Aby można było zatwierdzić sprawozdanie finansowe spółki za 2011 r. – na co właściwy organ ma czas do końca czerwca – wspólnicy muszą się z nim zapoznać. Dlatego dokumenty dostarcza się najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem (walnym zgromadzeniem w spółce akcyjnej) i można to zrobić drogą elektroniczną.
Marcin Kuliński, radca prawny w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka, zwraca uwagę, że z formalnego punktu widzenia zakres uprawnień wspólników spółki z o.o. nieco różni się od zakresu praw akcjonariuszy. Przepisy nie przyznają wspólnikom uprawnienia do żądania otrzymania sprawozdania rady nadzorczej (o ile została w spółce powołana), dotyczącego sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu spółki.
– Przepisy nie nakładają na radę nadzorczą obowiązku ujawnienia tego dokumentu wspólnikom, choć jednocześnie nie zakazują tego radzie – wyjaśnia nasz rozmówca.
Dodaje, że wspólnicy i akcjonariusze mają prawo zażądać, aby odpisy dokumentów zostały przesłane im listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną, względnie, by możliwe było pobranie dokumentów ze strony internetowej spółki (co jest wręcz obowiązkowe w spółkach publicznych).
Umożliwienie pobrania ze strony internetowej spółki względnie wysłanie skanów dokumentów pocztą elektroniczną – zdaniem Marcin Kulińskiego – będzie najtańszym i najszybszym sposobem wykonania obowiązku przez spółkę. Rozmówca zwraca jednak uwagę, że należy upewnić się, czy komunikacja będzie bezpieczna, tzn. czy osoby nieuprawnione nie będą miały dostępu do treści dokumentów (mimo że dokumenty staną się niemal w całości jawne, co nastąpi po złożeniu ich w sądzie i ogłoszeniu).
Z kolei przy wysyłce dokumentów pocztą tradycyjną może pojawić się kwestia kosztów poniesionych przez spółkę – wspólnik czy akcjonariusz powinien liczyć się z żądaniem zwrotu tych kosztów spółce.
Prawo nie przesądza, kto ma decydować o sposobie udostępnienia dokumentów. O ile nie obowiązują w spółce regulacje wewnętrzne (regulaminy), wystarczy zdać się na wzajemne ustalenia między danym wspólnikiem a spółką. Nie jest także powiedziane, że wszyscy wspólnicy muszą otrzymać dokumentację w ten sam sposób. Z punktu widzenia oceny staranności działań zarządu ważne jest, by takich ustaleń dokonać z odpowiednim wyprzedzeniem.

Za nieudostępnianie dokumentów sprawozdawczych grożą grzywna albo kara ograniczenia wolności