Rozliczenie z pracownikiem kosztów podróży zagranicznej, także kwoty przekraczającej wysokość zaliczki, następuje w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) nie przewiduje możliwości niewypłacenia zaliczki i konsekwentnie nie rozstrzyga zasad rozliczenia z pracownikiem, gdy wszystkie wydatki pokryje on sam.

W przypadku wypłaty pracownikowi zaliczki w walucie polskiej rozliczenia kosztów podróży z pracownikiem należy dokonać według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Natomiast dla pracodawcy koszty wynikające z dokumentów załączonych do rozliczenia delegacji będą kosztami poniesionymi w walucie obcej, które zgodnie z ustawą o podatku dochodowym przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Stają się one dla pracodawcy definitywne w momencie rozliczenia kosztów podróży służbowej, a więc właściwym kursem do przeliczenia kosztów pracodawcy jest średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień tego rozliczenia.

Czy różnica kursowa powstała pomiędzy wyceną kosztów zagranicznej podróży służbowej oraz wyceną rozrachunków z pracownikiem ma charakter podatkowy? Tego rodzaju różnica kursowa powinna być uwzględniona w rachunku podatkowym.

Podatkowe różnice kursowe powstają bowiem m.in., gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote jest inna niż wartość tego kosztu w dniu jego zapłaty, po przeliczeniu na złote według faktycznie zastosowanego kursu.