Organy podatkowe wymagają od pełnomocników, aby składali do akt sprawy odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w celu potwierdzenia, że osoba – zwłaszcza spółka udzielając pełnomocnictwa była do tego uprawniona. Według ekspertów żądania fiskusa są nadużywaniem uprawnień.
– Urzędy skarbowe mogłyby same dane o mocodawcach pobierać z rejestru sądowego – oceniają specjaliści.

Udzielenie pełnomocnictwa

W postępowaniu podatkowym pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo jest udzielane na piśmie, a jeżeli udzielane jest ustnie – powinno być zgłoszone do protokółu.
Krzysztof Ścipień, doradca podatkowy w BDO, biuro w Katowicach, zwraca wagę, że w aktach sprawy powinien więc być albo oryginał pełnomocnictwa, albo jego urzędowy odpis, np. notarialny czy też uwiarygodniony przez organ prowadzący postępowanie lub też przez pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym bądź doradcą podatkowym.
– Niedołączenie do pisma procesowego wniesionego przez osobę podającą się za pełnomocnika dokumentu pełnomocnictwa lub dołączenie jego odpisu, który nie jest należycie uwierzytelniony, stanowi niedochowanie wymogów formalnych pisma – przypomina Krzysztof Ścipień.
W tej sytuacji organ podatkowy ma obowiązek wezwania do uzupełnienia tego typu braków.
– Nawet jeżeli organ podatkowy nie wezwie do dostarczenia odpowiedniego odpisu z KRS, jest bardzo prawdopodobne, że brak formalny w postaci braku wykazania umocowania dostrzeże sąd administracyjny na późniejszym etapie i uchyli rozstrzygnięcie organu z powodów proceduralnych, które mogły mieć wpływ na wynik sprawy – dodaje Małgorzata Sajkiewicz, prawnik w White & Case.
Zdaniem naszej rozmówczyni, sytuacja ta może dotyczyć rozstrzygnięcia organu zarówno niekorzystnego, jak i korzystnego dla podatnika.
Krzysztof Ścipień podkreśla, że w orzecznictwie wskazuje się, że to pełnomocnik ma obowiązek (i uprawnienie) do przedłożenia organowi dokumentu pełnomocnictwa do danej, konkretnej sprawy. Tym samym organ osoby prawnej (np. zarząd spółki) oraz jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej ma obowiązek wykazać swoje pełnomocnictwo do działania w jej imieniu dokumentem przy pierwszej czynności. Dokumentem takim będzie odpis z KRS. To samo odnosi się do udzielenia przez osoby uprawnione do reprezentacji pełnomocnictwa innej osobie. Wówczas również do udzielonego pełnomocnictwa powinien zostać dołączony aktualny odpis z KRS.
– Jest to istotne, gdyż z uwagi na szybki postęp w obrocie gospodarczym oraz zmiany zachodzące w samym podmiocie dokument ten może szybko się zdezaktualizować – ocenia Krzysztof Ścipień.
Jego zdaniem, to nie na podstawie wpisu w KRS dana osoba ma prawo do reprezentowania osoby prawnej. Jej uprawnienia w tym zakresie najczęściej powstają z chwilą podjęcia stosownych uchwał przez organy osoby prawnej, wpis natomiast stwierdza istniejący już stan rzeczy.

Komplet dokumentów

Występując w postępowaniu przed organem podatkowym, pełnomocnik podatnika niebędącego osobą fizyczną musi dołączyć pełny lub skrócony wyciąg z KRS w formie papierowej określający sposób reprezentowania danego podmiotu, aktualny na dzień wydania pełnomocnictwa. O takich obowiązkach wspomina Małgorzata Sajkiewicz, która wyjaśnia, że w prawie podatkowym nie ma przepisu regulującego obowiązek składania do akt sprawy podatkowej odpisu KRS.
Organ podatkowy ma jednak obowiązek weryfikacji, czy podanie pochodzi faktycznie od wnioskodawcy, a zatem czy osoba składająca wniosek do organu w imieniu podatnika została prawidłowo umocowana i czy podanie jest skutecznie wniesione. Dlatego też – jak stwierdza Małgorzata Sajkiewicz – pełnomocnik ma obowiązek dołączyć do akt sprawy uwierzytelniony oryginał pełnomocnictwa, a także odpisy innych dokumentów wykazujących jego umocowanie. Określenie „dokument pełnomocnictwa” należy rozumieć całościowo jako komplet dokumentów niezbędnych do wykazania umocowania. Tylko przy takim rozumieniu pojęcia pełnomocnictwo organ będzie miał faktyczną możliwość weryfikacji ważności umocowania (tak uznał np. NSA w postanowieniu z 25 listopada 2010 r., sygn. akt I FSK 916/10).



Uzasadnione wątpliwości

Organy podatkowe powinny się zwracać do pełnomocników o dostarczenie odpisów z rejestrów handlowych jedynie, gdy istnieją uzasadnione wątpliwości co do uprawień lub tożsamości osób udzielających pełnomocnictwa, a nie wymagać złożenia odpisu w każdym przypadku. Tak uważa Tomasz Rysiak, ekspert w Kancelarii Prawniczej Magnusson, który wskazuje, że nawet gdy pełnomocnik dostarczy odpowiedni odpis z rejestru handlowego, nadal organy podatkowe nie będą w stanie potwierdzić z całkowitą pewnością, że pełnomocnictwo zostało faktycznie podpisane przez osobę, która jest uprawiona do reprezentacji spółki. Taka możliwość istnieje jedynie w przypadku przedstawienia pełnomocnictwa z podpisami poświadczonymi przez notariusza.
– Jednak taka forma pełnomocnictwa nie została przewidziana dla pełnomocnictw stosowanych w ramach postępowań podatkowych i tym samym organy podatkowe powinny bazować na oświadczeniu pełnomocnika, że pełnomocnictwo zostało ważnie udzielone i nie zostało odwołane – sugeruje Tomasz Rysiak.
Jego zdaniem, gdy pełnomocnictwo nie zostało faktycznie udzielone, fałszywy pełnomocnik odpowiada karnie jak również ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą na gruncie prawa cywilnego.
Ordynacja podatkowa o pełnomocnictwie w postępowaniu podatkowym nie zawiera wprost wymogu przedstawiania odpisu z KRS wraz z przedłożeniem pełnomocnictwa do reprezentowania podatnika. Na ten aspekt zwraca uwagę Joanna Patyk, doradca podatkowy, właściciel Kancelarii Podatkowej Tax & Business, która mówi, że kodeks cywilny, na który powołuje się Ordynacja podatkowa – w sprawach nieuregulowanych przepisami tej ustawy, również nie wprowadza wymogu przedstawienia odpisu KRS w momencie przedkładania pełnomocnictwa.
– Praktyka organów podatkowych żądających odpisów z KRS wraz z pełnomocnictwem w postępowaniu podatkowym nie wynika więc wprost z Ordynacji podatkowej – podkreśla Joanna Patyk.
Taka zasada, wynikająca z przepisów ustawy o podstępowaniu przed sądami administracyjnymi, jest uregulowana i funkcjonuje na etapie postępowania sądowego w administracji.

Praktyka urzędów

Urzędy skarbowe przyjęły jednak obowiązek przedkładania odpisu z KRS wraz z przedstawieniem pełnomocnictwa, wbrew Ordynacji podatkowej, już na etapie postępowania nieprocesowego – kontroli podatkowej. Według Joanny Patyk, jeżeli podatnik nie chce przedłożyć odpisu z KRS lub nie ma aktualnego dokumentu nie jest zobowiązany przepisami podatkowymi do jego uzyskania i złożenia.

Nie warto się spierać

Barbara Pyzel, doradca podatkowy spółki telekomunikacyjnej Exatel, komentując sprawę zauważa, że organ podatkowy nie może odrzucić podania, jeżeli nie ma załączonego KRS, a organ nie wezwał do jego uzupełnienia.
– Składy zarządów spółek mogą się zmieniać i organ podatkowy ma prawo do nieudzielenia odpowiedzi, jeśli powziął informację, że podanie składa ktoś, kto nie ma pełnomocnictwa do prowadzenia praw spółki – argumentuje Barbara Pyzel.
Jednocześnie dodaje, że organy podatkowe zaczęły żądać aktualnych KRS na skutek orzeczeń sądów administracyjnych, które pozostawały sprawę bez rozpatrzenia w przypadku niedostarczenia przez podatnika aktualnego KRS w formie papierowej.
– Nie warto opóźniać sprawy z powodów proceduralnych, a tym bardziej nie warto jej przegrywać z takich powodów – stwierdza Barbara Pyzel.
Również Małgorzata Sajkiewicz uważa, że w swoim własnym interesie warto pamiętać o złożeniu aktualnego na dzień udzielenia pełnomocnictwa odpisu z KRS, nawet jeżeli organ od nas tego nie żąda.
Z kolei Tomasz Rysiak zauważa, że osobną kwestią jest istniejąca możliwość sprawdzenia przez organy podatkowe osób upoważnionych do reprezentacji danego podmiotu w bazie Ministerstwa Sprawiedliwości, która jest dostępna w drodze elektronicznej, bez ponoszenia jakichkolwiek opłat.