Nie później niż 85 dni po dniu bilansowym firmy muszą sporządzić zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej, tzw. obrotówkę. Obowiązek ten wynika z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Adam Czechanowski, starszy menedżer w dziale Audytu Deloitte, przypomina, że ewentualne dodatkowe zapisy, które będą wprowadzone do ksiąg po tej dacie, na przykład będące wynikiem korekt wprowadzonych przez biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie, spowodują, że po zakończeniu księgowań rocznych będzie trzeba jeszcze raz sporządzić zestawienie obrotów i sald.

Zapisy wprowadzone do ksiąg rachunkowych po 25 marca spowodują, że po zakończeniu księgowań rocznych trzeba będzie jeszcze raz sporządzić zestawienia obrotów i sald.

Przed ostatecznym zamknięciem ksiąg rachunkowych należy sprawdzić zgodność obrotów i sald strony Wn i strony Ma, sprawdzić zgodność ewidencji syntetycznej z analityczną oraz zweryfikować, czy zestawienia obrotów i sald są zgodne z obrotami dziennika.

Zasada podwójnego zapisu oznacza w praktyce, że zapisy po stronie Wn i po stronie Ma powinny się zgadzać, a tym samym salda i obroty powinny być zgodne. W nowoczesnych systemach księgowych poprawność zapisów księgowych co do kwoty i strony konta jest każdorazowo automatycznie weryfikowana.

– W takim przypadku rozbieżności w zestawieniu obrotów i sald mogą wskazywać na błąd systemowy – twierdzi ekspert z Deloitte.

Jednak w przypadku kont pozabilansowych zasada podwójnego zapisu nie obowiązuje. Przykładowo jednostki ewidencjonują zobowiązania warunkowe, takie jak udzielone poręczenia, gwarancje udzielone bez ewidencji korespondującego zapisu po drugiej stronie konta.

Adam Czechanowski wyjaśnia, że w zależności od konfiguracji systemu księgowo-finansowego zestawienie obrotów i sald może być sporządzane osobno dla konto bilansowych i osobno dla kont pozabilansowych, co jest niewątpliwie rozwiązaniem praktycznym.

W przypadku jednak, gdy zestawienie obrotów i sald zostało sporządzone łącznie z pozycjami pozabilansowymi, należy dokonać osobnego podsumowania i weryfikacji zgodności dla kont bilansowych oraz dla pozycji pozabilansowych.