Sprzedaż towarów i usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym podlega ewidencji obrotów za pomocą kasy fiskalnej.
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się w wielu przypadkach z koniecznością rejestrowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej. Są do tego zobowiązani podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Gdy obrót przekroczy 20 tys. zł

Głównym kryterium, jeśli chodzi o obowiązek stosowania kas, jest obrót osiągany ze sprzedaży detalicznej. Limit wynosi 20 tys. zł w poprzednim roku podatkowym (gdy przedsiębiorca rozpoczął działalność w trakcie roku, jest on liczony proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności). Taki sam limit i zasady dotyczą podatników, którzy rozpoczęli sprzedaż w 2013 r. Z kolei jeżeli przedsiębiorca w 2012 r. miał obrót nie wyższy niż 20 tys. zł, a w 2013 r. przekroczył ten limit np. 15 maja, to ma dwa pełne miesiące na zainstalowanie kasy (czerwiec i lipiec). Musi zacząć ewidencjonować sprzedaż za jej pomocą najpóźniej od 1 sierpnia 2013 r.
W niektórych sytuacjach obowiązek rejestracji będzie dotyczył podatników bez względu na wysokość osiąganego obrotu. Takie podmioty określone są w par. 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących. Chodzi przykładowo o dostawy przyczep i naczep, kontenerów, sprzętu radiowego, telewizyjnego, telekomunikacyjnego czy fotograficznego. Co do zasady, z chwilą rozpoczęcia wykonywania tych czynności muszą zacząć używać kasy rejestrującej.
Możliwa jest też odwrotna sytuacja, że podatnik będzie zwolniony z wydawania paragonów ze względu na rodzaj prowadzonej działalności (patrz ramka).

Trzeba zawiadomić naczelnika

Obowiązki, które podatnicy muszą wypełnić, zanim zaczną stosować kasy rejestrujące, określone są w rozporządzeniu z 14 marca 2013 r. w sprawie tych urządzeń (par. 13). Zobowiązuje ono do zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o tym, że ewidencja sprzedaży będzie prowadzona za pomocą kas. Druk zawiera informację o ich liczbie i miejscu (adresie) ich używania. Jego wzór stanowi załącznik nr 1 do wspomnianego rozporządzenia. Jeżeli jednak podatnik będzie miał tylko jedną kasę, zawiadomienia można dokonać na formularzu zgodnym z załącznikiem nr 2.
Kolejną czynnością jest fiskalizacja urządzenia. Dokonuje jej uprawniony serwisant przez jednokrotne i niepowtarzalne uaktywnienie trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem numeru identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy do jej pamięci. Czynność ta potwierdzona jest wykonaniem raportu fiskalnego dobowego. Jego wydruk dołącza się do książki kasy, która stanowi dokumentację dotyczącą danego urządzenia.
Następnie w terminie siedmiu dni od fiskalizacji podatnik musi zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego dane dotyczące kasy (zgodne ze wspomnianym załącznikiem nr 2). Ma to na celu uzyskanie dla urządzenia numeru ewidencyjnego.
Należy go nanieść w książce kasy i w (sposób trwały) na obudowę urządzenia. Książka kasy powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania urządzenia oraz udostępniana na żądanie właściwych organów. W przypadku jej utraty podatnik powinien niezwłocznie zwrócić się do prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Przechowywanie dokumentów kasowych

Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek stosowania kas, muszą sporządzać też raporty fiskalne:
● dobowe po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej transakcji w dniu następnym,
● miesięczne po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia następnego miesiąca (przed 1 kwietnia należało go sporządzić po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu).
Dokumenty kasowe (np. paragony czy raporty) powinny być przechowywane przez okres wymagany w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Oznacza to, że muszą być archiwizowane minimum przez pięć lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Obowiązkowy przegląd techniczny

Kolejny obowiązek związany jest z koniecznością zgłaszania kas do przeglądu technicznego, którego dokonuje właściwy serwisant. Musi to następować nie rzadziej niż co dwa lata (przed 1 kwietnia musiało się to odbywać równo co dwa lata).
W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym – przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami – obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji taksometru, używanego do współpracy z kasą. Nie może to być jednak rzadziej niż co 25 miesięcy.

Ulga przy pierwszym zakupie

Przedsiębiorca, który instaluje kasę fiskalną, może skorzystać z ulgi na jej zakup. Taką możliwość przewiduje ustawa o VAT. Należy jednak pamiętać, że preferencja ta dotyczy tylko pierwszego zakupu kas. Potwierdza to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 lutego 2013 r. (sygn. akt I FSK 494/12).
Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązującym terminie, mogą odliczyć od tej daniny wydatki na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) rejestrowania. Ulga wynosi 90 proc. ceny zakupu (bez podatku) każdego urządzenia, nie więcej jednak niż 700 zł.
Warunki skorzystania z preferencji określa par. 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących. Między innymi jest to posiadanie dowodu zapłaty całej należności oraz pisemne zgłoszenie naczelnikowi urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu, liczby kas rejestrujących i miejsca (adresu) ich używania.

Jak prawidłowo dokonać odliczeń

Z kolei par. 3 tego rozporządzenia określa sposób dokonania odliczeń. Można to zrobić w deklaracji podatkowej dla VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub później.
Odliczenie w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższe od różnicy między kwotą podatku należnego a kwotą podatku naliczonego.
W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot wydatków na zakup kas rejestrujących, z tym że wówczas nie może on przekroczyć równowartości:
● 25 proc. kwoty odpowiadającej 90 proc. ceny zakupu (bez podatku) każdej z kas, nie więcej jednak niż 175 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub
● 50 proc. kwoty odpowiadającej 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.
Odliczeń można dokonywać do całkowitego rozliczenia ulgi.

Karze grzywny do 180 stawek dziennych podlega ten, kto wbrew przepisom dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z tego urządzenia, potwierdzającego dokonanie transakcji. W 2013 r. minimalna i maksymalna stawka dzienna grzywny wynosi odpowiednio: 53,33 zł i 21 332 zł. Oznacza to, że kara może wynieść nawet ponad 3,8 mln zł

Kiedy niepotrzebne jest urządzenie rejestrujące

Załącznik do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących określa sytuacje, w których nie trzeba ich używać. Są to przykładowo:

- usługi telekomunikacyjne,

- usługi finansowe i ubezpieczeniowe,

- wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi,

- usługi związane z obsługą rynku nieruchomości,

- usługi prawne (dotyczy wyłącznie usług notariuszy w zakresie objętym wpisem do repertorium A i P),

- dostawa energii elektrycznej, paliw gazowych, pary wodnej, gorącej wody i powietrza do układów klimatyzacyjnych,

- transport drogowy pasażerski pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta,

- usługi pocztowe i kurierskie – z wyłączeniem usług w zakresie przygotowania oraz dostawy towarów na zamówienie,

- dostawa nieruchomości.

Jakie błędy popełniają podatnicy w związku z posiadaniem kas

Błędem, który nie należy do rzadkości, jest niewydanie paragonu pomimo zarejestrowania sprzedaży za pomocą kasy. Zdarza się też, że sprzedający na paragonie nie podają prawidłowo nazwy towaru. Występują również przypadki nieprawidłowo ustawionej godziny sprzedaży w kasie, np. w związku ze zmianą czasu z zimowego na letni lub na odwrót.
Podatnicy instalujący po raz pierwszy kasę mają prawo do ulgi z tytułu jej zakupu. Błędy popełniane przy tej okazji to: odliczanie jej
● pomimo braku rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy,
● w przypadku braku zapłaty za urządzenie,
● w zawyżonych kwotach.
Należy przy tym pamiętać o obowiązkowych przeglądach technicznych. Inaczej trzeba będzie oddać otrzymaną wcześniej ulgę na zakup kasy.
Występują również sytuacje, że osoba niebędąca podatnikiem VAT ewidencjonuje sprzedaż jako opodatkowaną zamiast jako zwolnioną. Może się tak zdarzyć, gdy kasa zostanie nieprawidłowo zakodowana przez serwis.
Podatnicy zapominają czasem też o sporządzeniu raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży w danym dniu.
Są także błędy związane z wyrejestrowaniem kasy po zakończeniu działalności lub po zapełnieniu pamięci fiskalnej. Gdy urząd wzywa ich po kilku latach, podatnicy często mają problem ze znalezieniem kasy lub książki serwisowej. Tej sprawy nie należy odkładać na przyszłość. W przypadku utraty książki trzeba niezwłocznie wystąpić do serwisu o wydanie jej duplikatu.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących (Dz.U. poz. 1382). Rozporządzenie ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363). Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 163). Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).