Polityka rachunkowości danej jednostki powinna określać sposób ochrony i archiwizacji zbiorów i dokumentów księgowych.

Kradzież komputerów, na których zapisane są dane rachunkowe, utrata ksiąg lub uszkodzenie serwerów, na których przechowywane są takie informacje, to czarny scenariusz, który może się zdarzyć każdemu księgowemu. Zdaniem Beaty Gerczak, kierownik działu audytu w Auxilium Audyt, w zapobieganiu takim zdarzeniom pomoże systematyczne archiwizowanie dokumentów księgowych oraz zapewnienie należytej ochrony dokumentacji papierowej i zbiorów danych komputerowych, co wynika z art. 4 ust. 3 pkt 1, art. 71 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Procedury z tym związane powinny znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości.

Jeżeli księgi prowadzone są przy użyciu komputera, ochrona zbiorów powinna polegać np. na dwukrotnym zamieszczeniu tych samych danych w różnych miejscach pamięci; tworzeniu kopii zapasowych; uwierzytelnieniu użytkowników.

– Należy pamiętać o szyfrowaniu, katalogowaniu zbiorów; stosowaniu identyfikatorów osób mających dostęp do zbiorów; systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych – podpowiada Beata Gerczak.

Przykrych niespodzianek można uniknąć dostosowując procedury do przepisów art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości, która nakazuje m.in. wydrukowanie ksiąg rachunkowych nie później niż na koniec roku obrotowego.

Co zrobić po utracie danych księgowych? Dla celów dowodowych należy sporządzić protokół potwierdzający ich zniszczenie, a o utracie dokumentacji księgowej podatnik powinien niezwłocznie powiadomić organ podatkowy.

– Obowiązki te nie wynikają wprawdzie z przepisów podatkowych, jednak taka procedura może być pomocna w razie ewentualnej kontroli podatkowej lub skarbowej – radzi Beata Gerczak.

Jeżeli utrata ksiąg i innych dokumentów wiąże się z popełnieniem przestępstwa, należy zawiadomić policję. Dane rachunkowe trzeba odtworzyć. W tym celu można posłużyć się programem księgowym lub utworzonymi wcześniej kopiami zapasowymi. Można się zwrócić do kontrahentów o wystawienie duplikatów faktur. Należy poprosić banki o przesłanie kopii wyciągów bankowych. Pozostałe dowody księgowe odtwarza się na podstawie np. ewidencji sprzedaży lub środków trwałych.