z rejestracją siedziby, gdy oprócz adresu przedsiębiorca wynajmuje także część powierzchni biurowej. – Umowa najmu jest jednak złamaniem idei takich biur. Powoduje też, że ich usługi stają się droższe, gdyż w danym okresie biuro nie będzie mogło udostępniać sali innym klientom – argumentuje Iwona Chłopek, doradca podatkowy, której klientami są biura coworkingowe.

Jedno z łódzkich biur postanowiło właśnie w ten sposób zadbać o interesy swoich klientów i zaczęło zawierać z nimi standardowe umowy najmu niewielkiej powierzchni biurowej na określony czas. Zmiana umowy na najem jest wystarczająca dla niektórych urzędów warszawskich. Jednak podpisanie takiego aneksu do umowy nie pomogło wspólnikom spółki z Katowic. Tam urząd nadal odmawia rejestracji. – Klient się odwołał. Nie wierzy jednak w zmianę decyzji organów i już szykuje skargę do sądu – potwierdza nam przedstawiciel biura.

Część urzędów uzależnia też rejestrację spółki od tego, czy zarząd obraduje pod wskazanym adresem. Pytają też biura o faktyczne wynajmowanie powierzchni przez dane osoby. – Ale przecież najem nie gwarantuje, że zarząd będzie w tym miejscu podejmował decyzje – mówi Iwona Chłopek.

Według Piotra Kościańczuka absurdalną sytuację mogłaby rozwiązać zmiana podejścia organów do przedsiębiorców. – Nie wszyscy są oszustami wyłudzającymi VAT. W takich biurach chce działać wiele osób, nie tylko z branży paliwowej czy złomowej. Praktyka urzędów blokuje jednak prowadzenie biznesu wszystkim, w tym również samym biurom coworkingowym – podkreśla.

Nie wszyscy są oszustami wyłudzającymi VAT. W biurach chce działać wielu uczciwych przedsiębiorców