Wspólnicy i akcjonariusze mają prawo zażądać, aby odpisy dokumentów sprawozdawczych zostały im przesłane listem poleconym, przesyłką kurierską lub e-mailem.
Aby sprawozdania finansowe sporządzone do końca marca zostały zatwierdzone, spółka musi je przekazać odpowiednim organom. Musi to uczynić najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem akcjonariuszy.
Marcin Kuliński, radca prawny w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka, potwierdza, że prawo nie narzuca formy udostępnienia dokumentów. Wspólnicy i akcjonariusze mogą wybrać ją sami.
Trzeba jednak dodać, że formalnie zakres uprawnień wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nieco różni się od zakresu praw akcjonariuszy.
– Wysłanie skanów dokumentów pocztą elektroniczną będzie najtańszym i najszybszym sposobem wykonania obowiązku przez spółkę – twierdzi nasz rozmówca.
Dodaje, że warto się upewnić, czy komunikacja będzie bezpieczna, tzn. czy mamy pewność, że osoby nieuprawnione nie będą miały dostępu do treści dokumentów (mimo że dokumenty staną się niemal w całości jawne, to nastąpi to dopiero po złożeniu ich w sądzie i ogłoszeniu). Z kolei przy wysyłce dokumentów pocztą tradycyjną może się pojawić kwestia kosztów poniesionych przez spółkę – wspólnik czy akcjonariusz powinien się liczyć z żądaniem zwrotu tych kosztów spółce.
Według Marcina Kulińskiego prawo nie przesądza, kto ma decydować o sposobie udostępnienia dokumentów.
O ile nie obowiązują w spółce regulacje wewnętrzne (regulaminy), wystarczy zdać się na wzajemne ustalenia między wspólnikiem a spółką, przy czym nie jest także powiedziane, że wszyscy wspólnicy muszą otrzymać dokumentację w ten sam sposób.
Ekspert przyznaje, że przepisy nie przyznają wspólnikom spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uprawnienia do otrzymania sprawozdania rady nadzorczej (o ile została w spółce powołana) dotyczącego sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu spółki.
Przepisy nie nakładają takiego obowiązku na radę nadzorczą, choć jednocześnie nie zakazują radzie ujawnienia tego dokumentu.