Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu na potrzeby pracodawcy nie zawsze będzie zwolniony z PIT

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, a także motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, może być dokonany na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych. Zwrot kosztów następuje w 2 formach ryczałtu pieniężnego albo tzw. kilometrówki.

Powszechność opodatkowania

Podatek dochodowy jest w Polsce powszechny, co oznacza, że od wszystkich uzyskanych przychodów należy odprowadzić do urzędu skarbowego stosowną wartość podatku. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym pod osób fizycznych, ekwiwalenty wypłacone za używanie prywatnego samochodu jako narzędzia pracy do czynności służbowych, stanowią przychód ze stosunku pracy.

Przy jazdach lokalnych jest zwolnienie

Ustawa zwalnia jednak z opodatkowania zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, wykorzystywanych dla potrzeb pracodawcy. Zwolnienie to jest jednak ograniczone do jazd lokalnych. Dodatkowo obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów musi wynikać wprost z przepisów innych ustaw.
Zwolnienie można więc zastosować w przypadku wypłat dokonywanych:
1) strażnikom leśnym – możliwość przyznania zwrotu kosztów przewidują przepisy ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (art. 46a ustawy);
2) listonoszom – mogą otrzymać zwrot kosztów zgodnie z ustawą z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” przyznaje prawo do zwrotu kosztów związanych z używaniem prywatnych pojazdów (art. 19 ustawy);
3) pracownikom socjalnym – przysługuje im zwrot na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (art. 121 ust. 3c).

Inni pracownicy mogą mieć problem

Wątpliwości powstają w przypadku zwrotu kosztów pracownikom na podstawie umów cywilnoprawnych. Taka możliwość została przewidziana co prawda w ustawie (art. 34a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym), jednak zwrot nie wynika wprost z przepisów ustawy lecz zawartej umowy i rozporządzenia ministra, które określa wysokość możliwego ryczałtu , tj. rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (możliwe też jest określenie wysokości zwrotu na podstawie kilometrówki, co wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu).

W tej kwestii można jednak spotkać różne zdania. Komentatorzy wskazują, że „co prawda, zasady zwrotu sprecyzowane są w umowie, lecz generalnie sam zwrot staje się możliwy na podstawie przepisów ustawy. Ustawa, wprowadzając możliwość zawarcia stosownej umowy w tej sprawie, wprowadza tym samym możliwość dokonywania zwrotu kosztów. Sytuacja taka jest objęta zakresem przedmiotowym zwolnienia. Prowadzi to do wniosku, że także ryczałty w jazdach lokalnych, wypłacane pracownikom na podstawie umowy zawartej zgodnie z art. 34a ustawy o transporcie drogowym, korzystać będą ze zwolnienia podatkowego. Istotne jest natomiast to, aby samochód użytkowany na potrzeby pracodawcy stanowił własność pracownika.” (zob. Adam Bartosiewicz, Ryszard Kubacki, PIT. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2010 r.).
Do tego poglądu warto jednak podejść ostrożnie i rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej, gdyż można spotkać stanowiska organów podatkowych, które odmawiają prawa do skorzystania ze zwolnienia poza wymienionymi wyżej uprawnieniami do zwrotu wynikającymi wprost ze wskazanych ustaw (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 16 lutego 2011r., ITPB2/415-1056/10/IL.