Zapłata kartą może być zaksięgowana na koncie – Rozliczenie karty płatniczej. Zasadne jest też wprowadzenie kont analitycznych.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością reguluje płatności firmowymi kartami płatniczymi. Zakupów dokonują jej pracownicy.
– W jaki sposób zaksięgować takie płatności – pyta pan Zbigniew z Poznania.
Każdy przedsiębiorca posiada rachunek bankowy, do którego wydawana jest karta płatnicza. W celu ułatwienia rozliczeń jednostki często upoważniają pracowników do korzystania z tych kart. Jak zauważa Anna Trembasiewicz, dyrektor zarządzający Auxilium SA, moment dokonania zakupu przy użyciu karty płatniczej zazwyczaj nie pokrywa się z dniem rozliczenia transakcji przez bank. Najczęściej przypada on na koniec okresu rozliczeniowego, np. miesiąca.
Potwierdzeniem dokonania płatności jest wyciąg bankowy. Na jego podstawie jednostka dokonuje ewidencji księgowej. Kwestię zapisów księgowych takich operacji powinny regulować przyjęte w jednostce zasady rachunkowości. Księgowań można dokonać za pomocą konta „Rozliczenie karty płatniczej”. Gdy jednostka korzysta z wielu kart płatniczych, w celu lepszej kontroli nad każdą z nich, zasadne jest utworzenie konta analitycznego. Precyzuje ono np. numer karty oraz pracownika, któremu ją powierzono.
– Mniejsze jednostki mogą ewidencjonować takie operacje na koncie 139 „Środki pieniężne w drodze” – dodaje Anna Trembasiewicz.
W przypadku płatności za zakupy firmowe kartą osobistą pracownika rozliczenie powinno nastąpić za pomocą konta „Rozrachunki z pracownikami”.
Podstawa prawna
Art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).