Od 1 stycznia zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie w sprawie e-faktur. Przewiduje ono udostępnianie elektronicznych dokumentów fiskusowi. Urzędnicy sprawdzą e-faktury, wszczynając postępowanie lub kontrolę.
Przedsiębiorca od 1 stycznia 2011 r. będzie musiał na żądanie organu podatkowego lub kontroli skarbowej zapewnić bezzwłoczny dostęp do faktur elektronicznych. Co więcej, e-faktury będą mogły być przechowywane na zagranicznych serwerach pod warunkiem zapewnienia urzędnikom fiskusa za pomocą środków elektronicznych dostępu online do tych faktur.
Eksperci uspokajają: te wymogi nie oznaczają permanentnego dostępu fiskusa do dokumentów firmowych. Aby urzędnik mógł ich zażądać, będzie musiał wszcząć postępowanie lub kontrolę podatkową.

Nowe obowiązki

Nowe rozporządzenia w sprawie e-faktur, które 17 grudnia 2010 r. zostało podpisane przez ministra finansów i czeka na publikację, istotnie liberalizuje dotychczasowe zasady ich wystawiania i przechowywania.
Marek Wojda, doradca podatkowy w Baker & McKenzie, zwraca uwagę, że e-faktury będą mogły być przechowywane w dowolny sposób, przy spełnieniu następujących warunków: zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, możliwość łatwego odszukania (w tym przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe), zapewnienie organom podatkowym lub kontroli skarbowej, na ich żądanie, bezzwłocznego dostępu.
– Dostęp ten ma zapewniać bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych z faktur w formacie tekstowym – zaznacza Agnieszka Bieńkowska, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Jednocześnie dodaje, że jeszcze dalej idące obowiązki dotyczyć będą podatników, którzy swoje elektroniczne faktury zechcą przechowywać na serwerach położonych w innych krajach. Rozporządzenie zezwala na takie rozwiązanie, pod warunkiem jednak zapewnienia organowi podatkowemu bądź organowi kontroli skarbowej dostępu online do tych faktur.
– Na żądanie organu podatnik powinien przekazać mu faktury elektroniczne w uzgodniony z organem sposób, np. przesłać e-mailem, zgrać na CD-ROM lub pendrive lub podobny nośnik, w formacie, który nie wymaga użycia innego niż powszechnie dostępne oprogramowania do odczytu tych faktur – interpretuje Tomasz Bełdyga, radca prawny, dyrektor w Firmie Doradczej KPMG.
Jego zdaniem, porównując nowe przepisy do obecnie obowiązujących, oznacza to liberalizację podejścia Ministerstwa Finansów także w stosunku do sformalizowanych wymogów dotyczących udostępniania faktur elektronicznych organom podatkowym i organom kontroli skarbowej.



Przestrzeganie procedur

Podmioty będą musiały zapewnić organom bezzwłoczny dostęp do faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Jednak – jak zauważa Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy, partner w Kolibski Nikończyk Dec & Partnerzy – przepisy rozporządzenia nie naruszają ani nie modyfikują uprawnień podatników wynikających choćby z Ordynacji podatkowej. Nadal dokumenty podatnika można przeglądać wyłącznie w ramach odpowiednich procedur, jak kontrola podatkowa, postępowanie podatkowe, czynności sprawdzające itp.
– Wszczynając kontrolę podatkową, organ ma obowiązek zawiadomić podatnika o tym fakcie na 7 dni wcześniej i nie może żądać dokumentów przed faktycznym wszczęciem kontroli – przypomina Andrzej Nikończyk.
Podkreśla także, że udostępnienie faktur bezzwłocznie nie oznacza, że faktury mają być doręczone w tym samym momencie, gdy zażąda tego organ, ale bez zbędnej zwłoki – dokładnie takie same wymagania dotyczą innych dokumentów, których żądają organy podatkowe.
– Obowiązek ten nie jest obarczony żadną sankcją, więc ma wyłącznie instruktażowy charakter – zapewnia Andrzej Nikończyk.

Dostęp online

Przechowując faktury w innym państwie, zgodnie z nowym rozporządzeniem, musimy zapewnić do nich dostęp online. Jednak – jak sugeruje Andrzej Nikończyk – kontrola tak przechowywanych faktur również nie może być prowadzona poza jednym z dopuszczalnych postępowań. Dodatkowo czas dostępu do dokumentów podlega regulacjom dotyczącym np. długości kontroli.
Z kolei Marek Wojda zauważa, że nowe przepisy nie powtarzają obecnego ogólnego obowiązku zapewnienia organom „natychmiastowego, pełnego i ciągłego” dostępu do przechowywanych e-faktur. Jedynie jeśli odbywa się to w innym państwie UE, pozostaje wymóg zapewnienia organom dostępu on-line.
– Z nowych przepisów nie wynika obowiązek zagwarantowania możliwości stałego (tj. w dowolnym momencie) dostępu organów podatkowych lub kontroli skarbowej do e-faktur – zapewnia Marek Wojda.
Podkreśla też – podobnie jak Andrzej Nikończyk – że wszelkie czynności powinny być dokonywane w ramach stosownych postępowań (np. kontroli podatkowej) i dopiero, jeśli w ramach takiego postępowania organ zażąda dostępu do e-faktur, dostęp, pobór i ich przetwarzanie w formacie tekstowym należy umożliwić „bezzwłocznie”.
Również Agnieszka Bieńkowska jest zdania, że pojęcie dostępu online nie powinno być odczytywane jako konieczność zapewnienia dostępu stałego, nieprzerwanego. Taki obowiązek wykraczałby znacząco poza ramy nakreślone w Ordynacji podatkowej, zgodnie z którą dostęp do ksiąg podatników możliwy jest jedynie w trakcie i w zakresie wynikającym z upoważnienia do kontroli.
– Dostęp online może jednak oznaczać, że będziemy musieli zapewnić kontrolującemu dostęp do aplikacji, w której faktury przygotowujemy bądź przechowujemy – stwierdza Agnieszka Bieńkowska.
Nasza rozmówczyni sugeruje, aby pomyśleć o szczegółach technicznych tego rozwiązania, np. czy w takim przypadku udostępnimy kontrolującemu komputer jednego z pracowników, czy też wygospodarujemy w tym celu odrębne stanowisko. Szczególnie wrażliwa może być kwestia loginu do aplikacji komputerowej.
Kontrolujący mają mieć dostęp do faktur, ale nie mogą ingerować w system, dokonywać wpisów itp. Nie zawsze będzie tak, że kontrolujący będzie znał program, z którego korzystamy, i wiedział, co należy robić, aby nie dokonywać niechcianych zapisów. Z tego powodu – jak ostrzega Agnieszka Bieńkowska – udostępnianie loginu pracownika może nie być najlepszym rozwiązaniem.
Stanowisko Ministerstwa Finansów
Paragraf 6 pkt 3 rozporządzenia w sprawie e-faktur umożliwiający podatnikom przechowywanie w dowolny sposób faktur przesłanych drogą elektroniczną nakłada na podatników obowiązek zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do tych faktur. Dostęp ten musi być zapewniony jedynie na żądanie tych organów i zgodnie z odrębnymi przepisami. Przez „stały dostęp” należy rozumieć obowiązek podatnika do przechowywania faktur w taki sposób, aby w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej ich odszukanie i udostępnienie mogło nastąpić w jak najkrótszym czasie, bez zbędnej zwłoki spowodowanej przeszkodami natury organizacyjnej, np. nieobecnością w pracy pracownika odpowiedzialnego za tego rodzaju dokumentację.
Z kolei par. 7 rozporządzenia wskazuje tylko na konieczność zapewnienia, w określonych okolicznościach, organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu on-line do faktur przechowywanych w postaci elektronicznej poza terytorium kraju.
Wskazane określenia („bezzwłoczny dostęp”, „dostęp on-line”) nie stanowią jednak synonimu terminu „stały dostęp”, a oznaczają konieczność zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej łatwego i szybkiego dostępu dla celów kontrolnych do faktur przesyłanych w formie elektronicznej, jednak wyłącznie na ich żądanie i zgodnie z odrębnymi przepisami.
Fakturom przesłanym elektronicznie trzeba zapewnić autentyczność i integralność
ikona lupy />

Cezary Przygodzki, doradca podatkowy z Salans

Czy nowe przepisy dotyczące faktur wprowadzają możliwość dowolnego ich przesyłania?
Nowe przepisy zawarte w rozporządzeniu z 17 grudnia br., oprócz możliwości przesyłania faktur z wykorzystaniem tzw. kwalifikowanego e-podpisu oraz elektronicznej wymiany danych (EDI), umożliwiają przesyłanie (w tym udostępnianie) faktur w dowolnej formie elektronicznej. Jednak nie będzie tutaj pełnej swobody. Przepisy te, w ślad za znowelizowaną unijną dyrektywą VAT, wymagają zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury przesyłanej w formie elektronicznej. Chodzi o pewność co do tożsamości dokonującego dostawy (świadczącego usługę) lub wystawcy faktury oraz o to, aby w fakturze nie zmieniono danych, które ona zawiera. Podatnik będzie więc mógł zastosować dowolne środki do przesyłu faktur, o ile zapewniają one autentyczność i integralność faktury.
Czy przesłanie skanu faktury mailem, czy w formie pliku PDF będzie spełniało te wymogi?
Dopuszczalne będzie wystawianie faktur w formie papierowej, a następnie ich skanowanie oraz przesyłanie pocztą elektroniczną. Taka możliwość jest bezpośrednio wymieniona w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia. Tym bardziej dopuszczalne będzie wystawienie faktury w formie elektronicznej, zapisanie jej np. do pliku PDF, a następnie jej przesłanie e-mailem. Z uwagi jednak na to, iż pozostanie konieczność zapewnienia autentyczności i integralności tych faktur, przesłanie tych plików w zwykłym e-mailu może być uznane za niewystarczające. Wynika to z tego, że standardowa funkcjonalność poczty elektronicznej nie zabezpiecza spełnienia tych przesłanek.
Jakie zatem rozwiązanie będzie zgodne z nowymi przepisami?
W tym zakresie można rozważyć zastosowanie zarówno rozwiązań informatycznych, jak i o charakterze proceduralnym. Ze wstępnych analiz wynika, że np. stosowanie tzw. zwykłego (niekwalifikowanego) podpisu elektronicznego, który często jest dostarczany bezpłatnie w ramach popularnych programów pocztowych czy też systemów finansowo- -księgowych, wydaje się wystarczające. Z drugiej strony nowe brzmienie przepisów dyrektywy VAT wskazuje, że autentyczność i integralność treści faktur mogą być zapewnione za pomocą odpowiednich procedur biznesowych, które w wiarygodny i weryfikowalny sposób wykażą powiązanie pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. To podejście należy również przyjąć na gruncie przepisów krajowych. Praktyka podatkowa dotycząca przesyłu faktur w formie elektronicznej będzie się więc rozwijała w tych dwóch kierunkach, które w wielu przypadkach będą zachodziły na siebie. Należy jednak pamiętać, iż przesyłanie faktur jest tylko pierwszym krokiem w całym procesie. Nadal pozostaje obowiązek ich przechowywania w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur czy też konieczność ich udostępniania organom podatkowym w określonej formie. Te kwestie również powinny być przedmiotem uwagi podatników, aby w kompleksowy sposób wywiązywać się ze wszystkich nowych obowiązków związanych z przesyłaniem faktur w formie elektronicznej.