Spółka powinna w terminie 15 dni przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem udostępnić organom zatwierdzającym dokumenty sprawozdawcze.
Przekazanie dokumentów sprawozdawczych organom zatwierdzającym musi nastąpić najpóźniej 15 dni przed np. zgromadzeniem wspólników w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jeżeli przyjmiemy, że dla spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, odbywa się to 30 czerwca (nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego), ostatnim dniem na przekazanie dokumentów jest 15 czerwca.
Anna Trembasiewicz, dyrektor zarządzający z łódzkiego oddziału Auxilium, przypomina, że udostępnić należy roczne sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki, opinię wraz z raportem biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie podlega badaniu), a w przypadku spółek akcyjnych – sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego (akcjonariuszom).
– Dokumenty mogą być udostępnione do wglądu w siedzibie spółki lub na wyraźne życzenie wspólnika bądź akcjonariusza przekazane za pośrednictwem poczty lub w formie elektronicznej – podkreśla nasza rozmówczyni.
Anna Trembasiewicz wyjaśnia, że za udostępnienie dokumentów odpowiedzialny jest zarząd lub kierownik jednostki, który za niewykonanie tego obowiązku podlega grzywnie lub karze ograniczenia zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).